Una compra racional es aquella que se realiza a partir de una planificación de necesidades y en la que se han tenido en cuenta todos los factores que configuran esa adquisición, como el precio, la calidad, la necesidad de la compra, y las situaciones imprevistas en este tipo de procesos.
Si alguno de estos factores falla, podemos realizar compras poco eficientes.
Comprar racionalmente supone comprar mejor en el sentido de que evita situaciones de exceso de inventario, o todo lo contrario, reduce las roturas de stock por no haber contemplado las situaciones imprevistas.
Un exceso de inventario provoca costes financieros, logísticos, problemas de obsolescencia y caducidad, e incluso problemas en el nivel de servicio. Pero un inventario deficiente puede provocar también malos niveles de servicio y compras forzadas por la situación en condiciones normalmente desfavorables.
El departamento de compras es pues una pieza clave para mejorar la eficiencia, ya que unos de sus objetivos es conseguir la adquisición de bienes al mejor precio posible sin menoscabo de la calidad y servicio, además, debe conseguir unos niveles adecuados de inventario que permita que la cadena de suministro funcione de manera fluida y ágil.
Para analizar cómo podemos comprar mejor, es interesante hacerse las siguientes preguntas
¿Qué errores se producen en la gestión de compras?
Los principales errores que cometen las empresas al realizar el aprovisionamiento de sus almacenes son algunos de los que exponemos a continuación:
- Administrar todos los artículos por igual, ignorando sus características. Falta de una política de compras.
La gestión de compras depende fundamentalmente de las características de los productos que compramos. Estas características definen la política de compras, de forma que no se pueden dedicar los mismos recursos de tiempo y dinero a aquellos artículos que supongan bajos costes unitarios, pocas incidencias en los requerimientos de calidad (facilidad de oferta homogénea en el mercado) y baja influencia en otros productos o servicios, de aquellos que tienen un elevado coste, unos requerimientos de calidad críticos y una gran influencia en otros procesos o productos posteriores en la cadena de suministro.
Al hacer un análisis de este tipo solemos llegar a la conclusión de la regla 80/20, según la cual, sólo un 20% de los artículos que compramos requieren una alta dedicación en el análisis y control mensual de los mismos, mientras que el 80% restante, puede gestionarse con una política de compras basadas en alertas según los distintos niveles de stock definidos y en el cálculo de necesidades de ventas. - Falta de atención a productos afectados por la estacionalidad.
Los artículos afectos a situaciones estacionales no suelen estar presentes de forma continua en la gestión comercial. Por este motivo, es especialmente importante asegurarnos de que los tendremos presentes cuando sea necesario. Para ello, es muy importante que nuestra gestión contemple herramientas de cálculo de necesidades de acuerdo con las expectativas de ventas, con la anticipación suficiente para que no se produzcan problemas en la contratación y recepción de dichos materiales. - No trabajar con alertas en el inventario
Los niveles de inventario nos pueden ayudar a minimizar los excedentes y las roturas de stock. El stock máximo nos permite detectar el nivel máximo de inventario de un producto que estamos dispuestos a mantener (de acuerdo con distintos criterios de gestión). El stock mínimo, por el contrario, es el nivel de inventario de un producto que nos informa de la posibilidad de problemas si no se incrementa (de acuerdo con distintos criterios de gestión). Lógicamente, el nivel de stock se debe encontrar entre ambos niveles, por lo que se debería intervenir en el caso de que esto no fuera así. Para esto es muy útil las notificaciones de alertas. - No respetar la política de compras
Existen normas que se deben cumplir: condiciones de coste, elección de proveedores, tiempos, modalidades de financiamiento, cambios y devoluciones. - No evaluar a nuestros proveedores más importantes.
De acuerdo con una política comercial efectiva, no sólo es importante evaluar a aquellos proveedores que represente el 20% de los artículos que requieren una mayor atención (como hemos visto antes), sino también de gran parte del 80%, aunque el proceso y la frecuencia no sea la misma. Este tipo de acciones nos permiten diseñar una relación a largo plazo con nuestros proveedores, lo que nos beneficia a ambos. - Consideran de forma aislada los descuentos que nos ofrecen nuestros proveedores.
Es preciso evaluar el impacto económico-financiero sobre el incremento del mayor volumen de compras por descuentos en el costo unitario, ya que estas propuestas inducen a excedentes de inventarios que pueden incrementar otros costes no deseados de la empresa. - No realizar una planificación de las compras
No es posible hacer una gestión eficaz de compras sin una buena planificación de las compras a partir de los requerimientos de los almacenes, los procesos productivos y las ventas. Por tanto, es importante contar con herramientas que contemplen esta casuística, ya que es lo que permite racionalizar el proceso de compras. - Dar por hecho que el proceso de abastecimiento termina en la orden de compra
Es importante realizar un seguimiento del cumplimiento de los acuerdos establecidos en la orden compra para asegurarnos de que se hace como se indicó. Gran parte de esta información se genera con posterioridad a la recepción de la mercancía. Todos estos errores pueden evitarse implantando un sistema ERP que contenga un buen módulo de gestión de compras coordinado con las necesidades de fabricación y con las estimaciones de ventas.
Ventajas que ofrece un ERP para comprar mejor
El uso de un sistema ERP te da la posibilidad de optimizar tus gestiones de compra, permitiendo organizar de forma lógica e inteligente tu inventario, manteniendo tus niveles de stock bajo control y agilizando tu flujo de trabajo. Conseguir comprar mejor es aprovisionar a la empresa de los stocks adecuados, en las cantidades requeridas y en el tiempo preciso.
Los módulos integrados en un ERP que contemplan la casuística analizada en este artículo son al menos: la gestión de compras, gestión de almacén e inventario, gestión de producción y gestión comercial. En concreto las funcionalidades que te ofrecen estos módulos son, entre otras, las siguientes:
- Facilitar el trabajo de todo el equipo de compras, reduciendo la carga de trabajo
En un ERP, toda la información, todos los procesos y todas las herramientas se centralizan en la misma plataforma tecnológica. Todo el personal implicado en el proceso de compras puede acceder al mismo software de gestión con la máxima agilidad en cualquier momento y en tiempo real, de manera que pueden manejar toda la información necesaria desde la misma fuente de información.
La agilidad que un ERP te proporciona a la hora de trabajar, no sólo te facilita la ejecución de las tareas, sino que te ayuda a reducir los márgenes de error y a anticiparte a los problemas. - Detectar las necesidades de compra
El programa de gestión ERP debe permitir el almacenaje y control racional y lógico de inventarios y pedidos, facilitando considerablemente las labores del departamento de compras a la hora de identificar las necesidades de la empresa para satisfacer a los clientes.
Todas estas necesidades se identifican a partir de las expectativas de ventas (según distintas fuentes: pedido, presupuestos, etc…) que aporta la gestión comercial y la política de almacenes (niveles de stock deseables), teniendo en cuenta para ello los niveles de inventario y, en su caso, los requerimientos de producción.
Los sistemas MRP (Materials Requirement Planning) integrados en el ERP, planifican las necesidades de materiales de forma óptima basándose en la consideración de que existen dos tipos de artículos dentro de la empresa: los artículos asociados a una demanda externa (productos acabados) y los que responden a las necesidades internas (piezas, componentes, semielaborados, y materias primas).
En este último caso, son productos que intervienen en el proceso de fabricación, cuyas necesidades se pueden calcular a partir del conocimiento de la estructura de materiales del producto. - Optimización en toda la gestión con tus proveedores
El ERP permite una gestión centralizada de los acuerdos con proveedores, políticas de precios, análisis comparativos, la política de calidad y el control de los costes en producción. - Flexibilidad y autonomía en el almacén
Los ERP más modernos se apoyan en soluciones móviles dotando de mayor autonomía y flexibilidad a los operarios del almacén. Permiten establecer los índices que muestran el estado actual del stock y la necesidad de compra de determinadas mercancías, contribuyen a simplificar el traspaso entre almacenes y garantizan la trazabilidad de los artículos en caso de que así se requiera. - Toma de decisiones efectivas con mayor agilidad
Cómo comprar, a quién comprar y en qué momento hacerlo, son algunas de las cuestiones en las que contar con un ERP supone un beneficio extra para la toma de decisiones eficaces basadas en datos. Sin lugar a dudas, un ERP te ayudará a comprar más racionalmente basándote en la información de valor que manejas. - Automatización y control
Muchos ERP cuentan con sistemas integrados de BPM (en inglés Business Process Management) para gestionar los procesos implicados en la gestión de compra con flujos de trabajo específicos. Por ejemplo, en el caso de la gestión de las compras, se pueden automatizar ciertos procesos como las solicitudes de compra desde un estado inicial (Solicitado) a un estado final de Aprobado. Cuando se envía una solicitud de compra a revisión, se inicia el proceso del flujo de trabajo. Cuando se aprueba una solicitud de compra, se puede generar un pedido de compra y enviarlo al proveedor para su información.
La automatización de procesos, la reducción de los márgenes de error, y la recogida y análisis de datos durante todo el proceso de compra, son parámetros clave que un ERP te proporciona para sacarle el máximo partido a tu departamento de compras en coordinación con el resto de departamentos implicados.
Conclusión
La función del departamento de compras no es nada sencilla, pero si dispone de las herramientas tecnológicas necesarias, será más fácil, no solo el desempeño de sus funciones, sino que pueda comunicarse e intercambiar información con el resto de áreas, de una manera más ágil y fluida.
Como hemos visto, un sistema de gestión integral ERP ayudará al departamento a comprar mejor y más racionalmente y así obtener beneficios para el conjunto de la organización que verá mejorada su gestión de manera integral.
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