Es innegable afirmar que actualmente, las organizaciones se encuentran inmersas en mercados globalizados de alta competencia en los que todas desean tener éxito.
Para alcanzar estos objetivos, las empresas necesitan gestionar su actividades y sus recursos mediante herramientas y metodologías que les permitan configurar su sistema de gestión. La implantación de la gestión de procesos, a través de herramientas de tipo workflow, se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones, ya que al final se trata de estandarizar y automatizar los procesos.
Un proceso es una actividad o conjunto de actividades ligadas entre sí que utilizan recursos y controles para transformar elementos de entrada en resultados (elementos de salida). Todas las actividades que se realizan en una organización desde la planificación de las compras hasta la atención de una reclamación o una incidencia se consideran procesos.
Se pueden dividir los procesos en dos grandes grupos:
Las empresas de servicios descentralizadas que cuentan con muchos recursos humanos tienen muchas posibilidades de que ocurran distorsiones y errores personales en sus procesos.
La gestión por procesos en este tipo de empresas debe orientarse a desarrollar la misión de la empresa mediante la satisfacción de las expectativas de sus clientes, proveedores, accionistas, empleados, etc., en lugar de centrarse en las funciones unilaterales de cada departamento.
Los términos relacionados con la gestión por procesos necesarios para identificar y definir los procesos son:
En la gestión por procesos todo gira alrededor del valor aportado al cliente, tanto al cliente externo como al cliente interno. Todo aquel proceso que no añada valor al cliente, se considera despilfarro y debe ser eliminado.
La gestión por procesos involucra la gestión de personas, tareas y tecnología de forma coordinada. La tecnología debe apoyar la gestión de procesos para la ejecución coordinada de las tareas y para garantizar la comunicación entre los recursos, las personas.
Para que la gestión por procesos alcance los objetivos de la empresa, las personas deben conocer los procesos en los que están involucrados, ya que de no ser así, habría una falta de alineación entre los procesos y sus objetivos.
Por ejemplo, si tenemos muchas incidencias con nuestros empleados, si tenemos muchas quejas de los clientes o si tardamos mucho tiempo en corregirlas, deberemos hacer un seguimiento de dónde está el problema para poder corregirlo cuanto antes.
Así pues, tras analizar los procesos y detectar los fallos, los defectos o los errores, se cambian, se ajustan y se mejoran.
Por lo tanto, la gestión por procesos optimiza las actividades que realizamos en la empresa y comos consecuencia nos hace ser más eficaces, más rentables y más competitivos.
También si tenemos procesos de venta largos, que incluyan a varios departamentos, o sí ofrecemos servicios complejos con mucho personal o subcontratas, sí trabajamos con contratos marco o tenemos que hacer escandallos de costes…. las aplicaciones son amplias dentro de la empresa.
Entre los principales objetivos que se desea alcanzar por medio de la implantación de la gestión por procesos están:
Las principales ventajas que obtienen las organizaciones de implantar una gestión por procesos son, principalmente:
Los mapas de procesos son diagramas que representan de manera clara y fiable la visión que se tiene de la estructura de la empresa. Podemos decir que son la representación gráfica de la gestión por procesos de una empresa.
En estos mapas se representan los procesos y la relación que existe entre ellos, su objetivo es obtener una visión general de todo lo que ocurre en la empresa, así que deben ser claros y concisos.
Los mapas de procesos se pueden definir como una gran red de procesos unidos entre sí.
Un mapa de procesos de una organización del sector servicios puede estar formado por procesos como:
Los diagramas de flujo son la representación gráfica de un proceso. Los distintos pasos por los que pasa el proceso se representan por símbolos que se unen entre sí mediante flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
El objetivo principal del diagrama de flujo es facilitar la comprensión de cada actividad mostrando la relación secuencial que hay entre ellas.
En los diagramas se aprecia además de la dirección del flujo, las ramas de los procesos, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos de cada proceso, las operaciones interdepartamentales, etc.
La aplicación de una gestión por procesos genera el análisis detallado de los procesos en organizaciones de todo tipo, destacando aquellas prestadoras de servicios, las cuales pueden modelar su forma de operar, mejorando la gestión de cada proceso y del conjunto de procesos, para optimizar las prestaciones hacia los clientes internos y externos.
Podemos concluir que la gestión por procesos en las organizaciones es una herramienta fundamental para orientar a las organizaciones hacia el logro de sus objetivos, así pues ¿a qué estás esperando? Reorganiza tu empresa y aprovéchate de todas las ventajas que te ofrece.
Si te ha resultado interesante este post, te invitamos a que leas también:
- LA GESTIÓN DE PROCESOS COMO MEJORA CONTINUA
Y si quieres ver como es un aplicación de BPM: