La gestión de almacén es una parte relevante de la función logística que tiene una gran importancia en el mantenimiento del flujo de materiales a lo largo de la cadena de suministro. En las últimas décadas, ha evolucionado este concepto para adaptarse a los nuevos requerimientos de mercado en donde prima la satisfacción del cliente como objetivo necesario para poder competir.
Tabla de contenidos:
La gestión de almacenes es una parte de la función logística que trata de garantizar el suministro continuo de materiales desde el proceso de recepción hasta su punto de consumo final, a partir de la organización de todos los recursos (humanos y materiales) necesarios dentro de una instalación logística.
Por tanto, la gestión de almacenes abarca los procesos de:
Hoy en día, y a medida que la complejidad de los almacenes ha crecido para adaptarse a los retos que impone la actividad comercial, las empresas han optado por gestionar los distintos procesos del almacén a través de un software de gestión de almacén (SGA), que nos ayuda a la organizar sus recursos, automatizar tareas y suprimir los errores humanos.
La organización y desempeño de las distintas actividades dentro de cada uno de los procesos de gestión en el almacén van a estar muy condicionadas por el sistema de trabajo que se establezca, y que puede ir desde un sistema manual hasta un sistema informático basado en un software SGA.
En línea con lo indicado anteriormente, los principales procesos de la gestión del almacén se suelen producir de una forma secuencial en el orden que se indica a continuación, de forma que cada proceso queda afectado por la ejecución del inmediatamente anterior. Los procesos más habituales son:
A diferencia de los procesos secuenciales vistos anteriormente, que responden a una cadena de suministro tradicional, existe un caso particular en el que no se realiza el proceso intermedio de almacenamiento entre la recepción de materiales y la preparación de pedidos o la entrega directa al cliente. En este caso, nos referimos al cross-docking como el proceso logístico consistente en “conectar” los productos provenientes de una o varias fuentes, directamente con sus respectivos muelles de destino sin necesidad de almacenamiento alguno y empleando una manipulación residual o prácticamente nula.
Una correcta gestión de almacenes ha de tener en cuenta la integridad de todos sus procesos, sus relaciones y la forma en cómo se organicen las tareas operativas. Veamos algunos consejos que nos pueden ayudar a evitar errores o situaciones no deseadas:
1.- Tener en cuenta el principio de Pareto. No todos los productos (o materiales) tiene la misma importancia en la empresa, por lo que no es eficiente prestar la misma atención a todos por igual. Es útil prestar mayor atención y centrar nuestros esfuerzos al 20% de los productos que representan el 80% de los ingresos de la empresa. Es importante esta reflexión cuándo se trata de optimizar procesos que consumen recursos limitados.
2.- Cuidado con la rotación de los productos. Un almacén sólo tiene sentido para regular temporalmente el flujo de materiales a través de la cadena de suministro, pero no debe servir para almacenar de forma permanente, ya que se corre el riesgo de incurrir en situaciones de obsolescencia. Tengamos cuidado en no utilizar el almacén como un vertedero de productos cuando no sepamos qué hacer con ellos, ya que es una práctica poco recomendada que esconde pérdidas. Una buena alarma para avisarnos de ello puede ser el nivel de rotación de sus productos.
3.- Es importante digitalizar la gestión del almacén a través de un software SGA. Hoy en día, es una inversión que está al alcance de una gran cantidad de empresas y permite mejorar la eficiencia de la gestión de los almacenes ya que facilita automatizar y optimizar los distintos procesos de gestión analizados anteriormente, reduciendo de forma considerable los errores humanos y mejorando la fiabilidad del sistema.
4.- Especial atención a la trazabilidad de los materiales. Al margen de que la empresa realice una actividad sujeta o no a requerimientos legales con relación a la trazabilidad de sus productos, ésta debería ser una exigencia que deberíamos cumplir todos porque:
5.- Diseño eficiente del almacén. Antes que nada, es importante un diseñar un layout eficiente de los almacenes de acuerdo con las características de los productos y del negocio, ya que es una condición organizativa de gran importancia para garantizar la eficiencia en la ejecución de los procesos. Es una práctica muy útil, que la instalación logística se divida en áreas, asignadas a cada uno de los procesos vistos: recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, etc…
6.- Optimizar la ubicación de mercancías. Atendiendo a las características de cada producto, es importante establecer un conjunto de criterios que nos permitan realizar una ubicación válida de cada material en el almacén, con el objetivo conseguir algunos de los siguientes objetivos:
7.- Importancia de la seguridad. Todo lo visto carece de sentido si no existe un almacén seguro, referido tanto a la seguridad de los productos, de las instalaciones, como de las personas y procesos. Además, es importante cumplir con los requerimientos legales en este sentido que impone cada país.
8.- Establecer un sistema de indicadores clave. Durante los procesos de gestión de almacenes se generan una gran cantidad de datos objetivos, de hechos concretos. Estos datos, debidamente tratados los podemos convertir en información de alto valor para mejorar nuestro conocimiento de lo que esta sucediendo y, por tanto, de cómo mejorarlo. Para ello, es muy útil la elaboración de un conjunto de indicadores clave de la gestión del almacén que nos permita identificar los problemas a tiempo a través de una comunicación pro-activa en forma de alerta o cualquier otro formato. A título de ejemplo, como se ha comentado antes, la rotación de los productos suele ser un indicador muy utilizado para prevenir obsolescencias.
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