CONTENIDO DE UN SOFTWARE DE GESTIÓN DE ALMACENES

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Sabemos la importancia que tiene para una empresa la gestión eficaz de su almacén. Pero, ¿Cómo es un software o programa de gestión de almacén por dentro? ¿Qué contiene? ¿Qué es capaz de hacer, cómo se gestiona? Desde el punto de vista del usuario sólo respondiendo a estas preguntas necesitaríamos un libro entero y probablemente, al terminar de escribirlo, los sistemas SGA ya habrían mejorado añadiendo nuevas funcionalidades.

Los softwares SGA son herramientas de trabajo diseñadas para aumentar exponencialmente la eficiencia de la gestión de un almacén, si lo comparamos con la eficiencia máxima alcanzable por sistemas manuales de gestión. Para ello necesita recibir información, procesarla y devolver una serie de outputs que, a modo de instrucciones, guiarán las distintas acciones que deban ejecutarse de forma coordinada, controlada y siempre visible, en cada rincón del almacén en tiempo real.

De forma muy resumida podríamos decir que si al SGA le decimos cómo es nuestro almacén, qué tipo de mercancía se ubicará en él, qué requerimientos tiene cada tipología o familia de mercancía y con qué medios contamos para gestionarla, el sistema se encargará de vigilar la carga de trabajo máxima de cada recurso, las acciones que puede hacer con cada referencia y de forma autónoma irá asignando tareas, acciones e información allí donde sea posible y necesario en cada momento.

Para todas aquellas decisiones que no dependen de un cálculo algorítmico preconfigurado, el programa SGA dispone de cuadros de mando que nos muestran toda aquella información de valor que necesitemos para tomar decisiones. Porque no olvidemos nunca que, ante todo:

“El SGA es una herramienta de trabajo y como tal, sus resultados dependen de las decisiones que se tomen para su manejo”

Cómo trabaja un software de gestión de almacenes (SGA)

Un software de gestión de almacenes no anula el papel del ser humano, lo complementa y potencia, brindándole una cantidad de información que hasta su implantación quedaba inaccesible, por lo tanto, facilita la toma de decisiones en cuanto a rapidez y precisión. Este tipo de softwares intercambian ingentes cantidades de información entre varios puntos, pero ¿cómo lo hacen exactamente? ¿Qué tipo de información manejan?

1.- Indicar la configuración básica del almacén

Lo primero es que para poder trabajar un sistema SGA debe recibir algunos inputs básicos:

• Detalle del layout del almacén, donde crearemos una reproducción digital de nuestro almacén físico. Almacenes, naves, ubicaciones, capacidades, playas, zonas de playa, alturas, módulos, etc.
• Descripción de las unidades de carga y sus dimensiones logísticas, es decir, embalajes primarios, secundarios, contenedores, tipos de palés, etc.
• Definición de perfiles, es decir, descripción y determinación de operarios y recursos disponibles como número de carretillas y de qué tipo, número de operarios y sus funciones, etc. Es aquí donde se le indican al software las distintas funciones del almacén.

Con estas configuraciones generales, es decir, qué cargas manejamos, sus orígenes y destinos posibles y quién y cómo las debe manejar, el software de gestión de almacenes ya puede empezar a trabajar y a utilizar sus algoritmos para mejorar la eficiencia de todas las operaciones y funciones del almacén.

2.- Funcionalidades en la recepción del almacén

Podemos destacar:

• Recepción con etiquetas impresas. Existen varias formas de realizar la recepción de las que destacamos dos:
  • Las etiquetas las imprime el proveedor. El proveedor accede a nuestro portal, introduce los datos exigidos sobre su mercancía, su número de albarán, a qué pedido corresponde, unidades de carga a enviar, elección de ventana horaria de descarga, etc. y se imprime las etiquetas que colocará en la mercancía y que nosotros escanearemos una vez llegue a nuestra playa.
  • Las etiquetas las imprime la empresa. Otra forma de hacerlo es que el sistema SGA cree sus propias etiquetas una vez la mercancía ya está en nuestras instalaciones. Imprescindible para aquellos proveedores que no accedan a nuestro portal. Ej.: contenedores de Asia.
• Autogeneración de órdenes de ubicación. Una vez chequeados los palés el sistema SGA genera las órdenes de ubicación y las envía a los recursos asignados para ello, teniendo en cuenta todos los parámetros: altura de la carga, peso de la carga y de su ubicación, máquinas disponibles, etc.
• Cross-docking. El software de gestión de  es autónomo también a la hora de generar movimientos automáticos de cross-docking. Mercancía que no se ubicará y que se enviará directamente a la playa de expediciones, a producción o a donde decidamos según la necesidad.
• Control de Calidad. El sistema SGA trasladará a la zona de control de calidad aquello que se necesite ejecutando una orden expresa, o bien de forma autónoma según sus parámetros de configuración. Por ejemplo: reservar siempre una unidad de carga para su control en determinados proveedores o referencias.

3.- Funcionalidades en el almacenaje

Podemos destacar:

• Distintos sistemas de ubicación. De tipo caótico, ubicaciones fijas, según rotación, según cercanía al punto de picking, etc.
• Definición de zonas. Zonas preferentes, de baja temperatura, de producto inflamable, zonas LIFO, FEFO o FIFO, pilas, etc.
• Información fiable y en tiempo real del stock. Garantizado por el estricto control de los movimientos, las entradas y los poka-yokes electrónicos como la confirmación por lectura de códigos de barras.
• Control automático de distintos estados del stock. Reservado, disponible, bloqueado calidad, obsoletos, etc.
• Integraciones con otros sistemas de almacenaje. Como almacenes verticales, transelevadores, enfardadoras, caminos de rodillos, AGVs, AMRs, etc.

4.- Funcionalidades en el picking

Podemos destacar en la preparación de pedidos:

• Recuentos puntuales. Como contribución al inventario continuo, el software de gestión de  puede ordenar recuentos de pequeñas cantidades en medio de las operaciones de picking como control adicional al nivel de stocks.
• Picking guiado. El operario hace lo que el software de gestión de almacén le indica, paso a paso y mostrándole toda la información necesaria para realizar cada acción.
• Confirmación y control de cada movimiento. Con distintas lecturas de códigos de barras.
• Control de tiempos y optimización de rutas. Gracias al guiado del orden del picking.
• Órdenes de picking simultáneas según distintas necesidades o sistemas integrados. Como picking por oleadas, multipedido, guiado por pick to light, robotizado, etc.
• Consolidación de pedidos. Posibilidad de realizar un pedido fraccionado (crear bultos de un mismo pedido en diferentes zonas) y consolidarlo al final del proceso, en el embalaje, por ejemplo.

5.- Funcionalidades en la expedición a destino

Podemos destacar:

• Creación de órdenes de embalaje. Control del tipo de embalaje utilizado, guiado sobre los elementos que deben incluirse en un bulto, etc.
• Impresión de etiquetas de transporte automático. Gracias a las APIs de integración de los diferentes proveedores de transporte.
• Organización de órdenes de carga. Que pueden adecuar el orden de carga al de reparto según cada ruta.
• Asignación de muelles. Según saturación, destinos, clientes, rutas, etc.
• Paletizado y preparación de la documentación. Necesaria según transporte, operador, cliente, tipo de envío, etc.

6.- Otras funcionalidades

Podemos destacar:

• Recuentos físicos. El software de gestión de  controla en tiempo real cada recuento en varias zonas simultáneamente y puede ordenar diferentes tipos de inventario: por zonas, referencias, estanterías, proveedor, cliente, etc.
• Tránsitos entre almacenes. El sistema de gestión de  controla todos los movimientos de mercancías entre varias naves del mismo propietario, o entre diferentes almacenes propiedad de proveedores de servicio externo, o entre almacenes entre procesos productivos. No importa el tipo de transporte para el tránsito, ni si es de flota propia o externa.
• Suministro a producción. Suministro guiado en base a las órdenes de fabricación, integración con otros softwares específicos de secuenciación, etc.
• Montaje de kits y promociones. Una de las funciones del almacén puede ser montar o empaquetar pequeños kits o unir productos para determinadas promociones comerciales. El sistema de gestión de  debe estar preparado para convertir dos o más referencias en una sola. Ejemplo: tubo de pasta de dientes más cepillo igual a kit de limpieza dental.

Porqué un software de gestión de  (SGA) es importante para las empresas.

Un software de gestión de  (SGA) es una herramienta de software que nos permite mantener una visibilidad total y en tiempo real de todo lo que sucede o debe suceder en un almacén. Desde controlar el inventario de una empresa, todas sus ubicaciones, todas las operaciones intralogísticas y todos los indicadores de la cadena de suministro, las existencias e inventarios en manos de nuestros proveedores, hasta las existencias de cada estante del comercio minorista.

Gracias al software, podemos maximizar todas las funciones del almacén, el uso de la mano de obra, el espacio, los elementos de manutención, maquinaria, robótica, etc. Pero, además, un software SGA está específicamente diseñado para la optimización del entorno que controla, los flujos de materiales y el aprovechamiento óptimo de cada recurso poniendo todo su potencial al servicio de la cadena de suministro al completo, incluidos la fabricación y los procesos externos, previos y posteriores al propio almacén.

Para ello gestiona grandes cantidades de información. Todas las funciones del almacén se monitorizan en tiempo real, generan datos y el sistema SGA los distribuye allí donde se necesitan en el momento en que se necesitan. Los algoritmos aumentan la capacidad de cumplimiento del almacén con sus clientes externos e internos, mejorando notablemente su nivel de servicio.

Un mundo interconectado necesita almacenes intra e interconectados con una visibilidad de sus inventarios total e inmediata, cuyo objetivo no puede ser otro que satisfacer las necesidades de un cliente que lo único que necesita para adquirir referencias es un teléfono móvil y acceso a Internet.

*Imagen de storyset en Freepik

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