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    BLOG | ERP Cloud, SGA y Software de Gestión

    26 Oct 2020

    SELECCIONA TU PROGRAMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN: CLAVE 5

    Por: Juan Cisneros, equipo DATADEC

    selecciona_programa_gestion_clave5El soporte y el mantenimiento de un programa de almacén resulta tener una importancia trascendental para el futuro desarrollo, escalabilidad y rendimiento del software. Los cambios en la tecnología de almacenes, las exigencias de los clientes y la evolución constante del mercado además de requisitos legislativos, también en constante evolución, necesitan respuestas ágiles por nuestra parte que deben trasladarse al software, ya que la capacidad de adaptación de nuestro negocio a todos esos cambios y la velocidad a la que nos adaptemos, dependen de esas acciones de mantenimiento o relaciones post-venta con nuestro proveedor.

    Un programa de gestión de almacén es algo vivo y dinámico que debe mantenerse en constante evolución y esa es la función del equipo de soporte y mantenimiento futuro del programa. Además, no nos engañemos, el software necesitará que se vayan resolviendo los problemas propios de cualquier software, como pueden ser incompatibilidades imprevistas, obsolescencias, bajadas de rendimiento, disfunciones propias de algunas actualizaciones, etc. Problemas que sólo se hacen visibles con el uso diario y que deben ser resueltas.

    Por lo tanto, debemos prestar también atención a elementos que no son estrictamente del software. Todos esos parches y acciones evolutivas que el programa de almacén necesitará serán proporcionados por un proveedor determinado, por lo que, de forma inherente, al hablar de soporte y mantenimiento a futuro del software, ineludiblemente tendremos que evaluar algunos aspectos del futuro de dicho proveedor.

    En resumen, para poder evaluar el soporte y mantenimiento futuro del programa de gestión de almacén tendremos que evaluar tanto aspectos que afectan al software propiamente dicho, como otros que apuntan al proveedor.

     

    Análisis de las condiciones de mantenimiento del software de almacén. 

    El objetivo de este análisis es saber por qué se paga en un contrato de mantenimiento y que se tiene que recibir a cambio. Además, deberas contar con un mecanismo de monitorización de que se cumple el contrato por parte del proveedor.

     Aunque existen múltiples aspectos a considerar en función del sector o condiciones competitivas de cada empresa, nos vamos a centrar en aquellas consideraciones que entendemos que siempre deberemos tener presentes.

     

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    • Acciones sobre el software de gestion de almacén analizado.

    Con relación a las actualizaciones debemos de diferenciar dos tipos muy distintos:

      • Las actualizaciones del propio software de almacén.

    Como ya hemos mencionado, el software no es un recurso estático, la tecnología de las bases de datos mejoran, el hardware evoluciona, la legislación cambiará, y la demanda de información por parte de diversos sistemas de su negocio también, por ello, para mantener el rendimiento deseado, es necesaria una actualización continua de su software. Para ello, debemos evaluar qué tipo de acciones están contenidas en un contrato de mantenimiento y cómo se contempla la solución a otros problemas no contemplados de forma contractual pero cuya posibilidad de ocurrencia futura es alta. Podemos distinguir 3 grupos de acciones a considerar:

                • Aquellas que se derivan de fallos o por otros factores que afectan a las condiciones de rendimiento normal de la aplicación. Esto contempla lo que habitualmente nos referimos a “parches y correcciones del software”. El uso ordinario del software por sí mismo puede generar ineficiencias que no detienen en programa, pero sí que generan pequeñas disfunciones que en la mayoría de los casos se perciben por el usuario como molestias por bajadas de rendimiento o faltas de respuesta del software. En estos casos es necesaria la intervención del proveedor bien sea “in situ” bien remotamente. Conocer la forma en que un proveedor resuelve este tipo de incidencias propias del uso diario del software y hasta qué punto entran en garantí
                • Aquellas que se derivan por circunstancias ajenas a nuestra voluntad pero que son previsibles y recurrentes, que no se encuentran en el grupo anterior. En este sentido debemos analizar como se tratan las adaptaciones a la nueva legislación que aparezca en el futuro, adaptaciones requeridas por cambios tecnológicos (evolución de sistemas operativos, cambios en los requerimientos de las bases de datos, etc…).
                • Aquellas que se deriven por nuevos requerimientos de nuestro sistema de gestión. En este sentido es importante conocer las condiciones económicas, disponibilidad de recursos plazos, procesos, etc… en los que se comprometa el proveedor para dar respuesta a nuestros nuevos requerimientos futuros.
      • Actualizaciones de otros softwares con los que necesita integrarse

                • Su programa puede utilizar, para ciertas funciones otros softwares del mercado que estén especializados en la tarea en sí, por ejemplo, para realizar informes o gráficas, puede que su programa de gestión de almacén haga una llamada a una base de datos externa o a hojas de cálculo ajenas al propio software. Esto normalmente el usuario no lo percibe, pero puede ocurrir. En este caso, lo habitual es que las actualizaciones de estos softwares estén controladas por su proveedor y no suele haber problemas de incompatibilidades, pero no está de más que lo saquemos a colación y lo valoremos llegado el caso.
                • Por otra parte, su software tendrá que integrarse con otros propios de su compañía o de la cadena de suministro, como el de algún proveedor o cliente o el de su propia cadena de producción. En este caso, debe asegurarse la disponibilidad de su proveedor para supervisar estas actualizaciones, por ejemplo, de su ERP o su CRM, dado que una actualización en un software externo con el que estemos conectados puede traer algún problema de comunicación, intercambio de ficheros, etc., suelen ser de poca enjundia, pero deben subsanarse inmediatamente.
    • Capacidad de integración con otros softwares.

    Un forma de asegurarnos la capacidad de adaptación futura de nuestro programa de gestion de almacén, es a través de la integración futura con otros programas que gestionen ciertas funcionalidades críticas. La capacidad que tenga la empresa proveedora de software de integrarse con otros programas a través de APIs es una buena señal de la predisposición del proveedor a recurrir a este tipo de soluciones.

    Es importante que su software pueda adaptarse a nuevas estrategias comerciales muy específicas que no se resolverán sólo con actualizaciones, como gestionar nuevas tipologías de artículos, venta por comercio electrónico, omnicanalidad, etc. Además, debe estar preparado para convivir con soluciones que quizá hoy sólo son opciones, pero que en el futuro pueden ser una realidad para su almacén como sistemas de realidad aumentada, AGVs, IoT, RFID, etc. Su software debe estar preparado para la interacción con estas y otras nuevas tecnologías, incluso aunque hoy en día no sean necesarias en su almacén.

     

    Análisis de la viabilidad futura de nuestro proveedor de software de almacén.

    Como hemos tratado en post anteriores, elegir bien al proveedor es tan importante como elegir bien el software. Tendremos que valorar si tiene capacidad para satisfacer las necesidades de la empresa, en este sentido tendremos que poner en valor:

        • La fortaleza financiera del proveedor, que garantizaría su presencia en el futuro al menos en el horizonte temporal que hayamos marcado como vida útil de nuestro software (normalmente entre 10 y 15 años).
        • Experiencia en implantaciones similares, que nos permitan confiar en una implantación exitosa en nuestro almacé
        • Servicios que ofrece post-implantación, como la atención telefónica o remota de cualquier tipo para la resolución de problemas de software o simples dudas de usuario.
        • Sus inversiones en I+D+I, es crucial que un proveedor de tecnología logística se mantenga al día tanto de los avances que se producen en su campo como en el nuestro, y que dedique recursos a mejorar y realizar innovaciones en su producto continuamente. Ser los primeros en implantar ciertos avances tecnológicos, puede darnos ventajas competitivas antes que a la competencia, y resultará imposible si nuestro proveedor no innova ni se anticipa a su vez.
        • Las condiciones para el cambio de proveedor, aunque no esté previsto a corto plazo, es algo que debemos considerar como una posibilidad real futura. Tendremos que definir las condiciones en las que se deberá realizar un hipotético proceso de desconexión con nuestro proveedor. Entre otras cosas, necesitaremos saber las condiciones económicas de la migración de datos al nuevo entorno, las condiciones de apoyo técnico a ese cambio de software, los plazos, etc…
        • Otro asunto que valorar es la posibilidad de acceder al software en caso de incidencia o causa de fuerza mayor, este es un caso muy particular, pero debido a las crisis que estamos viviendo es conveniente tratarlo. ¿Qué ocurre si por una circunstancia imprevista nuestro proveedor desaparece del mercado? Sin acceso a su código y sin otro partner, dispuesto a tomar el relevo estaríamos desprovistos de soporte, de asistencia y ante cualquier incidencia literalmente indefensos. Esta circunstancia no suele salir a colación y es muy importante tener prevista una salida. Por ejemplo, que haya proveedores del mismo software en otros países, etc…

    Esta circunstancia, aunque parezca y de hecho es improbable, de ocurrir, tiene consecuencias nefastas de gran calado y resulta de total conveniencia, reclamar garantías que aseguren que nuestra empresa, no sufrirá las consecuencias de una incidencia de este calibre.

     

    Conclusiones

    Gracias al programa de gestión de almacén nuestra empresa puede orientar sus esfuerzos al crecimiento estratégico y comercial, con la absoluta certeza de que sus operaciones presentes y sus futuros desafíos, quedarán sólidamente respaldadas y aseguradas por el propio sistema, que reducirá tanto las ineficiencias como los costes, dotando a toda nuestra cadena de suministro de gran agilidad y mayor rentabilidad.

    Mantener ese nivel de rendimiento a lo largo del tiempo, es algo que depende de las condiciones de soporte y mantenimiento futuro del programa y que deben evaluarse dentro del proceso de elección de un sistema de gestión para nuestro almacén.

    Tanto las condiciones del propio software para adaptarse a cambios futuros pero predecibles, como las condiciones en que el proveedor encara dichas adaptaciones, marcarán la capacidad de nuestra empresa, de nuestro almacén y de nuestra cadena de suministro, para superar las dificultades legislativas y de mercado que vayan surgiendo. Por descontado, que también nos ayudarán a marcarnos y lograr nuevos objetivos comerciales, instalar novedades tecnológicas, destacar entre la competencia o abrir nuevas líneas de mercado.

    Un programa de gestión de almacén está tan vivo como el proveedor que lo gestiona y debe ser tan ágil como la compañía que lo utiliza. Evaluar con tranquilidad y método cada una de las condiciones de soporte y mantenimiento futuro del programa, nos garantizará que cada problema de software quedará resuelto, nuestra capacidad operativa se mantendrá actualizada y en definitiva que nuestro futuro desarrollo y nivel de servicio no dependerá de una suerte de aciertos o errores al azar dentro de nuestro almacén, sino de la cristalización de nuestra capacidad de planificación estratégica en acciones eficientes y efectivas.

     

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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