SELECCIONA TU PROGRAMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN. CLAVE 1

Si estás buscando un sistema de gestión de almacén o SGA (WMS en inglés) encontrar la solución adecuada te ayudará, por mencionar las ventajas más destacadas, a:

• • mejorar el cumplimiento de tus pedidos
  • a automatizar tus procesos y la recopilación de datos, y a agilizar el intercambio de información
  • dar visibilidad a tu inventario con ciertas garantías, algo muy beneficioso e imprescindible por ejemplo para la venta online.

Emprender el camino de la elección de un programa de gestión de almacén, es algo que no debería hacerse con prisas. Esto suele ser más fácil decirlo que hacerlo, pero la realidad es que no es aconsejable esperar a que manifiestamente nuestras operaciones en el almacén y su gestión no sean competitivas para comenzar a evaluar la conveniencia de un nuevo sistema. La variedad de softwares en el mercado es amplia y la toma de la decisión final al respecto, importante, ya que afectará de lleno al corazón de la propuesta de valor de su cadena de suministro y por tanto del futuro planteamiento de su estrategia empresarial. 

Es cierto que la implantación de tecnología mejora significativamente todas las operaciones del almacén, pero es igual de cierto que para poder valorar todas estas ventajas como tales, debemos ser capaces de marcarnos un punto de partida, un procedimiento que nos demuestre con datos, que es lo que vamos a ganar y que es lo que podemos perder o sacrificar. No todos los sistemas de gestión de almacén son iguales, por tanto, el nivel de acierto de la decisión que tomemos debe depender de cuál de todos los programas de almacén existentes se adapta mejor a las necesidades de mi negocio sin dejarnos llevar por las exageraciones comerciales. 

Análisis preliminar del almacén.

Cualquier procedimiento a aplicar debe partir de analizar detenidamente dónde estamos y, sobre todo, a dónde queremos llegar. Un SGA no hace milagros, pero sí dispara notablemente los niveles de eficacia y eficiencia en la gestión integral del almacén, siempre y cuando elijamos bien, y para elegir bien, debemos analizar eficazmente nuestro presente para poder planificar con acierto nuestro futuro.

Análisis DAFO

Una buena forma de empezar, sería realizar un análisis DAFO de nuestro almacén. Este análisis todavía resulta ser una herramienta muy útil para asentar las bases de una futura estrategia de gestión del almacén dotada de un objetivo claro y con visión de futuro.

Para realizar un DAFO, necesitamos realizar un trabajo basado en:

• Un análisis introspectivo, donde lo importante es determinar, con relación a la gestion de nuestro almacén:
  • Las principales cosas que hacemos bien, lo que clasificaremos en la “F” de “fortalezas”
  • Las cosas que hacemos mal o que necesitamos mejorar de forma evidente, lo que clasificaremos en la “D” de “debilidades”
• Un análisis externo para valorar:
  • Las oportunidades que nos brindan factores externos a nuestra empresa, como es el desarrollo tecnológico aplicado al almacén, etc…, lo que clasificaremos en la “O” de “oportunidades”
  • Los factores externos que nos pueden crear dificultades en el futuro, lo que clasificaremos en la “A” de “amenazas”

Este análisis nos puede ayudar a:

• Cruzar las diferentes consideraciones obtenidas de las diferentes prespectivas enriqueciendo la creatividad para plantear nuevas ideas.
• Al ser una labor que debe desarrollarse en equipo, ayuda a homogeneizar   la información relevante y las conclusiones de los participantes.
• Al partir de la información compartida es mas fácil involucrar a todos en diseñar propuestas que:
  • Minimicen o corrijan los puntos débiles detectados.
  • Desarrollen o mantengan los puntos fuertes.
  • Aprovechen las oportunidades que nos ofrece el entorno.
  • Que se valoren los riesgos que representan también las amenazas del entorno.

Análisis interno de nuestra gestión de almacén

Podemos destacar algunos puntos importantes:

• ¿Nuestra gestión laboral actual en el almacén es eficiente y eficaz?
  ¿Cómo se transmiten las órdenes? ¿En cuánto tiempo? ¿Se producen confusiones? ¿Quién es nuestro personal más productivo? ¿Quién tiene el mayor porcentaje de eficacia? ¿Quién comete más errores, de qué naturaleza?

• ¿Es nuestro stock visible y el sistema garantiza la trazabilidad completa del 100% de referencias?
  ¿Sabemos dónde están todas y cada una de nuestras referencias, aunque cambien de posición constantemente? ¿Conocemos de verdad el nivel de stock de cada una de ellas en tiempo real? Dada una referencia cualquiera, ¿podemos averiguar cuándo entró, con qué número de lote? ¿Dónde se ubicó, quién lo hizo, etc.?
  
  ¿Podríamos abordar un canal de venta on line donde cada cliente pudiese saber con exactitud si la referencia que va a adquirir está disponible sin temor a un error de inventario? 

• ¿Sabemos en qué proceso o procesos cometemos más errores? ¿Y más aciertos?
  Por ejemplo, en picking: ¿sabemos en qué porcentaje exacto de eficacia nos movemos? ¿Somos más eficientes en una época del año que en otra, en unas referencias más que en otras? ¿Sabemos el porqué de todo eso?
  
  ¿Cómo detectamos la necesidad de reposición de existencias? ¿Cuánto tiempo y personal dedicamos a la entrada? ¿Las entradas están organizadas o se descarga y se introduce aquello que va llegando sin tener conocimiento previo de qué será lo siguiente?
  
  ¿Tenemos picos y valles de actividad marcados en algunos procesos, es decir, períodos de actividad frenética seguidos de tramos de completa tranquilidad?
  
  ¿Cómo hacemos inventario? ¿Usamos papel para los recuentos? ¿Cuánto tardamos de media en hacer un inventario total? ¿Podemos hacer inventarios cíclicos? ¿Qué porcentaje de ajustes se deben realizar? ¿Son al alza en su mayoría, a la baja? ¿Esos ajustes se hacen en tiempo real o en diferido?

• Con el sistema actual ¿somos capaces de elaborar informes precisos justo cuando se necesitan?
  ¿En cuánto tiempo? ¿De cuántas áreas o procesos? ¿Pueden combinarse diferentes variables y modificarlas para obtener diferentes resultados? ¿Con qué nivel de precisión? ¿Pueden compartirse en tiempo real?

• ¿Qué porcentaje de devoluciones manejamos?
  ¿Conocemos sus costes, si los productos pueden reinsertarse en la cadena o por el contrario presentan desperfectos, el tipo de desperfecto mayoritario, etc.? 

• ¿Cuántos papeles manejamos? ¿Cuántas hojas Excel?
  La cantidad de hojas Excel que manejamos es un indicador directo de las carencias del sistema actual y por tanto una debilidad del mismo, fácilmente abordable como oportunidad de mejora para en nuevo sistema de gestión de almacén ya que únicamente debemos apuntar que deseamos que el nuevo sistema SGA haga lo que cada hoja de cálculo hace actualmente.

• ¿Cuál es nuestro nivel de servicio?
  ¿Lo conocemos realmente o lo basamos en la intuición? ¿Seríamos capaces de mejorarlo atacando a la causa raíz de los problemas que surgen o caemos siempre en los mismos errores? 

• ¿Nuestros proveedores son fortalezas, oportunidades, debilidades o amenazas?
  Es muy importante que un análisis exhaustivo no olvidemos incluir a nuestros proveedores, sus plazos, su grado de cumplimiento, sus defectos de producto, su fiabilidad en general y su capacidad para abordar nuevos retos como el de nuestro propio cambio de sistema de gestión de almacén.

Existen multitud de elementos que analizar y cada uno de ellos depende del almacén objeto del análisis, de su sector, su casuística, su naturaleza, su actividad empresarial, sus clientes, sus proveedores, etc.

Hecho esto podremos realizar una clara definición y planificación de los objetivos de mejora que deseamos conseguir, deducido en base a nuestras debilidades, sabremos qué aspectos debemos potenciar y sobre todo habremos marcado un punto de partida basado en datos que nos va a permitir evaluar y cuantificar los resultados obtenidos al finalizar el proyecto.

Piensa que el SGA juega a dos bandas:

• Por una parte, deberá adaptarse a nuestras fortalezas, el SGA se debe adaptar a todo aquello que nos ha hecho grandes.
• Por otra nosotros deberemos adaptarnos al SGA cuando subsane una de nuestras debilidades manifiestas o nos proteja de una amenaza o brinde una oportunidad (como la posibilidad de abrir un canal de venta on line).

Para todos los casos, no existe el mejor SGA, sino el que mejor se adapte a nuestras necesidades y expectativas, que ya habremos definido en el análisis, con lo que podremos valorar cada propuesta de programa de almacén en base una serie de criterios basados en datos y no en intuiciones.

Conclusiones

El primer paso a la hora de seleccionar el programa de gestión de nuestro almacén es, sin ningún lugar a dudas, el análisis preliminar de nuestro almacén.

Esto en sí mismo es un proyecto que deberíamos realizar antes de observar que nuestros procesos han quedado obsoletos o perdido competitividad. Es una labor de equipo que requiere inversión económica y que consume recursos y no debe tomarse a la ligera. De este análisis dependerá el grado de acierto en la elección del nuevo sistema.

Por lo tanto, es un análisis que debe realizarse metódicamente abarcando la totalidad de procesos y detalles del almacén. Un buen método que seguir, por sus sencillez y eficacia, puede ser un análisis DAFO.

Involucre a cuanta más gente pueda en el análisis y baje al máximo nivel de detalle que le sea posible. Toda aportación es importante y puede desvelar claves decisivas para la decisión final, tenga en cuenta que el programa de almacén que mejor se adapte a nuestras fortalezas y que mejor subsane nuestras debilidades será la mejor elección para nosotros y cualquier detalle puede ser decisivo en este sentido.

Establecer los objetivos de mejora desde la clara determinación de nuestro punto de partida es imprescindible no sólo para poder marcar el camino a seguir y los hitos que el proyecto debe ir cumpliendo, sino para poder valorar por comparación el grado en que el cumplimiento se ejecuta.

El almacén es un detector eficaz de oportunidades de mejora y de problemas de la cadena de suministro, es el corazón que regula el flujo de materiales e información y su buen funcionamiento supone una clara ventaja competitiva en el entorno actual y contribuye decisivamente a la propuesta de valor de la empresa. Tenemos que mejorarlo constantemente y elegir un programa de almacén es un paso decisivo que afectará directamente a muchas decisiones estratégicas de la empresa. Definir claramente dónde estamos, lo que necesitamos y hasta dónde pretendemos llegar, serán las tres patas del taburete que sostiene la viabilidad y el éxito del proyecto.

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