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    BLOG | ERP Cloud, SGA y Software de Gestión

    21 Oct 2020

    SELECCIONA TU PROGRAMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN: CLAVE 4

    Por: Juan Cisneros, equipo DATADEC

    selecciona programa gestion clave 4 elegir el softwareEn esta fase es donde vamos a tomar la decisión final y más importante: la elección del software para nuestro almacén, en realidad, lo que haremos es ordenar la valoración que tengamos de cada propuesta analizada, ya que hasta que firmemos un acuerdo final no podemos descartar ninguna solución, y además, nos falta por analizar los mantenimientos futuros (que veremos en el próximo post). Toda la información y el trabajo de análisis realizado previamente verá sus resultados en esta parte del proyecto. A partir de ahora debemos determinar hasta qué punto el software que seleccionaremos se adaptará a nuestros requerimientos y la forma en que solucionaremos las carencias que vayan surgiendo.

    Llegados a este punto ya habremos depositado cierto grado de confianza en los proveedores seleccionados, habrá quedado claramente determinado su nivel de compromiso con aspectos imprevistos o no validados que puedan surgir, su compromiso a la hora de darnos soluciones a medida dentro del mismo software y su capacidad técnica y de recursos para afrontar un proyecto como el nuestro. Por tanto, centraremos toda nuestra atención directamente sobre su producto, el software.

    Para empezar, un software de gestión de almacén debe controlar y gestionar el flujo de materiales, de personal y de información. ¿Controlar y gestionar en qué grádo? En el más amplio posible, es decir, no debe limitarse a certificar que una acción se realiza, cómo es el caso de algunos módulos de almacén de ERP’s que en realidad sólo registran movimientos de materiales pero sin tener en cuenta otras funcionalidades necesarias para lograr los objetivos de un proyecto en los tiempos actuales.

    El control y la gestión que el programa debe ofrecer son partes siempre unidas, indivisibles y se refieren a tres aspectos fundamentales:

      1. Certificar que una acción se ha ejecutado, quién la ha hecho, a qué hora, cuánto tiempo le ha costado, etc.
      2. Permitir que se configuren normas de ejecución de dichas acciones, ubicación por ABC, control de fechas de caducidad, gestión FIFO por zonas, referencias etc., en fin, todas aquellas normas que necesitemos cumplir para una adecuada gestión de nuestro stock y de servicio al cliente.
      3. Decidir cómo se organizan todas esas acciones para que cada una se ejecute de forma eficiente, utilizando el recurso adecuado en cada caso.

    El software debe permitir incorporar técnicas de gestión avanzadas de almacén de cara a afrontar con igual eficacia tanto las certezas del presente como las incertidumbres del futuro.

    Además, para poder elegir bien cuál de las soluciones de gestión de almacén es la mejor para nosotros debemos poner en valor varias cosas:

     

      • Aspectos puramente tecnológicos y de integración

    Cuya responsabilidad debe recaer sobre el equipo técnico informático que participe en el proyecto. Déjelo en sus manos y anímeles a que sean estrictos y concienzudos a la hora de evaluar este punto.

    Son asuntos como el lenguaje de programación, arquitectura y diseño del programa, que la tecnología sea actual, etc. Este punto es crucial y de los primeros en los que debemos fijarnos ya que una incidencia insalvable en este sentido invalidaría el proyecto o aumentaría enormemente su coste y complicaría, además, enormemente las labores de actualización y mantenimiento en el corto plazo.

    Por otro lado, el software de almacén está obligado a trabajar con fluidez con el resto de los softwares de gestión, tanto de la empresa como de la cadena de suministro, por ello es conveniente que existan medios como las APIs que permitan que el programa de almacén se integre o comunique con el resto sin necesidad de saber cómo están implementados.

     

      • Escalabilidad del programa

    Entendiendo la escalabilidad como la capacidad del software para mantener el mismo nivel de rendimiento independientemente del número de usuarios y de la cantidad de datos almacenados, es conveniente, cuando esta situación afecte al licenciamiento, revisar cuál es la política de nuevas altas o bajas de licencias, e incluso licencias temporales para cubrir picos puntuales de trabajo o estacionalidad. Es importante averiguar cómo resuelve esta circunstancia el software que estés barajando y debes tenerlo en cuenta en su elección.

     

      • Aspectos productivos

    Un software de gestión de almacén sobre todo debe mejorar nuestra productividad.

    Tendremos que repasar todos y cada uno de los aspectos del nuevo programa al detalle con respecto a cada tarea del almacén, pero podemos fijarnos especialmente en dos aspectos que son los que normalmente más recursos consumen y que influyen directamente en la productividad: el picking y la administración. Casi el 55% de los costes de almacenamiento están relacionados con la gestión del personal de almacén. De ese 55% casi la mitad del coste corresponde al picking y otra parte cercana al 15% a la parte administrativa. De manera que, mejorando ambas, resultará relativamente sencillo reducir en algo más del 20% las necesidades de recursos humanos del almacén.

    Una forma visualmente clara de lograrlo es reduciendo desplazamientos ya que estos pueden llegar a ocupar el 70% de la jornada laboral de un operario de almacén e incidir en que la transmisión de información debe hacerse inmediata y sin papeles.

    La solución que tu programa aporte en este sentido repercutirá directamente en mejoras notables y a corto plazo de la productividad del almacén.

     

      • Es un punto a favor que el software ya esté en uso en empresas de nuestro sector, pero es igual de importante que no lo tome como dogma de fe.

    Sólo es un punto más a considerar. Podemos encontrar verdaderas joyas en sectores análogos al nuestro o en empresas con objetivos comerciales similares y que nos pueden aportar ideas nuevas o nuevas formas de funcionar. Los softwares con menor presencia en nuestro sector de actividad, pero compatibles, pueden aportarnos soluciones ingeniosas que nos diferencien, mejorando nuestra propuesta de valor y aportándonos ventajas competitivas.

     

    Si te está resultando de interés este post, tal vez te resulte útil el Caso de  Éxito de SGA, donde se consiguieron ahorros de hasta 40% en costes de expedición.

     

      • Sistemas de creación de informes y análisis de datos

    Las métricas permiten, a nivel estratégico y táctico, establecer y alcanzar objetivos, planificar acciones de mejora y en general permiten gestionar de forma óptima todos los procesos de almacén. Es muy importante que el programa de gestión de almacén proporcione las métricas e informes suficientes para la totalidad de la toma de decisiones basadas en el análisis de los datos, además de facilitar la elaboración de informes propios de manera que, en el futuro, no nos veamos forzados a manejar innumerables hojas de cálculo externas.

     

      • Interfaz intuitiva y fácil de usar

    Los aspectos relacionados con la interacción con el programa, en realidad, tienen mucha importancia. Nuestro software lo van a utilizar personas de todo tipo, y todas deben ser capaces de entender y comunicarse con el sistema.

    El funcionamiento del sistema, el tiempo que un nuevo trabajador tarde en ser plenamente operativo, la polivalencia, el tiempo empleado en cada operación y algunos aspectos más están directamente relacionados con el modo en que el sistema se relaciona con sus usuarios y, sobre todo, de su nivel de comprensión y aceptación de éste.

    Todo cambio genera cierto nivel de rechazo, pero un software poco claro en su manejo, con demasiados pasos o controles realmente innecesarios, con botones o pantallas excesivos o inútiles, puede despertar tal nivel de rechazo, que acabe derivando en un problema de gravedad y de difícil solución, que estará presente en cada paso de cada operación y a largo plazo.

     

      • Trazabilidad: montajes, kits.

    Si en su almacén se realizan o se pueden llegar a realizar operaciones de montajes de kits, aunque sólo sea bajo pedido, o si en algún momento deben separar varios componentes de un pack para servirlos por separado, su software debe estar preparado para ello específicamente. No todos los softwares entienden que varias referencias se unan para generar una referencia diferente o viceversa, y para resolverlo rompen la trazabilidad, dando de baja unas referencias y creando entradas ficticias de otras.

    Uno de los principales objetivos de su nuevo sistema será el mantenimiento continuo y perfecto de la trazabilidad, en ella se basan muchos aspectos del buen funcionamiento, de la calidad, de la mejora continua y de la operatividad de todo el sistema. Por tanto, el sistema debe resolver cualquier casuística particular de nuestra operatividad sin sacrificar nunca la trazabilidad.

     

      • Sistema de migración de datos

    La migración de datos es el proceso por el que se trasladan datos de un sistema a otro. Si bien puede parece bastante fácil, supone un cambio de almacenamiento y base de datos o aplicación. Cualquier migración de datos englobará cuando menos las etapas de transformación y de carga. Esto significa que los datos extraídos tendrán que pasar por una serie de funciones de preparación, tras las cuales podrán cargarse en la ubicación que les está destinada.

    La calidad con la que se haga este proceso, dependerá que en el futuro tengamos más o menos problemas con la ejecución del software, por lo que es importante analizar este aspecto con detalle.

     

    Conclusiones

    No olvidemos nunca que un programa de gestión de almacén gestiona el almacén. Su función principal es encargarse de organizar y certificar las tareas de recepción, almacenamiento, ubicación, reabastecimiento, crossdocking, picking y envío. Siempre anteponemos como criterio principal de valoración el cómo afronta el software las funciones propias del almacén y cómo aumenta su productividad. Otros aspectos como los pronósticos, la gestión de los transportes, la facturación, etc., pueden valorarse también como aspectos secundarios de mayor utilidad o valor una vez asegurados los aspectos y funcionalidades principales.

    Un programa de gestión de almacén no debe limitarse a registrar acciones que vamos ejecutando según nuestro criterio. Un software debe registrar nuestras acciones, creando y atendiendo a ciertas reglas que debemos poder configurar y debe organizar nuestros recursos de la manera más eficiente posible para la ejecución de cada tarea.

    El grado de aceptación del software y parte del éxito del proyecto, está directamente relacionado con la comprensión de su interfaz por parte de todos sus usuarios, operativos o administrativos. Una implantación no deja de ser un cambio y en gran medida su éxito, como en tantas otras cosas, depende de cómo gestionemos ese cambio con las personas que forman parte de nuestro equipo.

     

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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