*
Un almacén es un espacio físico dónde se guardan temporalmente un conjunto artículos (referencias) con el fin de poder ser utilizadas en una fecha más o menos próxima favoreciendo su disponibilidad y evitando al cliente plazos de entrega no deseados. Este concepto por sí solo resulta algo estático, por tanto, para hablar de un proceso que no se detiene en el tiempo y que, como tal, resulte algo beneficioso en la actividad económica de nuestra compañía debemos introducir el concepto de gestión de almacén. Este es concepto dinámico que para que resulte eficiente necesitará de la interacción de distintas áreas de la empresa que deberán implicarse de forma más o menos directa.
Por tanto, será inevitable pensar que una optimización en los procesos de la gestión de almacén traiga consigo la necesidad de conseguir mejoras en los procesos de las diferentes áreas implicadas dentro del área logística. Concretamente hablaremos de las más cercanas como son compras, fabricación y expedición. No puede ser de otra forma, ya que, para llevar a cabo mejoras en el almacenamiento logístico, será necesario contar con mejoras en todas ellas que repercutirán en beneficios para la compañía y al revés; mejoras en la gestión de almacén abrirán las puertas a mejoras notables en estas otras áreas que verán el camino expedito a dicha posibilidad.
Cómo afecta la mejora de la gestión de almacén al resto de la empresa.
Los efectos beneficiosos que la gestión de almacén tiene sobre la empresa apodemos resumirlos en los siguientes:
1.- Permite mejorar la confianza en el cálculo de necesidades en compras y fabricación.
Una gestión de almacén eficiente tiene como pilar fundamental la mejora en el tratamiento de la información, en la mejora del flujo de información. Esta mejora se evidencia rápidamente cuando optimizamos con un software la gestión de almacén. La gestión de la información resulta de vital importancia en la toma de decisiones. Por ejemplo, en la planificación, y no sólo en lo que se refiere al almacén. Tener una base de datos fiable, completa y accesible en tiempo real permitirá planificar las compras y la fabricación, dado que sus respectivos responsables pueden acceder a los diferentes niveles de existencias presentes y previstos. Ello permitirá optimizar la cantidad de pedido y el plazo de aprovisionamiento basado en históricos, nos permitirá asimismo ajustar las previsiones, determinar nuestras necesidades de producción o estimar la previsión del consumo que también repercutirá en los niveles de stock que serán necesarios para satisfacerla.
2.- Permite mejorar el nivel de servicio al cliente.
En este sentido, el nivel del servicio al cliente es la relación existente entre el número de pedidos servidos a tiempo sin incidencias respecto al número total de pedidos. Muy relacionado con los niveles de existencias en almacén y la rotación de cada una de ellas. Mejorar el nivel de servicio al cliente sin incrementar a niveles no deseados nuestro almacén, significa que tenemos unos niveles de stock óptimos para las necesidades de nuestros demandantes sin roturas de stock importantes ni frecuentes. Este indicador tendrá evidentes repercusiones en muchos departamentos pero sobre todo influirá en dos: en compras, ya que tenderá a llevar el volumen de pedidos a niveles óptimos para mantener el nivel de servicio sin provocar excesos de existencias o carencias de ellas y, en producción, ya que tenderán a extinguirse las incidencias por desabastecimiento como las paradas de fabricación debidas a la mejora de la logística interna del almacén.
3.- Permite mejorar el “Layout” con importantes mejoras de productividad.
Una correcta gestión del almacenamiento de existencias nos permitirá realizar mejoras en la distribución y el aprovechamiento del espacio disponible en el almacén tanto en superficie como en altura. La mejor distribución del espacio conlleva un mejor acceso a cada unidad de carga del almacén lo que redunda en una reducción de la manipulación de cada una de ellas. En la empresa todo está interrelacionado por lo que una mejora en el acceso a las existencias nos permitirá reducir rutas y tiempos y, por tanto, mejorar los procesos internos del almacenamiento, aumentar la rotación, la gestión de las mercancías y una menor cantidad de incidencias y de deterioro de los productos. Todo ello repercute en una reducción de tiempos y en un aumento de la eficiencia los que nos ayuda a reducir costes de almacenaje.
4.- Permiten una reducción de trámites administrativos, lo que reduce estructura y errores.
Muy relacionado con alguna de las mejoras comentadas anteriormente, las mejoras en la gestión logística de almacén disminuyen drásticamente los trámites administrativos necesarios para ello. La intervención humana en la acción administrativa es necesaria pero los recursos que consume y su velocidad de ejecución provocan errores y retrasos. Sin embargo, en un entorno controlado con una gestión de almacén apoyada por un software adecuado, muchas transacciones se realizan de forma inmediata sin intermediación humana. Por ejemplo, la asignación de órdenes de trabajo derivadas de los pedidos provenientes del ERP pasa a los operarios correspondientes por el canal normal de comunicación de forma inmediata justo cuando debe ejecutarse dicha orden en tiempo y forma, ya que ambos están preestablecidos. De manera que la cantidad de personal necesario en el canal de comunicación para llevarlas a cabo se reduce, aumenta la velocidad de ejecución, se eliminan procesos innecesarios reduciendo con ello el lead time de los pedidos, el coste y además aumenta la eficacia y la eficiencia dada la reducción de intermediarios.
5.- Mejorar los procesos internos de almacenaje con la reducción de tiempos.
Mejorar la gestión de almacén supone mejorar todos sus procesos internos. La posibilidad de optimizar la gestión de almacén tiene un reflejo directo en el tiempo real de envío de todas las órdenes internas del almacén a sus destinos correspondientes, independientemente del número de órdenes cursadas, también redunda en una optimización del tiempo de gestión disponible, es decir, realizaremos más operaciones en menor tiempo y sin errores. Además, los despilfarros derivados de la logística inversa, del exceso de tiempos en operaciones mal informadas o informadas con retraso, de tiempos de espera innecesarios, de tiempos de búsqueda por extravíos, del aumento de obsolescencias, de esperas en producción por falta de abastecimiento a tiempo, etc., o bien, se eliminarán, o bien, se reducen al mínimo. Incluso si nuestra cadena de producción está integrada en las instalaciones de nuestro almacén podremos dirigir nuestros esfuerzos a una gestión de JIT (Just In Time) y reducir los WIP sin penalizar los tiempos de fabricación garantizando un abastecimiento constante a la cadena.
Conclusión
Hemos visto como una gestión de almacén eficiente, contribuye en gran medida a mejorar la propuesta de valor de nuestra empresa. La gestión de la logística interna del almacén contribuye a reducir trámites innecesarios, mejorar el flujo de la información y su intercambio, mejora nuestros tiempos de respuesta como empresa, nos ayuda a construir y mantener una imagen de eficacia, rapidez y confianza frente a nuestros clientes. Nos permite reducir costes en otras áreas de la empresa relacionadas con el almacén y a optimizar procesos, en definitiva, nos ayuda a reducir costes y despilfarros en forma de tiempos muertos. Incluso nos permite redistribuir mejor el espacio disponible.
Nuestro almacén vigila, conserva y custodia nuestras preciadas referencias; garantiza el mantenimiento de la calidad lo que contribuye a mantener la cadena de valor del producto; está orientado al cliente; es una parte de nuestra cadena de suministros; su gestión forma parte de nuestra estrategia empresarial; sabe lo que contiene y dónde, lo que mantiene disponibles nuestras mercancías y por lo tanto llevar a cabo una gestión del mismo de forma eficiente nos dará un punto diferenciador altamente competitivo en un mercado con necesidades cada vez más inmediatas y exigentes.
*Photo by Ramon Cordeiro on Unsplash
También te pueden interesar...
