LA GESTIÓN DE ALMACÉN: QUÉ ES, PROCESOS Y CONSEJOS

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La gestión de almacén es una parte relevante de la función logística que tiene una gran importancia en el mantenimiento del flujo de materiales a lo largo de la cadena de suministro.  En las últimas décadas, ha evolucionado este concepto para adaptarse a los nuevos requerimientos de mercado en donde prima la satisfacción del cliente como objetivo necesario para poder competir.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es una parte de la función logística que trata de garantizar el suministro continuo de materiales desde el proceso de recepción hasta su punto de consumo final, a partir de la organización de todos los recursos (humanos y materiales) necesarios dentro de una instalación logística.

Por tanto, la gestión de almacenes abarca los procesos de:

• Recepción de materiales.
• Clasificación y almacenamiento.
• Preparación de pedidos y expedición

Hoy en día, y a medida que la complejidad de los almacenes ha crecido para adaptarse a los retos que impone la actividad comercial, las empresas han optado por gestionar los distintos procesos del almacén a través de un software de gestión de almacén (SGA), que nos ayuda a la organizar sus recursos, automatizar tareas y suprimir los errores humanos.

Los procesos principales de la gestión de almacén.

La organización y desempeño de las distintas actividades dentro de cada uno de los procesos de gestión en el almacén van a estar muy condicionadas por el sistema de trabajo que se establezca, y que puede ir desde un sistema manual hasta un sistema informático basado en un software SGA.

En línea con lo indicado anteriormente, los principales procesos de la gestión del almacén se suelen producir de una forma secuencial en el orden que se indica a continuación, de forma que cada proceso queda afectado por la ejecución del inmediatamente anterior. Los procesos más habituales son:

• La recepción.
  Este es un proceso de gran importancia porque es el que inicia el flujo de materiales en un almacén, y por tanto, es necesario la identificación y control de la mercancía recibida. El proceso de recepción se compone de distintas etapas, aunque no siempre es necesario que estén presentes todas ellas:

• Recepción de las ordenes de entrada. Normalmente pueden ser creadas a partir de pedidos de proveedor, por devoluciones informadas, por traspasos entre almacenes o entradas de todo tipo de referencias provenientes de nuestra propia planta de producción.
• Recepción de la mercancía. En esta fase, se comprueba:
• Que la mercancía recibida está en buen estado y coincide con la orden de entrada (si existe) y que la cantidad es correcta.
• Que la calidad es la esperada de acuerdo con las especificaciones de calidad, si las hubiera.
• Registraremos la recepción de mercancía de acuerdo con las acciones realizadas y la cotejaremos con la del proveedor (si se trata de una compra). En el caso de que se requiera, se emitirá la documentación necesaria (etiquetas, etc…)
• Depósito temporal en los muelles de recepción.

• Clasificación y almacenamiento.
  Este es el segundo proceso en la gestión de los almacenes, consistente en trasladar los materiales recibidos, desde los muelles de recepción, hasta sus ubicaciones más adecuadas en almacenes intermedios, en espera para su disposición posterior en otros procesos.
  
  El proceso de almacenamiento se compone de distintas etapas, cada una de las cuales debe dejar constancia en el sistema de gestión para poder conocer en cada momento la trazabilidad de cualquier material. Podemos destacar:

• Asignación de ubicación de almacenaje. De acuerdo con los criterios establecidos, es necesario determinar la ubicación más adecuada en el almacén al que se tienen que destinar cada uno de los materiales.
• Clasificación. En el caso de ser necesario, se realizan las operaciones necesarias para adecuar las mercancías recibidas a los requerimientos de ubicación para su posterior almacenamiento (peso, dimensión …).
• Almacenamiento. Se trata del traslado físico de cada uno de los materiales hasta ubicación asignada, de acuerdo con las etapas anteriores. 
• Reubicación. Aunque no es deseable, en algunos casos y por distintos motivos, es necesario cambiar la ubicación temporal de un material, debiendo reubicarlos en otra localización del mismo almacén. Este tipo de operaciones suponen ineficiencias de la gestión porque implica el consumo de recursos (mayores costes) que se podrían haber evitado en la mayoría de los casos.
  
  

• Preparación de pedidos o picking y expedición.
  En este proceso se trata de preparar los pedidos de los clientes para su entrega. Con se ha comentado en otras ocasiones, la preparación de pedidos es uno de los procesos más exigentes de toda la operativa, ya que puede suponer más del 50% de los costes totales de la gestión de almacén.
  Este proceso se compone de distintas etapas, cada una de las cuales debe dejar constancia en el sistema de gestión para poder conocer en cada momento la trazabilidad de cualquier material. Podemos destacar:

• Recolección de materiales. Se trata de localizar y recoger los materiales individuales en el almacén necesarios para preparar los pedidos. Se realizará atendiendo al tipo de picking que se determine (pedido a pedido, por oleadas, etc..)
• Preparación de pedidos. A partir de la selección de los materiales indicados en la fase anterior, se procederá a preparar el pedido para obtener el producto terminado, para lo cual, normalmente existirán operaciones de manipulación (como el montaje o desmontaje) de mayor o menor envergadura según el caso. 
• Consolidación. Esta es la parte en la que se embalan todos los artículos recogidos para un cliente específico y se preparan para su entrega, creando distintos bultos. El embalaje debe garantizar que los artículos estén seguros y libres de daños desde el momento en que salen de las instalaciones del almacén hasta que se entregan a los clientes.
• Depósito en los muelles de salida. Al igual que en el caso de la recepción, suele haber un espacio del almacén destinado a custodiar temporalmente los bultos preparados hasta que se sean entregados al medio de transporte requerido.
• Envío.  Por último, se trata de enviar los pedidos finalizados, al tiempo que se asegura de que se utiliza el modo de transporte adecuado para llevar los artículos a los clientes.

• Los procesos de control.
  Como se ha comentado anteriormente, los procesos analizados están intrínsecamente relacionados entre sí, ya que cada uno de ellos queda influenciado por la ejecución del anterior (salvo contadas excepciones). Además, todas las tareas que se realizan deben quedar registradas para ofrecer la información necesaria para dirigir los procesos de forma eficaz, para lo cual es necesario asegurar la fiabilidad de los datos que se manejan.
  Para ello, y para asegurar la fiabilidad de los datos referidos a la cantidad de materiales en inventario (la realidad con relación a lo registrado), existe un proceso de control muy utilizado llamado “recuentos físicos”. La frecuencia y forma de plantearlos puede ser muy variada, y dependerá fundamentalmente de la eficacia con la que se haya trabajado en cada proceso y de la fiabilidad del sistema de trabajo utilizado en la gestión (sistema manual, software SGA con lecturas automáticas, etc…)

El Cross-Docking, un caso particular.

A diferencia de los procesos secuenciales vistos anteriormente, que responden a una cadena de suministro tradicional, existe un caso particular en el que no se realiza el proceso intermedio de almacenamiento entre la recepción de materiales y la preparación de pedidos o la entrega directa al cliente. En este caso, nos referimos al cross-docking como el proceso logístico consistente en “conectar” los productos provenientes de una o varias fuentes, directamente con sus respectivos muelles de destino sin necesidad de almacenamiento alguno y empleando una manipulación residual o prácticamente nula.

Consejos para una correcta gestión de almacén.

Una correcta gestión de almacenes ha de tener en cuenta la integridad de todos sus procesos, sus relaciones y la forma en cómo se organicen las tareas operativas. Veamos algunos consejos que nos pueden ayudar a evitar errores o situaciones no deseadas:

1.-  Tener en cuenta el principio de Pareto.  No todos los productos (o materiales) tiene la misma importancia en la empresa, por lo que no es eficiente prestar la misma atención a todos por igual.  Es útil prestar mayor atención y centrar nuestros esfuerzos al 20% de los productos que representan el 80% de los ingresos de la empresa. Es importante esta reflexión cuándo se trata de optimizar procesos que consumen recursos limitados.

2.- Cuidado con la rotación de los productos. Un almacén sólo tiene sentido para regular temporalmente el flujo de materiales a través de la cadena de suministro, pero no debe servir para almacenar de forma permanente, ya que se corre el riesgo de incurrir en situaciones de obsolescencia. Tengamos cuidado en no utilizar el almacén como un vertedero de productos cuando no sepamos qué hacer con ellos, ya que es una práctica poco recomendada que esconde pérdidas. Una buena alarma para avisarnos de ello puede ser el nivel de rotación de sus productos.

3.- Es importante digitalizar la gestión del almacén a través de un software SGA. Hoy en día, es una inversión que está al alcance de una gran cantidad de empresas y permite mejorar la eficiencia de la gestión de los almacenes ya que facilita automatizar y optimizar los distintos procesos de gestión analizados anteriormente, reduciendo de forma considerable los errores humanos y mejorando la fiabilidad del sistema.

4.- Especial atención a la trazabilidad de los materiales. Al margen de que la empresa realice una actividad sujeta o no a requerimientos legales con relación a la trazabilidad de sus productos, ésta debería ser una exigencia que deberíamos cumplir todos porque:

• Permite un control exhaustivo de todos los procesos.
• Permite un análisis causal muy eficiente para el análisis de los problemas en productos.
• Facilita la mejora de procesos.      

5.- Diseño eficiente del almacén. Antes que nada, es importante un diseñar un layout eficiente de los almacenes de acuerdo con las características de los productos y del negocio, ya que es una condición organizativa de gran importancia para garantizar la eficiencia en la ejecución de los procesos.  Es una práctica muy útil, que la instalación logística se divida en áreas, asignadas a cada uno de los procesos vistos: recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, etc…

6.- Optimizar la ubicación de mercancías. Atendiendo a las características de cada producto, es importante establecer un conjunto de criterios que nos permitan realizar una ubicación válida de cada material en el almacén, con el objetivo conseguir algunos de los siguientes objetivos:

• Aprovecha al máximo el espacio en el almacén.
• Reducir al máximo el tiempo destinado al desplazamiento de materiales entre los distintos procesos del almacén.

7.- Importancia de la seguridad. Todo lo visto carece de sentido si no existe un almacén seguro, referido tanto a la seguridad de los productos, de las instalaciones, como de las personas y procesos. Además, es importante cumplir con los requerimientos legales en este sentido que impone cada país.

8.- Establecer un sistema de indicadores clave. Durante los procesos de gestión de almacenes se generan una gran cantidad de datos objetivos, de hechos concretos. Estos datos, debidamente tratados los podemos convertir en información de alto valor para mejorar nuestro conocimiento de lo que esta sucediendo y, por tanto, de cómo mejorarlo. Para ello, es muy útil la elaboración de un conjunto de indicadores clave de la gestión del almacén que nos permita identificar los problemas a tiempo a través de una comunicación pro-activa en forma de alerta o cualquier otro formato. A título de ejemplo, como se ha comentado antes, la rotación de los productos suele ser un indicador muy utilizado para prevenir obsolescencias.

*Imagen de storyset en Freepik

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