CÓMO AUTOMATIZAR LOS PROCESOS DE MI EMPRESA

*

La automatización de procesos se refiere a la ejecución de los procesos de gestión empresarial sin la participación directa de las personas. En este sentido, existen distintos grados de automatización dependiendo de la necesidad de intervención directa o indirecta de los trabajadores. Para ello, es necesario la aplicación de distintas herramientas tecnológicas que conforman una amplia oferta de programas de gestión diseñados para tal fin, y que suponen la base para afrontar un proceso de transformación digital.

A priori, automatizar los procesos es un planteamiento muy atractivo porque inducen a pensar en una reducción de costes, ya que no exigen una dedicación intensiva de las personas, pero en realidad existen otros muchos beneficios que pueden ser más beneficiosos según el caso, me refiero a:

• Seguridad máxima en la forma de ejecución. Aseguran siempre la ejecución de los procesos de acuerdo con los criterios preestablecidos por la empresa, de forma que no cabe lugar a la discrecionalidad. Esto no implica falta de flexibilidad, ya que el diseño de los procesos puede contemplar un amplio abanico de acciones.
• Puede trabajar a cualquier hora del día. La ejecución de los procesos no está limitada directamente por la jornada laboral, sino por el cumplimiento secuencial de sus distintas fases. Esto permite ampliar las posibilidades de interrelación con el mercado fuera del horario laboral.
• Alto grado de control y de mejora de los procesos. Son fáciles de controlar, ya que toda la información se encuentra soportada en datos con formato digital, y esto permite realizar distintos análisis para conocer bien el grado de cumplimiento y también para analizar los problemas, de forma que nos facilite mejorar los procesos.
• Reducción de errores. Lógicamente, por su propia naturaleza, se reduce la participación directa de las personas y, por tanto, desaparecen los errores originados por el factor humano.
• Mejora de la productividad y reducción de costes. Por último, como consecuencia de los beneficios comentados anteriormente, se produce siempre una mejora de la eficiencia y de la eficacia en la ejecución de los procesos, con su consecuente ahorro de costes.

Cuándo es deseable aplicar estas tecnologías.

Hay algunas situaciones en las que aplicar programas de automación de procesos es una necesidad más que una elección, por lo que es interesante contestar a la siguiente pregunta: ¿cuándo se aconseja siempre aplicar estas tecnologías? Vamos a destacar las siguientes:

• Cuando se necesita asegurar el cumplimiento de un procedimiento de gestión de acuerdo con los criterios predefinidos. Las herramientas de automatización nos van a asegurar siempre que el procedimiento se ejecute de acuerdo con las reglas de negocio que se hayan establecido previamente, por lo que nos garantiza siempre el cumplimiento del procedimiento de acuerdo a su diseño. Esto es muy útil de aplicar en los procesos críticos del negocio , ya que nos aseguran que su ejecución ha sido acorde a las directrices de la empresa. 
• Cuando una empresa necesita reducir su estructura de personal no productivo, es decir, reducir su estructura general. Si analizamos el tipo de puestos de trabajo que más participan en la ejecución de los procedimientos de gestión, podemos comprobar que corresponde en su gran mayoría a personal no productivo, y además sus funciones se justifican principalmente por tareas de control, etc. En estos casos, automatizar ciertas tareas reduce la necesidad de ser ejecutadas por personas no productivas, lo que libera gastos generales de estructura.
• Cuando la acción de intercambio entre la empresa y sus clientes depende de estos últimos y debe producirse de forma inmediata. Lógicamente, cuando la propuesta de valor de una empresa incluye características de inmediatez a voluntad del cliente, no existiría la posibilidad de acometerlo sin un enfoque como este.
• Cualquier proceso que requiera la inmediatez de respuesta ante determinadas acciones. Lógicamente en general, la inmediatez requiere una acción rápida que no ha podido ser planificada o prevista en el tiempo, por lo que es difícil gestionarla de forma eficaz sin la aplicación de procesos automáticos. Este tipo de situaciones es muy común en los servicios que prestan las empresas relacionados con la atención a clientes, siniestros, etc.
• Cuando la empresa tenga una alta dispersión de ubicaciones laborales. Este es el caso de empresas, que con independencia a su tamaño, sus trabajadores desarrollan su labor en distintas ubicaciones, por lo que necesitan herramientas que les facilite con eficacia la coordinación, la comunicación, etc. En este caso, podemos englobar las empresas que utilizan las condiciones de teletrabajo.
• Cuando el tamaño de la empresa es grande. Los requerimientos de gestión de grandes empresas suponen el desarrollo de procedimientos internos que permitan asegurar la consistencia de la organización. En estos casos, la aplicación de estas tecnologías siempre van a aportar una mayor eficiencia sobre unos procesos muy estructurados.
• Simplemente, cuando la empresa necesite mejorar sus resultados a través de una mejora de su eficiencia. Es habitual trabajar en mercados muy competitivos en los que los márgenes comerciales son muy reducidos y la única posibilidad de mejorar el resultado es a través de una mejora de la eficiencia de nuestros procesos de gestión.
• Cuando la ejecución de algunas tareas requiera una alta cantidad de datos. Cuando el volumen de datos es una característica significativa de alguna tarea o proceso, los procesos informáticos son mucho mas eficientes para su tratamiento, por lo que es una situación indiscutible candidata a la automatización.

Características críticas de estos programas.

Para que este tipo de tecnologías sean útiles a las empresas es importante que estén diseñadas teniendo en cuenta algunas características imprescindibles, me refiero a:

• Que tengan una alta capacidad de adaptación a los procedimientos establecidos. Es importante que estos programas contemplen el diseño de los procesos de acuerdo a los requerimientos críticos de la empresa, de forma que puedan adaptarse a sus necesidades de una forma lo mas flexible posible en el tiempo. Para ello, las distintas soluciones cuentas con distintos mecanismos como:
  • Opciones parametrizables. Consiste en atributos que modifican la funcionalidad de un proceso informático o de sus datos sin necesidad de aplicar programación, es decir, están programados de una forma predefinida.
  • Posibilidad del diseño personalizado de procesos ejecución y de sus tareas, a través del diseño de flujos de trabajo (workflow)
  • Posibilidad de desarrollo a medida.
• Que tengan una alta capacidad de integración con otros softwares, ya sean de gestión o de otra naturaleza (cómo correo electrónico, WhatsApp, ofimática, etc.). No podemos concebir procedimientos que se encuentren aislados del entorno digital en el que vivimos, por lo que es importante que los programas que nos faciliten automatizar los procesos de las empresas contemplen la ejecución de tareas que impliquen la interacción con otros softwares, como puede ser la lectura de datos de un sistema ERP, la recepción o envío de un correo electrónico, etc.

Para que se puedan aplicar estas tecnologías que nos permitan automatizar los procesos de forma eficaz es necesario que éstos cumplan una serie de requerimientos:

• Que su ejecución sea actualmente manual y repetitiva
• Que se basen en reglas de negocio, es decir, que podamos establecer una forma predefinida de actuación, aunque requiera flexibilidad.
• Que tengan un bajo nivel de casos excepcionales.
• Que tengan entradas estándar de tipo electrónico, ya que sólo es posible la automatización en un entorno digital.
• Que tengan gran volumen de transacciones
• Que sean procesos maduros y estables.
• Que no vayan a cambiar a corto plazo o con alta frecuencia.
• Que el ahorro sea importante o que sean críticos para conseguir los objetivos de la empresa.

Entre las distintas soluciones que podemos encontrar en el mercado especializadas o relacionadas con la automatización de procesos podemos destacar:

• Programas de gestión integral como los sistemas ERP. Estos programas están diseñados fundamentalmente para automatizan los procesos a lo largo de la cadena de valor de la empresa, de forma que faciliten las operaciones necesarias para la entrega del producto o servicio a los clientes. Este software suele considerarse la base de los sistemas de gestión, pero normalmente se requieren de otras herramientas complementarias a su funcionalidad.
• Programas específicos de workflow, BPM, RPA o automatización (son distintas maneras de llamar a lo mismo). Estos programas están diseñados fundamentalmente para automatizan los procesos transversales (no a lo largo de la cadena de valor de la empresa), de forma que faciliten las actividades de control, coordinación, y en general actividades de apoyo. Este tipo de software es muy flexible a la hora de diseñar los procesos y cuenta con una alta capacidad de adaptación a los distintos requerimientos, sin necesidad de aplicar desarrollos a medida. Constituye una de las herramientas más potentes y, hoy en día, suele ser una funcionalidad modular que ofrecen todos los sistemas ERP más importantes del mercado.
• Programación a medida o muy específicos. Aunque los desarrollos a medida deben ser la última solución a considerar, es importante planteárselo cuando no son posibles las dos anteriores.
• Por ultimo, y a efectos a completar todas las posibilidades, cabe mencionar que muchos de los programas con los que trabajamos habitualmente contemplan funcionalidades especificas que nos permiten automatizar algunas tareas concretas que nos pueden aportar mucho valor.

Conclusiones

La automatización de procesos tiene como objetivo ser un facilitador de la ejecución de los distintos procedimientos de gestión, de forma que nos ayude a ser más productivos y hacer crecer nuestra empresa a partir de un impulso tecnológico.

Cuando se dan las condiciones requeridas, automatizar los procesos de una empresa tiene muchas consecuencias positivas como son: reducción de costes, mejora del control, rediseño de procesos, asegurar la ejecución deseada, etc…

*Vector de Abstracto creado por vectorjuice - www.freepik.es

También te pueden interesar...