El soporte y el mantenimiento de un programa de almacén resulta tener una importancia trascendental para el futuro desarrollo, escalabilidad y rendimiento del software. Los cambios en la tecnología de almacenes, las exigencias de los clientes y la evolución constante del mercado además de requisitos legislativos, también en constante evolución, necesitan respuestas ágiles por nuestra parte que deben trasladarse al software, ya que la capacidad de adaptación de nuestro negocio a todos esos cambios y la velocidad a la que nos adaptemos, dependen de esas acciones de mantenimiento o relaciones post-venta con nuestro proveedor.
Un programa de gestión de almacén es algo vivo y dinámico que debe mantenerse en constante evolución y esa es la función del equipo de soporte y mantenimiento futuro del programa. Además, no nos engañemos, el software necesitará que se vayan resolviendo los problemas propios de cualquier software, como pueden ser incompatibilidades imprevistas, obsolescencias, bajadas de rendimiento, disfunciones propias de algunas actualizaciones, etc. Problemas que sólo se hacen visibles con el uso diario y que deben ser resueltas.
Por lo tanto, debemos prestar también atención a elementos que no son estrictamente del software. Todos esos parches y acciones evolutivas que el programa de almacén necesitará serán proporcionados por un proveedor determinado, por lo que, de forma inherente, al hablar de soporte y mantenimiento a futuro del software, ineludiblemente tendremos que evaluar algunos aspectos del futuro de dicho proveedor.
En resumen, para poder evaluar la selección de un programa de gestión de almacén tendremos que evaluar tanto aspectos que afectan al software propiamente dicho, cómo otros que apuntan al proveedor.
El objetivo de este análisis es saber por qué se paga en un contrato de mantenimiento y que se tiene que recibir a cambio. Además, deberas contar con un mecanismo de monitorización de que se cumple el contrato por parte del proveedor.
Aunque existen múltiples aspectos a considerar en función del sector o condiciones competitivas de cada empresa, nos vamos a centrar en aquellas consideraciones que entendemos que siempre deberemos tener presentes.
Con relación a las actualizaciones debemos de diferenciar dos tipos muy distintos:
Como ya hemos mencionado, el software no es un recurso estático, la tecnología de las bases de datos mejoran, el hardware evoluciona, la legislación cambiará, y la demanda de información por parte de diversos sistemas de su negocio también, por ello, para mantener el rendimiento deseado, es necesaria una actualización continua de su software. Para ello, debemos evaluar qué tipo de acciones están contenidas en un contrato de mantenimiento y cómo se contempla la solución a otros problemas no contemplados de forma contractual pero cuya posibilidad de ocurrencia futura es alta. Podemos distinguir 3 grupos de acciones a considerar:
Un forma de asegurarnos la capacidad de adaptación futura de nuestro programa de gestion de almacén, es a través de la integración futura con otros programas que gestionen ciertas funcionalidades críticas. La capacidad que tenga la empresa proveedora de software de integrarse con otros programas a través de APIs es una buena señal de la predisposición del proveedor a recurrir a este tipo de soluciones.
Es importante que su software pueda adaptarse a nuevas estrategias comerciales muy específicas que no se resolverán sólo con actualizaciones, como gestionar nuevas tipologías de artículos, venta por comercio electrónico, omnicanalidad, etc. Además, debe estar preparado para convivir con soluciones que quizá hoy sólo son opciones, pero que en el futuro pueden ser una realidad para su almacén como sistemas de realidad aumentada, AGVs, IoT, RFID, etc. Su software debe estar preparado para la interacción con estas y otras nuevas tecnologías, incluso aunque hoy en día no sean necesarias en su almacén.
Como hemos tratado en post anteriores, elegir bien al proveedor es tan importante como elegir bien el software. Tendremos que valorar si tiene capacidad para satisfacer las necesidades de la empresa, en este sentido tendremos que poner en valor:
Esta circunstancia, aunque parezca y de hecho es improbable, de ocurrir, tiene consecuencias nefastas de gran calado y resulta de total conveniencia, reclamar garantías que aseguren que nuestra empresa, no sufrirá las consecuencias de una incidencia de este calibre.
Gracias al programa de gestión de almacén nuestra empresa puede orientar sus esfuerzos al crecimiento estratégico y comercial, con la absoluta certeza de que sus operaciones presentes y sus futuros desafíos, quedarán sólidamente respaldadas y aseguradas por el propio sistema, que reducirá tanto las ineficiencias como los costes, dotando a toda nuestra cadena de suministro de gran agilidad y mayor rentabilidad.
Mantener ese nivel de rendimiento a lo largo del tiempo, es algo que depende de las condiciones de soporte y mantenimiento futuro del programa y que deben evaluarse dentro del proceso de elección de un sistema de gestión para nuestro almacén.
Tanto las condiciones del propio software para adaptarse a cambios futuros pero predecibles, como las condiciones en que el proveedor encara dichas adaptaciones, marcarán la capacidad de nuestra empresa, de nuestro almacén y de nuestra cadena de suministro, para superar las dificultades legislativas y de mercado que vayan surgiendo. Por descontado, que también nos ayudarán a marcarnos y lograr nuevos objetivos comerciales, instalar novedades tecnológicas, destacar entre la competencia o abrir nuevas líneas de mercado.
Un programa de gestión de almacén está tan vivo como el proveedor que lo gestiona y debe ser tan ágil como la compañía que lo utiliza. Evaluar con tranquilidad y método cada una de las condiciones de soporte y mantenimiento futuro del programa, nos garantizará que cada problema de software quedará resuelto, nuestra capacidad operativa se mantendrá actualizada y en definitiva que nuestro futuro desarrollo y nivel de servicio no dependerá de una suerte de aciertos o errores al azar dentro de nuestro almacén, sino de la cristalización de nuestra capacidad de planificación estratégica en acciones eficientes y efectivas.