Una de las funciones más importantes en una empresa es garantizar la disponibilidad de un nivel de stock razonable que atienda las necesidades comerciales o de producción, teniendo en cuenta el grado de protección de los distintos riesgos que la empresa quiera (o pueda) asumir a un coste satisfactorio.
¿Qué ocurre cuando hacen falta disponer de artículos de los que hay en almacén? Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un artículo por falta de existencias en el almacén, se dice que se ha producido una rotura de stock.
Por lo tanto, las roturas de stock son las cantidades de artículos pedidas a un almacén y que no han podido ser entregadas en el plazo y en las condiciones solicitadas por falta de disponibilidad.
De acuerdo con este concepto, deberíamos diferenciar 2 situaciones muy diferentes:
Los efectos negativos que produce una rotura de stock dependerá de varios factores, como el tipo articulo al que nos refiramos, su posición en la cadena de valor, su influencia negativa en otros procesos relacionados, etc… No obstante, es bueno trabajar con la directriz de que una situación de este tipo puede provocar situaciones muy graves que debemos evitar en todo momento.
A título de ejemplo, una rotura de stock no es simplemente dejar de servir un pedido. Una rotura de stock es lanzar una imagen negativa sobre tu compañía y perder la confianza de ese cliente en el que tanto esfuerzo has puesto. Es dar la oportunidad a que entre tu competencia y, en definitiva, no es perder una venta sino perder muchas más, porque es muy posible que tu cliente no vuelva.
Algunas conclusiones de diversos estudios acerca de las roturas de stock son las siguientes:
Aunque no hay unos motivos específicos y universales, sí que podemos afirmar que los más frecuentes en la mayoría de las empresas son:
Las roturas de stock se pueden evitar si se analizan las causas y no sólo se tratan los síntomas.
Sólo así se puede actuar de forma proactiva, estableciendo medidas antes de que se produzca el problema, y disponiendo de la información adecuada.
Para ello, se debe:
Por último, es preciso tener en cuenta la necesidad de crear un plan de contingencia que reduzca, en la medida de lo posible, el impacto negativo en el cliente de forma que tratemos de ayudarle y no perderlo para siempre.
Como hemos comentado en el punto 2, la tecnología y las herramientas adecuadas de software de gestión permiten a las empresas controlar los parámetros que inciden en los niveles de stock y reducir las roturas.
La primera, y más importante, es un sistema de gestión empresarial o ERP que ayude a controlar los distintos parámetros del almacén, como es el caso de los niveles de stock mínimo, stock máximo, pedido óptimo, y a calcular la necesidad de reservas de materiales para atender los pedidos a la vista, cruzando la información de los stocks disponibles con los pedidos autorizados o previstos.
Este ERP debe disponer de una gestión del inventario que permita conocer rápidamente los niveles de stocks y proponer actuaciones específicas cuando se detecta una situación no deseada. Todos los parámetros deben estar calculados para ofrecer el nivel de servicio deseado a nuestros clientes evitando las roturas de stock.
El sistema de gestión debe además permitir que se puedan establecer prioridades. Que se puedan clasificar los distintos artículos en función de su nivel de riesgo potencial a proteger, para que los de mayor prioridad reciban una gestión adecuada a sus características. Como veremos posteriormente, algunos ERPs tienen una gestión avanzada de almacenes (SGA) que permite optimizar parte de la cadena de valor por la que fluyen los materiales y productos de la empresa.
Y por supuesto, los ERP pueden programarse para generar avisos y notificaciones cuando el nivel de existencias alcance el stock de seguridad y se pueden configurar además para que realice un cálculo de reabastecimiento que evite las temidas rupturas de stock.
La siguiente herramienta que proponemos es un MRP, abreviatura en inglés, de un Planificador de Requerimientos de Material. Los sistemas MRP vinculados a los ERP, permiten calcular las necesidades de recursos, no sólo en base a históricos o a pedidos en curso, sino de proyecciones a futuro en base a demandas estimadas.
Estas estimaciones se realizan en función de múltiples variables como pueden ser:
Por ejemplo, si la previsión de venta es muy alta, pero tenemos poca disponibilidad de stock, el MRP puede proponer órdenes de trabajo con un doble efecto: por un lado, aumentar el stock de los materiales terminados y rebajar el inventario de las materias primas, y a su vez, y de forma automática, nos va a proponer un pedido de compra si detecta que es necesario para no quedarnos desabastecidos.
También proponemos una herramienta fundamental para optimizar la gestión del almacén que se llama SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) y que permite controlar todos los movimientos a través de cualquier sistema manual o automatizado con la ayuda de tecnología como la radiofrecuencia, etc...
Por último, proponemos los Cuadros de Mando que vienen soportadas a partir de las herramientas llamadas Business Intelligence (BI). Estas herramientas se nutren de los datos del ERP, y gracias a ellas se consigue:
Las roturas de stock, como consecuencia de una gestión deficiente, pueden tener efectos muy nocivos para la empresa, que puede llegar a la pérdida de confianza por parte del cliente. La clave para cualquier modelo de gestión es disponer de las herramientas necesarias que sirvan de apoyo para cubrir sus objetivos. Hoy en día, en plena era tecnológica y de la información, existen distintas soluciones con la madurez suficiente para garantizar la eficacia de sus resultados.
Implantar un ERP te evitará muchos quebraderos de cabeza y malas gestiones, además de evitar incurrir en tiempos y recursos ociosos, lo que se traduce en reducción de costes y aumento de beneficios.
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