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    21 Jun 2018

    NECESITO REDUCIR LAS ROTURAS DE STOCK, ¿CÓMO ME AYUDA UN ERP?

    evitar rotura stock erp

    Una de las funciones más importantes en una empresa es garantizar la disponibilidad de un nivel de stock razonable que atienda las necesidades comerciales o de producción, teniendo en cuenta el grado de protección de los distintos riesgos que la empresa quiera (o pueda) asumir a un coste satisfactorio. 

    ¿Qué ocurre cuando hacen falta disponer de artículos de los que hay en almacén? Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un artículo por falta de existencias en el almacén, se dice que se ha producido una rotura de stock. 

    Por lo tanto, las roturas de stock son las cantidades de artículos pedidas a un almacén y que no han podido ser entregadas en el plazo y en las condiciones solicitadas por falta de disponibilidad.

    De acuerdo con este concepto, deberíamos diferenciar 2 situaciones muy diferentes:

    • Aquellas roturas de stock que se producen como consecuencia de una situación extraordinaria que no se ha contemplado como un riesgo previsible asumible por la empresa.
    • Aquellas roturas de stock cuya causa se encuentra en una gestión deficiente de la empresa. Es precisamente este supuesto el que trataremos a lo largo de este artículo.

    Los efectos negativos que produce una rotura de stock dependerá de varios factores, como el tipo articulo al que nos refiramos, su posición en la cadena de valor, su influencia negativa en otros procesos relacionados, etc… No obstante, es bueno trabajar con la directriz de que una situación de este tipo puede provocar situaciones muy graves que debemos evitar en todo momento. 

    A título de ejemplo, una rotura de stock no es simplemente dejar de servir un pedido. Una rotura de stock es lanzar una imagen negativa sobre tu compañía y perder la confianza de ese cliente en el que tanto esfuerzo has puesto. Es dar la oportunidad a que entre tu competencia y, en definitiva, no es perder una venta sino perder muchas más, porque es muy posible que tu cliente no vuelva. 

    Algunas conclusiones de diversos estudios acerca de las roturas de stock son las siguientes:

    • Se calcula que el promedio de roturas de stock en los retailers a nivel mundial, ronda el 8%.
    • Las roturas de stock tienden a ser más frecuentes en artículos que estén en promoción que en artículos normales.
    • Las roturas de stock tienden a ser mayores en artículos de alta rotación, independientemente de si están en promoción o no.
    • Un 20% de las roturas de stock tienen una duración de más de 3 días.
    • Casi un 75% de las roturas son causadas en el punto de venta.

    Nuevo llamado a la acción 

     

    ¿Cuáles son las causas que provocan las roturas de stock?

    Aunque no hay unos motivos específicos y universales, sí que podemos afirmar que los más frecuentes en la mayoría de las empresas son:

    1. Mala planificación de las previsiones de ventas: La falta de una planificación comercial adecuada provoca que no se disponga del stock solicitado en muchos momentos.
      Esto es debido principalmente a la ausencia de una herramienta adecuada de planificación, y a la deficiente coordinación entre departamentos, fundamentalmente entre los departamentos de logística y ventas.

    2. Ventas irregulares: Cuanto mayor es la irregularidad en las ventas, la probabilidad de ruptura aumenta. Este tipo de ventas responde normalmente a productos con un alto nivel de competencia y madurez, lo que supone que las ventas de la empresa estén muy condicionadas por la competencia y su entorno. Esta situación es la que podemos definir gráficamente como “dientes de sierra”.

    3. Retrasos en la recepción de materiales: Se producen cuando no se cumple con los compromisos de recepción de materiales en las fechas acordadas por problemas internos de producción, de planificación, de transporte, gestión de compras, etc.

    4. Falta de protección ante riesgos predecibles:  La experiencia nos ha enseñado que las cosas no siempre suceden como hemos pensado. Por este motivo, existen toda una serie de acciones que podemos realizar para minimizar aquellos riesgos predecibles que no queramos asumir.

     

    ¿Cómo se pueden disminuir las roturas de stock?

    Las roturas de stock se pueden evitar si se analizan las causas y no sólo se tratan los síntomas.

    Sólo así se puede actuar de forma proactiva, estableciendo medidas antes de que se produzca el problema, y disponiendo de la información adecuada.

    Para ello, se debe: 

    1. Realizar análisis predictivos y prescriptivos: una combinación de registros históricos e información actualizada permitirá ajustar al máximo la planificación de inventario. Todos estos datos nos pueden ayudar a hacer un pronóstico de los cambios que pueden afectar la demanda de los clientes y los niveles de inventario óptimos.

    2. Realizar seguimientos: mantener un seguimiento de los pedidos y los niveles de inventario gracias a la tecnología. Con el software adecuado, como un sistema ERP, se puede lograr la actualización automática de los niveles de inventario en los diferentes canales, centralizando toda esa información en un repositorio de datos común, al que se accede para tomar decisiones.

    3. Coordinar todos los componentes de la cadena de suministro de forma efectiva: Cuando se trata de calcular el reabastecimiento de inventario, tan importante como conocer la demanda es estar seguros de la capacidad de respuesta de los proveedores. La negociación de los plazos de entrega, condiciones y el acuerdo sobre el que se construye la relación entre ambos son determinantes para evitar la rotura de stock.

    Por último, es preciso tener en cuenta la necesidad de crear un plan de contingencia que reduzca, en la medida de lo posible, el impacto negativo en el cliente de forma que tratemos de ayudarle y no perderlo para siempre.

    Como hemos comentado en el punto 2, la tecnología y las herramientas adecuadas de software de gestión permiten a las empresas controlar los parámetros que inciden en los niveles de stock y reducir las roturas.

     

    Si te interesa este tema te puede resultar útil la guía:  "Cómo elegir la mejor  aplicación ERP para tu empresa"   [ Descárgate aquí la Guía Gratuita ]   


    ¿De qué herramientas tecnológicas hablamos?

    La primera, y más importante, es un sistema de gestión empresarial o ERP que ayude a controlar los distintos parámetros del almacén, como es el caso de los niveles de stock mínimo, stock máximo, pedido óptimo, y a calcular la necesidad de reservas de materiales para atender los pedidos a la vista, cruzando la información de los stocks disponibles con los pedidos autorizados o previstos.

    Este ERP debe disponer de una gestión del inventario que permita conocer rápidamente los niveles de stocks y proponer actuaciones específicas cuando se detecta una situación no deseada. Todos los parámetros deben  estar calculados para ofrecer el nivel de servicio deseado a nuestros clientes evitando las roturas de stock.

    El sistema de gestión debe además permitir que se puedan establecer prioridades. Que se puedan clasificar los distintos artículos en función de su nivel de riesgo potencial a proteger, para que los de mayor prioridad reciban una gestión adecuada a sus características. Como veremos posteriormente, algunos ERPs tienen una gestión avanzada de almacenes (SGA) que permite optimizar parte de la cadena de valor por la que fluyen los materiales y productos de la empresa.

    Y por supuesto, los ERP pueden programarse para generar avisos y notificaciones cuando el nivel de existencias alcance el stock de seguridad y se pueden configurar además para que realice un cálculo de reabastecimiento que evite las temidas rupturas de stock.

    La siguiente herramienta que proponemos es un MRP, abreviatura en inglés, de un Planificador de Requerimientos de Material. Los sistemas MRP vinculados a los ERP, permiten calcular las necesidades de recursos, no sólo en base a históricos o a pedidos en curso, sino de proyecciones a futuro en base a demandas estimadas.

    Estas estimaciones se realizan en función de múltiples variables como pueden ser:

    • Periodos estacionales
    • Campañas de marketing
    • Lanzamientos o retiradas de productos
    • Stocks y sus caducidades

    Por ejemplo, si la previsión de venta es muy alta, pero tenemos poca disponibilidad de stock, el MRP puede proponer órdenes de trabajo con un doble efecto: por un lado, aumentar el stock de los materiales terminados y rebajar el inventario de las materias primas, y a su vez, y de forma automática, nos va a proponer un pedido de compra  si detecta que es necesario para no quedarnos desabastecidos. 

    También proponemos una herramienta fundamental para optimizar la gestión del almacén que se llama SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) y que permite controlar todos los movimientos a través de cualquier sistema manual o automatizado con la ayuda de tecnología como la radiofrecuencia, etc...

    Por último, proponemos los Cuadros de Mando que vienen soportadas a partir de las herramientas llamadas Business Intelligence (BI). Estas herramientas se nutren de los datos del ERP, y gracias a ellas se consigue:

    1. Detectar problemas y por nuestro conocimiento: un cuadro de mando puede identificar los desabastecimientos existentes dando visibilidad a las áreas de Gestión de Ventas y Compras para resolver eficazmente el problema, e identificando todos los factores que intervienen en las situación a analizar.

    2. Predecir las probabilidades de que se produzca una rotura de stock: un sistema de gestión de inventario equipado con un buen dashboard puede predecir una rotura de stock antes de que se produzca, permitiendo abastecerse a tiempo para evitar el problema.

    Conclusión

    Las roturas de stock, como consecuencia de una gestión deficiente, pueden tener efectos muy nocivos para la empresa, que puede llegar a la pérdida de confianza por parte del cliente. La clave para cualquier modelo de gestión es disponer de las herramientas necesarias que sirvan de apoyo para cubrir sus objetivos. Hoy en día, en plena era tecnológica y de la información, existen distintas soluciones con la madurez suficiente para garantizar la eficacia de sus resultados.

    Implantar un ERP te evitará muchos quebraderos de cabeza y malas gestiones, además de evitar incurrir en tiempos y recursos ociosos, lo que se traduce en reducción de costes y aumento de beneficios.

     

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    Equipo DATADEC

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