LA GESTIÓN DE ALMACENES DEBE SER PARTE DEL ERP

  • Actualizado: 30 enero 2023
  • Publicado por primera vez: 26 septiembre 2022

LA GESTIÓN DE ALMACENES DEBE SER PARTE DEL ERP*
El principal cometido de un sistema SGA es la gestión de todo lo que ocurre dentro de un almacén. El almacén no es un ente aislado dentro de la compañía, de hecho, es uno de los más interconectados, por esa razón en lo que se refiere a la gestión de la información es mas bien un sistema subordinado del software ERP.

El sistema de gestión de almacén es un subordinado del sistema ERP y deben integrarse a la perfección

Los sistemas ERP, independientemente de que incluyan o no una gestión avanzada de los almacenes, siempre contienen una gran parte de la información, de los datos. Datos e información de otros procesos que se generan a lo largo de la cadena de valor de la empresa y que afectarán directamente a la gestión del almacén.

¿A qué tipo de información nos referimos exactamente? Hay varias fuentes y tipos de datos.

 

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Procesos y datos vinculados con la gestión del almacén

  • Proveniente del cliente.

    Tenemos por una parte el sistema utilizado para gestionar el contacto con el cliente. Las ventas y la gestión de los pedidos es la parte que dirige el contacto directo con los clientes, que el almacén deberá preparar para su entrega. Como mínimo, el sistema deberá comprobar la disponibilidad del producto o productos solicitados, bien contra inventario, bien contra los sistemas de producción, también gestiona el sistema de prioridades del pedido y sus criterios de valoración: urgente, cliente prioritario, etc.
    Sea cual sea el sistema utilizado nutre con información al software ERP y al mismo tiempo, su influencia sobre el almacén es clara, es el motor que arranca su actividad.

  • Proveniente de producción.

    Un secuenciador o planificador de la producción analiza y gestiona los procesos necesarios para la fabricación. Entre otras muchas funciones: considera recursos y disponibilidad para calcular calendarios de trabajo, turnos, órdenes de fabricación, mantenimientos, etc. A través del ERP, este sistema se nutre y ofrece información al almacén del que debe abastecerse y al que suministra referencias.

“El software ERP recopila toda la información de producción para ponerla al servicio de otros sistemas a su servicio como el sistema de gestión de almacén”

  • Proveniente de proveedores.

    En sistemas avanzados esta fuente de información proviene de los sistemas MRP y MRP II. Estos sistemas, de forma muy resumida, son capaces de gestionar la información proveniente de clientes, fabricación y proveedores para realizar un cálculo de necesidades y plazos, permitiendo a la empresa planificar materias primas, componentes y stocks para optimizar la producción y/o la distribución de sus productos.

“Será de nuevo el software ERP el que coordine toda la información que como resultado marcará el calendario de entradas en almacén”

  • Proveniente del transporte.
    La gestión del transporte se encarga del movimiento de los stocks bien desde el almacén a los clientes, bien entre almacenes de la misma compañía o bien con y entre los distintos proveedores de productos o servicios. Comparte ingentes cantidades de información con el resto de los sistemas ya que su planificación y sus plazos afectan al resto de procesos.

    Además de la carga y descarga, tránsitos y transportes, selección de métodos adecuados y económicamente viables, control de facturación, rutas, cumplimiento de plazos y evaluación de proveedores, gestiona las quejas e incidencias con repercusión sobre el nivel de servicio.

 

¿De qué hablamos cuando hablamos de integración?

Cuando hablamos de Integración nos referimos a la accesibilidad de los datos con la garantía de disponibilidad y consistencia de los mismos. Por la forma en la que están diseñados, los sistemas ERP garantizan la integración plena de sus datos entre todos sus procesos de gestión. Cuando la empresa utiliza diferentes sistemas informáticos para su gestión, es necesario garantizar una buena integración de los datos entre los diferentes  sistemas para compartirlos de forma eficiente, de forma que no se produzcan situaciones no deseadas derivadas por la inconsistencia de los datos que se intercambian.

Podemos decir, que a mayor variabilidad de softwares de diferentes marcas presentes en una empresa, mayor complejidad de integración y por ende mayor probabilidad de errores, fallos de comunicación, errores de actualización, paradas inesperadas del sistema, etc. En definitiva, los costes de mantenimiento y por incidencias se incrementan enormemente.

Además, implantar mejoras de cualquier índole se dificulta al punto de imposibilitarse debido a que se deben tener en cuenta factores y detalles de funcionamiento de cada sistema, hasta llegar a requerir la coordinación de agendas de un equipo sobredimensionado y multidisciplinar de expertos en cada uno de ellos. Lo que, en sí, incrementa los costes de mejora continua y puede llegar a ser ingobernable.

Estas situaciones están muy presentes en nuestra realidad actual sobre todo en empresas que han crecido rápidamente sin coordinar crecimiento económico con tecnológico. Esta realidad ha puesto de manifiesto las dificultades de integración que tienen los softwares de diversos fabricantes que han intentado cubrir necesidades puntuales de la empresa, pero actuando como entidades aisladas, sin coordinarse los distintos departamentos afectados para seguir una única línea argumental.

Podemos poner un ejemplo práctico. De media, la integración entre un software ERP con un software SGA de proveedores diferentes, ronda de cuatro a seis meses. Cuando la integración de un módulo ERP con su propio sistema de gestión de almacén es inmediata. En estos casos, vamos a ver que datos son importantes a considerar en el proceso de integración.

 

¿Qué datos deben integrarse para que un sistema SGA funcione con eficacia?

Todos aquellos que, generándose fuera del sistema de gestión de almacén, sean importantes e incluso críticos para su buen funcionamiento.

 

  • Mantenimiento de artículos: aunque en ocasiones puede dirigirse desde el propio sistema de gestión de almacén, no es lo habitual. Todas las características de nuestros artículos provienen de ahí: datos logísticos como el peso, dimensiones, unidad de carga, unidades por embalaje primario, secundario, cubicaje, la referencia de proveedor o cliente asociada, alias, proveedores, acabados, clasificación ABC, ubicación preferente, requisitos de mantenimiento o de seguridad, tipo de embalaje, etc.
  • Datos generados por las funcionalidades en la recepción: es decir, que se generan a partir de los pedidos a proveedores como la fecha de recepción, cantidad demandada, número de pedido, transporte elegido, origen, si lleva control de calidad o no, pautas de calidad definidas que puedan controlarse en la recepción, etc.
  • Datos generados en producción fundamentales para el sistema de gestión de almacén:  como el tiempo de ciclo que permite sincronizar el abastecimiento y la retirada de producto terminado, materia prima, material auxiliar, residuos, etc. También conviene tener presente el cronograma de producción que permite cierto grado de planificación en almacén. El tiempo de cambio puede aprovecharse logísticamente hablando para ejecutar las tareas de abastecimiento y preparación de los materiales necesarios para la nueva ejecución productiva.
  • Datos generados en calidad: lote OK/NOK, bloqueos de referencias, ubicaciones, lotes, áreas, etc. Gestión de devoluciones y logística inversa, ratios de productos defectuosos, declaración de obsolescencias, solicitudes de materiales a revisar, puntos de intercambio.
  • Otras funcionalidades: devoluciones de clientes, devoluciones de materiales por calidad, materiales defectuosos, paros de máquina, averías, etc. obligan a los distintos sistemas a continuos recálculos de tiempos, disponibilidad de recursos y reasignación de tareas.

La cantidad y la multitud de orígenes de datos que alimentan el ERP en una empresa, deben sincronizarse perfectamente ya que de lo contrario la actividad y el flujo se resienten al punto de correr el riesgo de detenerse por completo. Esta situación pone de manifiesto que, para una gestión del almacén eficaz y dadas las dificultades que en la práctica se encuentran con la integración eficaz del sistema de gestión de almacén y del ERP de diferentes fabricantes, se aconseje trabajar con ERP que ofrezcan como módulo opcional contratar un SGA.

 

Consideraciones a tener en cuenta cuando abordemos la selección de un software de gestión de almacén.

Es un hecho que la integración de diferentes bases de datos es de por sí compleja y más cuando son múltiples las marcas o fabricantes los que intentan alimentar de forma masiva al mismo ERP.

El software SGA es una funcionalidad específica de las empresas orientada a la gestión del almacén, que puede adquirirse como parte de un software ERP, que agrupa todas las funcionalidades requeridas en una empresa, o puede adquirirse como un software autónomo, es decir, sin formar parte de un sistema ERP. Debido a la necesidad que tiene la gestión de almacen de intercambiar datos con otras áreas de la empresa, en este último caso, será necesaria la integración eficaz de ambos softwares.      

La clave está en que el nivel de detalle y los datos recabados por los diferentes softwares de los distintos fabricantes pueden variar. No se recopilan los mismos KPIs de un almacén, ni de la misma forma de un software a otro, pero igualmente deben transmitirse al ERP que puede o no, estar preparado para ello.

Esto genera una cantidad enorme de trabajo y dificulta mucho la integración cuando se integran un ERP y un SGA de distintos fabricantes. Al mismo tiempo esta dificultad puede agravarse si la digitalización de facturas utiliza otro sistema, producción otro diferente y calidad otro más. Además, a la hora de actualizar los diferentes sistemas se deben tener en cuenta todos los detalles de todos los softwares que conviven en una misma instalación. Todo ello pone en riesgo el propio funcionamiento de toda la organización y aumenta los costes de mantenimiento de los distintos sistemas.

La existencia de estas dificultades en el momento de la integración y en el futuro a medio plazo con las actualizaciones, aconseja la elección de un ERP que ofrezca como opción su propio módulo de software SGA.

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*Imagen de storyset en Freepik

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