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La automatización de procesos y su normalización dentro de nuestra organización nos permite tener un marco estándar de actuación a la hora de ejecutarlos. Con la integración de un módulo BPM en un Enterprise Resource Planning ERP se dota al sistema de gestión de un conjunto de funcionalidades destinadas a facilitar la gestión de las actividades de negocio de nuestra empresa, independientemente de las áreas involucradas en su realización.
Esta extensión dentro de una un sistema de gestión ERP nos permite una ágil detección de fallos o desviaciones en las fases de ejecución de los distintos procesos. Gracias a ello, podremos llevar a cabo acciones correctivas que propicien el perfeccionamiento de la operativa empresarial.
Al gestionar los procesos de nuestra organización bajo esta premisa podremos realizar una correcta planificación de todo el entramado de procesos. Y, además, lograremos mejores resultados en un menor tiempo al usar más eficientemente los recursos disponibles.
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Gestión basada en procesos
Contar con una fuerte cultura metodológica puede ser un buen punto de partida para acercarnos más a este modelo de gestión eficiente, cuya principal característica es la predictibilidad de todas las etapas de la cadena y las acciones a realizar en cada una de ellas. Un sistema de este tipo brinda a los responsables de cada departamento la posibilidad de conocer el grado de cumplimiento de las tareas contenidas en los flujos de trabajo.
También contribuye al incremento de la calidad de la comunicación entre los miembros de los equipos y, en ciertos casos, a minimizar la interacción entre ellos cuando no es realmente necesaria. Si tenemos este último concepto en cuenta, ciertas etapas del flujo de trabajo no requieren de la intervención de personal; es decir, son susceptibles de automatización.
Sin embargo, antes de vernos inmersos en esta interesante vía para incrementar la productividad de nuestra empresa, es necesario diseñar y testear cada proceso. Es necesario estudiarlo desde diferentes perspectivas y asegurar los medios tecnológicos y organizativos necesarios para su integración en el flujograma general de la empresa.
Llegados a este punto, los sistemas ERP integrados con herramientas BPM son esenciales para introducir una metodología sólida orientada a procesos. Se trata de una funcionalidad compartida que interactúa en cada ámbito del negocio y lo relaciona con los demás, reduciendo el impacto administrativo de un gran número de tareas y dejando una trazabilidad absoluta a lo largo de todo el circuito.
Como herramienta de automatización permite el lanzamiento de acciones cuando se da una condición determinada en alguna parte del flujo. Por ejemplo, el envío de una plantilla de correo electrónico concreta en función del resultado o el lanzamiento de un formulario prediseñado que transmite sus datos a otra sección del proceso.
Automatización de procesos: implementación y herramientas a nuestro alcance
Aunque los beneficios organizativos que brindan esta clase de soluciones están fuera de toda duda, dada su carácter transversal es necesario contar con una metodología de implementación basada en fases que permita su asimilación por parte de todos los usuarios internos. Será necesario que tengamos en cuenta:
- La definición de un plan por fases asegura el afianzamiento de cada escalón de la intervención. En este sentido, diseñar un proyecto piloto compuesto de procesos sencillos y flujos de trabajo que no afecten a demasiados empleados puede ser un primer estadio recomendable. Este reforzará la fe en el proyecto y servirá de base para establecer las próximas fases.
- Otro requisito indispensable de normalización afecta a la taxonomía de los indicadores o las reglas disponibles en el proceso de modelado. Para que todos los miembros de la empresa hablen el mismo idioma (ya se trate de planners o usuarios), es conveniente generar documentación compartida y tutoriales que cada uno pueda consultar en función de su papel en la generación.
A su vez, en cuanto a la provisión de recursos, debemos valorar la partida necesaria para adquirir, licenciar o poder disfrutar de su uso en cualquier otra modalidad de la plataforma tecnológica. Trabajar con ERP en la nube nos permite acceder a una aplicación web de manera remota sin necesidad de realizar grandes inversiones en adquirir el hardware necesario para el funcionamiento del sistema.
Herramientas BPM
Los sistemas ERP integrados con aplicaciones BPM nos permiten definir y dar un seguimiento oportuno y continuo a los procesos críticos de nuestra organización. Para ello cuentan con un conjunto de funcionalidades, entre las que se encuentran las siguientes:
- Representación de diagramas de tareas.
- Creación y diseño de formularios. Definición de los formularios necesarios para darle cumplimiento a cada tarea.
- Asignación del responsable o del grado de responsabilidad de las tareas en función de la jerarquía de la empresa. También contempla la delegación de funciones.
- Diseño de avisos y de notificaciones. Envío de notificaciones a dispositivos móviles, recordatorios y notificaciones de estado de los flujos en los cuales estemos asignados.
- Definición de tareas centradas en condiciones (fórmulas, revisión, de aceptación o de rechazo).
- Establecimiento de fechas de cumplimiento de tareas y extensiones en el plazo de entrega.
- Declaración de validaciones. Configuración de las reglas de negocio.
- Diseño de cartas, contratos o documentos a partir de plantillas RTF y de los datos recogidos en formularios.
- Posibilidad de integrarlo con otras aplicaciones.
- Programación del lanzamiento de procesos o de eventos y de la frecuencia de su ejecución
- Gestión del buzón de tareas y proyectos.
- Gestión documental (con la posibilidad de trabajar con los principales formatos habituales en ofimática). Sistema de gestión y control de versiones de documentos.
- Utilización y verificación de firmas electrónicas para una mayor agilidad en la comprobación de documentos internos u oficiales.
- Monitorización de proyectos y seguimiento de tareas.
- Generación automática de documentos de los procesos que indica la norma ISO.
Una vez asimilado este set de recursos, los responsables de automatización de procesos de la organización pueden definir workflows más eficazmente. Un ejemplo lo encontramos en una solicitud de reembolso de gastos, que puede establecerse fácilmente con un único camino a partir de la solicitud de cada trabajador de la empresa (aprobada, sigue el flujo, se envía el recibo, se ordena la devolución).
También es posible crear procesos mucho más complejos, que involucren bifurcaciones con flujos paralelos, numerosos usuarios y documentación compartida que ha de ser revisada y firmada para completarse.
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