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A la hora de regular la gestión logística de un almacén, es una buena práctica imaginar que, en lugar de gestionar un almacén, tenemos que regular el tráfico de una ciudad. Las referencias, que serían los habitantes de esta ciudad, deben entrar, residir en su interior un tiempo, moverse por dentro de la misma y salir cuando sea necesario y para que puedan hacer todo esto de forma segura y sin atascos, debemos gestionar cada circunstancia según sus necesidades.
La gestión logística de un almacén guarda muchas similitudes con la gestión del tráfico de una ciudad cualquiera. Tiene multitud de entradas y salidas, cuellos de botella en horas punta, acumulación por puentes y fiestas, flujos de mercancías y personas por todas partes, puntos de uso, gestión de recursos, recorridos, etc. Igual que en una ciudad, el tráfico debe regularse, gestionarse, tiene normas, semáforos, sentidos, señales, etc. Para que todo funcione, no podemos permitir el libre albedrío.
Esa ciudad llamada almacén comparte una regla que difiere un poco de la concepción de ciudad humana. Las referencias que viven en el almacén pagan una cuota por cada período de tiempo que estén dentro de esa ciudad. Es decir, a más tiempo, más coste, como si pagaran un alquiler. Por eso, todos los ciudadanos del almacén prefieren estar cuanto menos tiempo dentro, mejor. Es como una autopista con peaje, aporta mucho valor al trayecto, pero cuanto menor es el recorrido, menor será el precio.
Nuestra misión como gestores de esa ciudad llamada “almacén” es lograr que cada habitante (referencia) pase una estancia cómoda y segura en nuestra ciudad y permanezca en el sitio que le corresponde, el tiempo justo, ni más ni menos. Como si todos fuesen turistas que deben llegar, permanecer el tiempo previsto y continuar el trayecto que corresponda. Aquellos que queden atrapados más tiempo del previsto (obsoletos), bueno, envejecerán llenos de polvo y deudas por los siglos de los siglos hasta el final de una vida inútil, recordemos que hablamos de objetos.
En esa gestión del tráfico y estancia de cada referencia en nuestro almacén tienen una gran influencia los sistemas de almacenamiento, al igual que en el tráfico de una ciudad influyen y mucho los destinos más frecuentados y dónde se localizan las zonas dedicadas a hostelería y el hospedaje, tanto de todos los visitantes como de los residentes.
Podemos dejar atrás las metáforas y echar un vistazo a la forma en que los sistemas de almacenamiento condicionan la gestión logística y nos ayudan a obtener beneficios de su gestión.
Es muy utilizado en almacenes con gestión tradicional o provistos de pequeños módulos de gestión del ERP, es decir, sin sistema SGA. La razón es que, desde el punto de vista de la gestión, este sistema de almacenamiento favorece mucho la ubicación o la reposición. Una entrada de un proveedor se ubica rápido ya que siempre tiene como destino la misma zona y lo mismo sucede al reponer.
El inconveniente lo tenemos para la operación de picking, al estar todas las referencias del mismo proveedor juntas, de forma inevitable, las referencias de alta rotación se entremezclan en la zona junto a las de baja o muy baja rotación, lo que no favorece los recorridos, alarga en exceso los tiempos y facilita el error humano dada la lógica similitud física que en muchas ocasiones los embalajes de los productos de un mismo proveedor tienen.
Un almacén es un híbrido de multitud de gestiones logísticas debido al crisol de referencias, datos logísticos, naturalezas y tipologías de producto que conviven en él.
Cada elemento requiere un sistema de almacenamiento y cada sistema, un tipo de gestión. Cada sistema requiere su propia gestión del espacio, de los recorridos, de la distribución y clasificación de mercancías, necesita sus propios elementos de manutención y casi nunca podemos hablar de sistemas únicos, es decir, que dentro de un mismo sistema conviven un sinfín de operaciones, de movimientos y en definitiva de gestión.
Lo habitual es que tengamos híbridos de gestión dentro de un mismo sistema de almacenamiento porque un almacén es algo dinámico, cambiante, vivo. En un mismo almacén interactúan distintas zonas que albergan distintos sistemas de almacenamiento que, gracias al intercambio de mercancías, satisfacen multitud de necesidades internas y externas.
Sólo con la intervención de un buen sistema SGA podemos garantizar una gestión adecuada a para cada sistema de almacenamiento, es la única forma de garantizar un flujo constante de información, mercancías y personas que mantenga el almacén vivo, bien abastecido y satisfaciendo cada demanda en tiempo y forma.