La selección de un programa de gestión avanzada de almacenes (SGA) es una de las decisiones más complejas, ya que una mala elección puede provocar algunos problemas durante mucho tiempo. Es normal que durante el proceso de selección nos asalten algunas dudas.
Por ello es importante que tengas una respuesta razonable a cada una de las siguientes preguntas:
- ¿Dónde estas?¿Cuál es la situación de partida?
- ¿Dónde quieres llegar? ¿Cuáles son tus objetivos?
- ¿Cómo vas a llegar?
- ¿Con quién vas a llegar? ¿Quién te acompañará en la travesía?
Tomar la mejor decisión a la hora de elegir un programa de gestión de almacenes dependerá en gran medida del trabajo previo de estudio de necesidades que realicemos tanto de nuestro almacén, como del resto de departamentos que resultarán afectados por el cambio de gestión. Porque no olvidemos que, aunque suponga una mejora notable, implantar un sistema de gestión avanzada de almacenes SGA también supone asumir que se requiere un cambio importante. Como todo cambio, será de gran importancia la labor de mentalización previa con el objetivo de lograr la mayor implicación posible en el desarrollo del proyecto del personal que deberá manejarlo para mitigar su reacción de resistencia al cambio.
Aunque suene a obviedad, el primer consejo a la hora de adquirir un programa de gestión de almacenes es mantener en todo momento la visión de futuro. Elegir un SGA no es elegir una lámpara que podamos probar en casa y descartar a un rincón del trastero o devolver si no nos gusta. Debemos pensar en todo momento dónde estaremos al menos con un horizonte temporal no inferior a 3 años y decidir si el software tiene la capacidad de evolucionar conforme a nuestro propio crecimiento como compañía. Más importante aún es asegurarse de que el partner que nos lo suministra seguirá en el mercado al cabo de ese horizonte temporal y en el caso de que no lo esté, qué soluciones nos aporta. Un software de código propietario o comercial que se quede “sin propietario” puede colocarnos en una situación muy comprometida y de muy difícil solución.
Además, pensemos que no sólo estamos eligiendo un producto, un software, también estamos eligiendo a un proveedor que será nuestro gran apoyo, estrecho colaborador y garante del correcto funcionamiento de nuestro almacén y del resto de departamentos de la compañía. Por lo tanto, los primeros consejos van a ir referidos al propio software y su partner.
Consejos para elegir un programa de gestión de almacenes SGA
En términos generales, podemos resaltar 3 grandes grupos de consejos a tener en cuenta a la hora de seleccionar un programa de gestión de almacén. En concreto nos referimos a:
- Con relación al sistema de información del pasado, hay que valorar la capacidad de migración de todos los datos para perder el menor número de datos históricos, ya que, debidamente tratados, son fuente de conocimiento de la empresa, además de evitar un sobre coste en la carga de mantenimientos maestros necesarios para trabajar en cualquier programa.
- Con relación a las consideraciones que se deben hacer en el momento de la decisión, hay que tener en cuenta tanto la capacidad funcional, como la usabilidad y capacidad tecnológica del programa.
- Con relación a las consideraciones del futuro, es importante valorar las posibilidades de subsistencia del proveedor y su capacidad de mantener el sistema de software en condiciones eficientes y eficaces.
A continuación, vamos a referirnos a algunos consejos en detalle que nuestra experiencia nos ha demostrado que son relevantes.
1.- Transparencia en su política de precios.
Un SGA debe prosperar con nosotros y por tanto debe poder actualizarse, modificarse, personalizarse, ampliarse, migrarse, conectarse con otros sistemas, etc., y todo esto tiene un coste global, que debemos conocer previamente para evitarnos sorpresas desagradables. Por mucho que planifiquemos es imposible prever el 100% de situaciones, clientes, proveedores y tipos de gestión a los que nuestro programa de gestión de almacén va a tener que adaptarse, pero es aconsejable solicitar de antemano el coste de aquellas que sí podemos prever que se producirán.
2.- ¿Nuestro equipo humano está preparado para utilizar la herramienta?
No olvidemos que el sistema de gestión de almacenes es una herramienta que debe aprender a manejar nuestro equipo, por tanto: ¿Es intuitiva? ¿Cuál es el coste y duración del aprendizaje? La usabilidad del software es importante y también las herramientas auxiliares accesibles al equipo para resolver dudas en un idioma que nos resulte cómodo, sobre todo en los primeros pasos. Puede ser de gran ayuda que exista una comunidad de usuarios activa, que haya tutoriales en video, post de manejo, chats de resolución de dudas, teléfonos de contacto directo 24/7, etc.
3.- Primeros pasos: La migración de datos
La forma en que nuestro nuevo partner resuelve la migración de datos en el sistema SGA durante la implantación es una cuestión que suele descuidarse y que sin embargo es muy conveniente que se planifique cuidadosa y meticulosamente. Nuestro personal se va a enfrentar con todo un mundo nuevo, nuevos equipos, nuevos interfaces, nuevas funcionalidades, nuevas formas de trabajar y todo al mismo tiempo y de un día para otro.
¿Cómo se migrarán los datos existentes (aunque sean pocos) al SGA? ¿Cómo introduciremos parámetros que no están en la base de datos como números de serie o lotes o ubicaciones que hasta ahora no utilizábamos y que ahora son imprescindibles? En coordinación con el proveedor de software deberemos establecer protocolos de actuación, definir quién hará qué y los medios técnicos necesarios para cada tarea.
4.- ¿El software que nos ofrecen ya está funcionando en otras compañías de nuestro sector?
Esto garantiza que nuestro proveedor de software ya tiene experiencia previa en las vicisitudes e idiosincrasias endémicas de nuestro sector, pudiendo ofrecer soluciones personalizadas de efectividad comprobada en otras compañías similares a la nuestra. Esto añade mucho valor al papel del proveedor y debe pesar en la fase de elección.
5.- Compatibilidad con otros programas activos de nuestra empresa.
Es importante asegurarse de que la base de datos utilizada por nuestro sistema SGA será compatible y se puede comunicar con las ya existentes en la empresa, por ejemplo la utilizada por un ERP en funcionamiento. Deben ser capaces de intercambiarse datos en tiempo real y deben estar preparados para que la cantidad de datos a intercambiar sea adecuada, es decir, no podemos perder la trazabilidad del sistema SGA, por ejemplo, en el secuenciador de producción, porque este último no esté preparado para gestionar este dato de principio a fin.
Es importante, en los casos en que los otros programas sean de un proveedor diferente, averiguar cómo se tiene previsto actuar en el caso de las actualizaciones del software. Cuando un partner actualiza su software pueden darse incompatibilidades con el resto de los programas de la empresa, cada proveedor resuelve esto de forma distinta y debe informarnos anticipadamente de su forma particular de afrontar esta posibilidad.
6.- ¿Qué hardware adicional requiere?
Es muy importante conocer qué medios técnicos va a necesitar nuestro programa de gestión de almacenes para funcionar una vez implantado: pantallas táctiles, PDA’s, antenas WIFI, servidores, lectores de códigos de barras, etc. Y también su localización, es decir, dónde van a instalarse: carretillas, puestos de trabajo, etc., así como su resistencia, mantenimiento que requieren, cómo son los puntos de carga de baterías de dichos equipos, cuántas baterías se necesitan, duración, consumo, etc.
7.- Comercio electrónico.
Siempre que exista la posibilidad de operar con una tienda online, debemos elegir un SGA que esté preparado para funcionar con los requisitos especiales que este tipo de actividad va a necesitar. Pensemos que hay diferencias suficientes con respecto al funcionamiento estándar de un SGA en distintos procesos que se deben tener en cuenta y prever. La forma en que el SGA recibe los pedidos cambia, el picking cambia, el packaging puede cambiar, el número de unidades por pedido cambia, el plazo de entrega se reduce, la logística inversa cambia radicalmente y se intensifica, la trazabilidad y seguimiento del envío se exige, en definitiva, el sistema debe estar preparado para todos estos cambios y para funcionar de forma análoga a la estándar de nuestra empresa.
8.- Respecto a nuestra compañía.
Por último, pero no menos importante y siempre antes de empezar nuestra elección, debemos mirarnos a nosotros mismos, y hacer los deberes, debemos definir nuestros procedimientos para establecer nuestros requerimientos. Con requerimientos nos referimos a las exigencias y vicisitudes que vamos a tratar que el software solvente. Las necesidades que deseamos que el software soluciones surgen siempre de la definición de nuestros propios procesos y procedimientos, actuales y/o futuros.
Debemos decidir qué queremos que el software mejore, pero igual de importante es decidir qué es lo que no queremos que cambie. Cada sistema varía su forma de afrontar las entradas, salidas, ubicaciones, movimientos, picking, expediciones, inventarios, albaranes, facturas, etc. Y esta forma de afrontar cada proceso puede ser incompatible con nuestra forma de trabajar o la de algún cliente o proveedor, con nuestra política de empresa o con alguna de nuestras facetas del departamento que no deseamos o no podemos modificar. En estos puntos y de forma invariable se debe exigir al software que demuestre un alto grado de flexibilidad y capacidad de adaptación a nuestras particularidades ya que pueden ser ventajas competitivas consolidadas.
Conclusiones
Adoptar un nuevo programa de gestión como un SGA supone dar un paso más hacia la transformación digital, hacia la logística 4.0. Abrimos la puerta a la adaptación de una parte fundamental de nuestra logística integral al uso de nuevas tecnologías.
En el mercado coexisten una variedad infinita de softwares, por eso para elegirlo adecuadamente es conveniente que tengamos en cuenta los puntos más importantes que nos ayudan de forma efectiva a determinar cuál de ellos se adapta mejor a nuestras necesidades. Estos puntos clave se referirán tanto a aspectos de nuestra propia empresa como del propio software y de la compañía que nos lo suministra.
Un programa de gestión de almacenes debe ser flexible y su primera prueba de flexibilidad estará en demostrar la manera en que se adaptará a nuestra forma de trabajar en el almacén y sus repercusiones en el resto de la compañía. Algunos aspectos que nos son propios y que pueden determinar ventajas competitivas deberán prevalecer y otros no porque cambiarán en favor de una mejora de la gestión, y cada punto, deba variar o mantenerse, debe definirse en la fase de estudio de necesidades previo a la implantación.
A cambio, los beneficios tras la implantación a corto plazo se verán reflejados en aspectos muy evidentes como la mayor capacidad de adaptación, anticipación y planificación logísticas, mayor eficacia y eficiencia de cada proceso, flujo de información preciso y en tiempo real, capacidad de planificación y toma de decisiones en base a la gestión de datos, aumento notable y a corto plazo del nivel de servicio y reducción muy significativa de errores de envío, control total de procesos, recursos humanos y referencias, etc.
Implantar un programa de gestión de almacenes SGA supone un cambio a mejor, pero un cambio a fin de cuentas. Es una decisión que debemos tomar mirando siempre el largo plazo y para ello primero debemos tener decidido dónde estamos, hasta dónde queremos llegar y con quién.
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