TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

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Los procesos empresariales consumen distintos recursos que determinan el rendimiento de éste y que es importante mejorar de forma continua para asegurar nuestra competitividad. Entre los principales recursos podemos destacar los recursos humanos, los materiales, el capital, las máquinas y la tecnología empleada. Dependiendo de la forma en la que consumamos cada uno de estos recursos, dependerá el nivel de productividad de la organización.

Dentro de este contexto, podemos definir la productividad como la relación entre el nivel de la producción obtenida y los recursos empleados para alcanzar dicho nivel. Por lo que la mejora de la productividad se refiere a la disminución de los recursos para obtener iguales resultados, o al uso de los mismos recursos para obtener un nivel mayor de producción. Nuestro interés en este post se centrará en la mejora de la productividad como consecuencia del empleo eficiente de los recursos a partir de la tecnología de la información, sin entrar en otros temas de gran impacto relacionado con otras disciplinas como la ingeniería, la investigación científica, etc.. Además, nos centraremos ́solo en la mejora de la productividad referida a la mejora de la eficiencia técnica y no entraremos en otras consideraciones basadas en diferencias en los precios.

¿Cómo lograr esta eficiencia en la gestión de los recursos y mejorar la productividad? En esto, las tecnologías de la información son herramientas muy útiles. Pero como toda herramienta, no solo basta con utilizarla, su empleo debe hacerse correctamente, debe emplearse de forma eficiente.

En este sentido, es preciso analizar:

• ¿Cuáles son los principales recursos sobre los que debemos actuar para mejorar la productividad?
• ¿Cómo puede la tecnología de la información facilitar la mejora de la productividad?

Principales líneas de acción estratégica para mejorar la productividad

Como hemos visto, son varios los recursos sobre los que podemos actuar para mejorar la productividad. Pero es importante reflexionar sobre cuáles de estos factores nos ofrecen oportunidades más fáciles de abordar.

Siguiendo este análisis, podemos decir que las principales líneas de acción estratégica para incrementar la productividad son las siguientes:

• • Incidiendo sobre las horas de los trabajadores. En este caso, las tecnologías de la información nos pueden ser de gran ayuda.
  • Incidiendo sobre las horas de las maquinas. En este caso, las tecnologías de la información nos pueden ayudar en la mejora del aprovechamiento de la capacidad productiva del sistema de producción.

• • Disminuir los desperdicios de materiales, mediante el control continuo del proceso de producción, reducción de errores y optimización de procesos.
  • Rediseñando el producto, lo que supone una labor de ingeniería que no es objeto de análisis en este post.

Cómo puede mejorar la productividad mediante las tecnologías de la información

Conceptualmente, la tecnología de la información la podemos acotar como el conjunto de softwares, hardwares, soportes, infraestructura y todo sistema que permite agilizar las operaciones de una organización de manera eficiente y automatizada.

En general, las tecnologías de la información facilitan la mejora de la productividad porque permiten construir canales para la comunicación efectiva dentro de la empresa, facilita a los empleados la solución de problemas, ofrece seguridad a partir de la gestión de bases de datos, permite la automatización y agilización de procesos, el control del material, la reducción de errores, etc.

Pero, exactamente, ¿cómo mejorar la productividad con la tecnología de la información y comunicación? ¿Qué tecnologías nos facilitan este proceso?

• ¿Cómo mejorar la productividad de los empleados?

La mejora de la productividad de los empleados se puede lograr empleando las tecnologías de la información adecuadas. Tecnologías que incrementen su eficiencia, que mejoren las dinámicas de comunicación y que creen una forma más inteligente de trabajo.

De esta forma se disminuirá notablemente el tiempo que emplea el trabajador para obtener información, para realizar informes, para desplazarse, para monitorear procesos, para comunicarse… para realizar cada una de las tareas que forman parte de sus labores habituales.

Entre las diversas soluciones tecnológicas que pueden emplearse están los siguientes softwares:

• El sistema SGA (Sistema para la Gestión de Almacenes) coordina los procesos internos del almacén, la ubicación de productos, las entradas y salidas, etc. Es un software que permite reducir el tiempo en ejecución de las tareas del almacén, gracias a que proporciona al empleado información en tiempo real de la ubicación de la mercancía o material y sus características. Es capaz de crear ubicaciones para reducir el tiempo de desplazamiento del personal de almacén, que es uno de los recursos mas consumidos. 

• El BPM, o Business Process Management, es un sistema que automatiza los procesos operativos y ofrece una visión clara a los empleados sobre las tareas que deben ejecutar, delimitando las funciones de manera eficaz. También les ofrece información oportuna para que realicen sus actividades de una forma más rápida y sencilla.

• El software ERP, o Enterprise Resource Planning, es un sistema de gestión empresarial que recopila y almacena información en un base de datos central. Por lo tanto:
• El software ERP automatiza la mayoría de tareas repetitivas relacionadas con los procesos a lo largo de la cadena de valor de la empresa. ¿Qué significa esto? Que los empleados ahorran tiempo y pueden usarlo eficientemente en tareas más relevantes y que ofrezcan mayor productividad.
• El software ERP ofrece a los empleados información oportuna y relevante, facilitándoles la realización de reportes en menor tiempo.

• El CRM, o Customer Relationship Management, es una herramienta que optimiza la gestión de la relación con los clientes, permitiendo que el empleado pueda realizar sus tareas de manera efectiva y eficiente. El CRM ofrece el registro de información de contacto de los clientes, la integración de dispositivos móviles al sistema, el acceso a la información del stock, entre otras funcionalidades. Permitiendo al empleado agilizar su trabajo en el proceso venta, al:
• Responder rápidamente a las demandas del cliente.
• Sugerir productos de acuerdo a la información que le entregue el sistema, etc.

• ¿Cómo mejorar la productividad de las máquinas?

Las tecnologías de la información también facilitan a las empresas la mejora de la productividad de los activos productivos. Para esto, las soluciones informáticas actúan principalmente en:

• La reducción del tiempo de inactividad de las máquinas por causa de fallos o averías. En este caso, existen tecnologías, como el software GMAO, que ayudan a mejorar la productividad de las máquinas mediante la gestión del mantenimiento de los equipos de la empresa y la consecuente disminución del tiempo de paros indeseados. El GMAO aumenta la eficiencia de los equipos, registra la información en tiempo real, proporciona reportes de averías y facilita la programación de las tareas de mantenimiento.
• La reducción del tiempo de inactividad de las máquinas por la falta o deficiente planificación de las tareas a realizar. Una de las principales tecnologías a emplear es el software ERP. Este sistema de gestión, gracias a sus diversas funcionalidades, ayuda al mejor aprovechamiento del tiempo porque facilita y optimiza la organización y planificación de las tareas. Por ejemplo, mediante su módulo MRP, ofrece la información sobre la necesidad de material, permitiendo una programación más eficiente.

• ¿Cómo mejorar la productividad relacionada al consumo de materiales?

La productividad de los materiales es consecuencia del óptimo control de los procesos, de su eficiente selección, de la gestión de inventario y de todos los recursos empleados en ello.

Dentro de este contexto, las tecnologías de la información y comunicación ayudarán a mejorar la productividad asociada al consumo general de los materiales al tratar de evitar la obsolescencia y la generación de desperdicios.

El exceso de inventario de material facilita que se produzca una situación de obsolescencia del mismo. Por lo tanto, se hace necesario una tecnología, como el sistema SGA que gestione el flujo de materiales, facilitando el pronóstico y asignación de dichos recursos, así como su administración. 

Por otro lado, los desperdicios, o el exceso de materiales estrictamente necesarios, puede reducirse, principalmente, gracias a la reducción de errores y la optimización de procesos.

Esto puede conseguirse mediante el software ERP. Este sistema ofrece la trazabilidad necesaria de los productos, minimizando los errores y facilitando una mayor precisión en la planificación de los procesos.

Importancia de la mejora de la productividad

Definitivamente, toda empresa debe crear un entorno de mejora continua de la productividad, reduciendo los tiempos de inactividad, agilizando cada uno de los procesos internos, empleando eficientemente los materiales y demás recursos de la organización.

Cada una de estas acciones pueden verse mejoradas con ciertos cambios en las metodologías o estrategias. Pero, realmente, la mejora más significativa de la productividad se obtiene gracias a la adopción y empleo eficiente de las tecnologías de información y más adecuadas a los procesos de la empresa.

El uso de las tecnologías causa una profunda transformación en las corporaciones, porque permite y facilita el reajuste de la estructura organizativa, para lograr la eficiencia operativa y la mejora de la productividad.

Y una mayor productividad significa la mejora de nuestra capacidad competitiva, la mejora del servicio al cliente y una mayor rentabilidad del negocio.

*Vector de productividad creado por storyset - www.freepik.es

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