Sólo los que se adaptan a los cambios sobreviven. Hoy en día permanecer inmóvil supone morir.
La mejora continua implica una filosofía de empresa que considera que todo es susceptible de mejorar a todos los niveles de la empresa, y que solamente mejorando podemos fortalecer la viabilidad futura de una organización. Muchas
Normalmente esto no supone afrontar grandes cambios, sino todo lo contrario, la mejora global se suele acometer a partir de pequeños cambios pero constantes a lo largo del tiempo que aumentan los niveles de calidad de la organización.
Los cambios producen ansiedad. Salir de la zona de confort y perder lo aprendido genera preocupación e incertidumbre. La resistencia es algo natural que se ve afectada por circunstancias personales.
El primer paso consiste en entender que las mejoras son cambios, y que toda la organización ha de poder gestionarlos, y lo mejor para ello es estar receptiva a éstos.
Además de estar receptivos, se deben crear las condiciones organizativas necesarias, y para ello es aconsejable crear equipos de trabajo multidepartamentales que detecten las necesidades de mejora e implanten las soluciones siguiendo unas pautas establecidas.
Crear estos equipos de trabajo multidepartamentales fomenta la gestión participativa. Hacer que los empleados participen en la mejora de los procesos los motiva y les hace sentirse orgullosos de su trabajo y de lo que éste aporta a toda la organización en su conjunto.
Para profundizar en los procesos de mejora debemos conocer:
Tabla de contenidos:
Entre los principales objetivos que se buscan al adoptar sistemas de mejora continua en las organizaciones están:
En estos días en los que nos movemos en entornos de fuerte competencia global, las empresas deben hacer frente a los siguientes desafíos:
Por lo tanto, podemos concluir que la mejora continua derivada de los cambios aporta ventajas a las empresas. Veamos cuáles son esas ventajas.
Es muy importante tener claro el porqué una empresa debe decidir entrar a un sistema de mejora continua.
Si no mostramos de manera clara la visión y el impacto que puede causar dentro de la organización a nivel de cada persona y a la empresa como tal, podemos llegar a tener problemas con el personal al momento de implementarlo, por eso es importante definir bien las ventajas que se obtienen.
Una de las mayores ventajas de la mejora continua es el incremento de la productividad. Este incremento se produce debido a:
Vamos a ver los pasos a seguir para realizar una implantación.
La cultura de mejora continua en las empresas debe estar presente durante las 4 etapas del ciclo de vida de los procesos. Estas etapas son: Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización.
Gracias a las herramientas como el BPM (Business Process Management o Gestión por procesos) se automatiza el ciclo de vida de los procesos.
El Club-BPM ( www.club-bpm.com) define BPM cómo: “Un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas, métodos y disciplinas de gestión para la identificación, modelización, análisis, ejecución, control y mejora de los procesos de negocio. Las mejoras incluyen tanto cambios de mejora continua como cambios radicales”.
Estas herramientas proporcionan los medios que una empresa necesita para agilizar los procesos, modelarlos y lo más importante, “Poderlos repetir”. Son herramientas que hacen uso de los diagramas de flujo que representan de forma gráfica los procesos.
Los diagramas de flujo son de gran utilidad en las fases de Modelado, Ejecución, Monitorización y Optimización. Veamos con detalle cómo se hace en cada una de las etapas:
La modelización de un proceso implica diseñar hasta el mínimo detalle cómo debe actuar el proceso al ser ejecutado.
Una imagen vale más que mil palabras, así que en esta fase debe hacerse una descripción visual del proceso. Se deberá realizar un análisis previo del proceso alineado con los objetivos de la empresa y el plan estratégico.
Los pasos a seguir son:
Una vez creado el modelo y contando con la supervisión y la involucración del equipo de gerencia, se pasa a la ejecución.
En esta etapa se ejecuta el proceso que se ha modelizado en la etapa anterior.
Se realizan tareas que pueden ser tareas personales, llevadas a cabo por una persona, o tareas de sistema, que las ejecuta el sistema de forma automática sin necesidad de la intervención humana, generando actividades sin costes ni errores.
En la etapa de monitorización se observan, se controlan y se analizan los resultados de la etapa de ejecución.
Las herramientas de BPM proporcionan en tiempo real la información personalizada, y además automatizan la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos que se generan.
Con los resultados obtenidos en la etapa de Monitorización se determinan los cambios que se deberán realizar en los procesos para optimizar su funcionamiento y eficacia.
En la última fase de esta etapa se realizan todas las simulaciones que sean necesarias y se publica una nueva versión de ese proceso.
La filosofía KAIZEN tiene sus orígenes en Japón por allá por los años 50 cuando la industria nipona se percató de la necesidad de implementar mecanismos de mejora continua.
La finalidad de este método no era otra que incrementar la productividad de los procesos con la experiencia de los propios trabajadores, quienes al fin y al cabo son los usuarios finales de los procesos modelados.
El Sistema de Producción de Toyota (TPS) es conocido por su filosofía KAIZEN, donde a los propios trabajadores en la línea de producción se les exige que paren la producción ante cualquier anormalidad y se les invita a poner en marcha procedimientos de mejora continua.
TPS tiene 3 objetivos deseados:
El ciclo de vida de un proceso KAIZEN es conocido como el PDCA
Las herramientas de BPM (Business Process Management) no son más que una forma de implementación de los conceptos que suponen esta mejora continua.
Implementar un proyecto de mejora continua es un reto critico para toda organización, ya que afecta a niveles estratégicos, operacionales y de cultura dentro de la empresa, con la finalidad de fortalecer la viabilidad de las empresas.
En los tiempos que corren, el entorno empresarial está cambiando a un ritmo insospechado. Dentro de este marco, las empresas e individuos debemos adaptarnos a los nuevos retos, adquiriendo nuevas metas, poniéndonos al día con los cambios tecnológicos y adoptando nuevos puntos de vista de lo que antes se convertía en cotidiano.
Es tiempo de no quedarse parado, por lo mal que van las cosas, y poner en marcha procedimientos para mejorar los procesos, ser más competitivos y aprovechar las oportunidades.
Si quieres saber más sobre mejora continua y automatización de procesos, te invitamos a que leas: CÓMO UN BPM MULTIPLICA LA PRODUCTIVIDAD DE TU EMPRESA, y si quieres conocer cómo es una aplicación de BPM: expertBPM.
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