LOS SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO EN LA GESTIÓN LOGÍSTICA

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A la hora de regular la gestión logística de un almacén, es una buena práctica imaginar que, en lugar de gestionar un almacén, tenemos que regular el tráfico de una ciudad. Las referencias, que serían los habitantes de esta ciudad, deben entrar, residir en su interior un tiempo, moverse por dentro de la misma y salir cuando sea necesario y para que puedan hacer todo esto de forma segura y sin atascos, debemos gestionar cada circunstancia según sus necesidades.

La gestión logística de un almacén guarda muchas similitudes con la gestión del tráfico de una ciudad cualquiera. Tiene multitud de entradas y salidas, cuellos de botella en horas punta, acumulación por puentes y fiestas, flujos de mercancías y personas por todas partes, puntos de uso, gestión de recursos, recorridos, etc. Igual que en una ciudad, el tráfico debe regularse, gestionarse, tiene normas, semáforos, sentidos, señales, etc. Para que todo funcione, no podemos permitir el libre albedrío.

Esa ciudad llamada almacén comparte una regla que difiere un poco de la concepción de ciudad humana. Las referencias que viven en el almacén pagan una cuota por cada período de tiempo que estén dentro de esa ciudad. Es decir, a más tiempo, más coste, como si pagaran un alquiler. Por eso, todos los ciudadanos del almacén prefieren estar cuanto menos tiempo dentro, mejor. Es como una autopista con peaje, aporta mucho valor al trayecto, pero cuanto menor es el recorrido, menor será el precio.

Nuestra misión como gestores de esa ciudad llamada “almacén” es lograr que cada habitante (referencia) pase una estancia cómoda y segura en nuestra ciudad y permanezca en el sitio que le corresponde, el tiempo justo, ni más ni menos. Como si todos fuesen turistas que deben llegar, permanecer el tiempo previsto y continuar el trayecto que corresponda. Aquellos que queden atrapados más tiempo del previsto (obsoletos), bueno, envejecerán llenos de polvo y deudas por los siglos de los siglos hasta el final de una vida inútil, recordemos que hablamos de objetos.

En esa gestión del tráfico y estancia de cada referencia en nuestro almacén tienen una gran influencia los sistemas de almacenamiento, al igual que en el tráfico de una ciudad influyen y mucho los destinos más frecuentados y dónde se localizan las zonas dedicadas a hostelería y el hospedaje, tanto de todos los visitantes como de los residentes.

Podemos dejar atrás las metáforas y echar un vistazo a la forma en que los sistemas de almacenamiento condicionan la gestión logística y nos ayudan a obtener beneficios de su gestión.

Consideraciones sobre los sistemas de almacenamiento.

• Almacenamiento  por distancia al punto de uso.
  

  Almacenar productos, materia prima o componentes cerca del lugar donde van a transformarse, ensamblarse o distribuirse agiliza la gestión. Es un sistema muy utilizado cuando se trabaja Just in time. De hecho, en ocasiones es el propio proveedor el encargado de mantener siempre abastecidos estos almacenes para que el flujo no se interrumpa. Esto requiere de una gran capacidad de gestión, sobre todo de información, gracias a un buen software de gestión logística.
  
  También pueden almacenarse referencias en las zonas próximas a sus ubicaciones fijas de picking con el objetivo de facilitar y agilizar su reposición.
  
  

• Almacenamiento en pulmones.
  

  De forma similar pero no idéntica al sistema de almacenamiento anterior, un pulmón acumula mercancías para alimentar o abastecer la demanda cualquier otro punto del almacén o de producción. Por ejemplo, una zona de picking manual se alimentará desde un pulmón de paletización convencional, o los semielaborados provenientes de un proceso productivo que se acumulan en un pulmón a la espera del siguiente proceso.
  
  Crear un pulmón que permanece siempre abastecido, facilita el flujo de materiales y favorece los tiempos en producción. En este sentido las estanterías de carga ligera con roldanas son un recurso muy adecuado dada su capacidad de poder realizar la reposición y el picking por puntos distintos, no entorpeciendo así ninguna operación.
  
  La gestión logística de estos sistemas de almacenamiento puede llegar a ser extraordinariamente compleja y requiere gran capacidad de comunicación, eficiencia y precisión ya que una falta paraliza toda una cadena de procesos muy importantes, por eso es muy recomendable dejarse guiar por un buen sistema SGA que permita una gestión eficaz del almacén.
  
  

• Almacenamiento por proveedor o marca.

  Es muy utilizado en almacenes con gestión tradicional o provistos de pequeños módulos de gestión del ERP, es decir, sin sistema SGA. La razón es que, desde el punto de vista de la gestión, este sistema de almacenamiento favorece mucho la ubicación o la reposición. Una entrada de un proveedor se ubica rápido ya que siempre tiene como destino la misma zona y lo mismo sucede al reponer.
  
  El inconveniente lo tenemos para la operación de picking, al estar todas las referencias del mismo proveedor juntas, de forma inevitable, las referencias de alta rotación se entremezclan en la zona junto a las de baja o muy baja rotación, lo que no favorece los recorridos, alarga en exceso los tiempos y facilita el error humano dada la lógica similitud física que en muchas ocasiones los embalajes de los productos de un mismo proveedor tienen.

• Almacenamiento por familias de producto.
  

  De forma similar a como lo hacen las grandes superficies como los almacenes de bricolaje o ferretería que dedican zonas a familias concretas de producto: iluminación, baños, pinturas, puertas, jardín, etc.
  
  En un almacén industrial podríamos dedicar zonas a tipologías de productos: toda la materia prima en una zona, todos los semielaborados juntos, todos los componentes juntos, todos los repuestos juntos. Podríamos afinar más, dependiendo del espacio del que dispongamos y almacenar toda la materia prima y componentes de la máquina X en la misma zona y así sucesivamente.
  
  Si la gestión de la producción no es compleja, las distancias no son un factor determinante y los tiempos de suministro son prolongados, es un sistema que puede gestionarse de forma medianamente adecuada sin el apoyo de un sistema SGA. Por ejemplo, en el sector del metal hay ciertas máquinas que pueden estar trabajando durante horas con un único suministro de materia prima.
  
  Este sistema de almacenamiento puede convivir con el de distancia al punto de uso ya que la materia prima y los componentes pueden almacenarse directamente junto a la máquina que los va a necesitar, aunque no vayan a utilizarse a corto plazo.
  
  

• Almacenamiento por dimensiones y/o peso.
  

  Salvo en el caso que nos dediquemos a gestionar productos de grandes dimensiones o pesos, suelen complicar la gestión logística porque son productos que debemos mantener en stock, pero no es a lo que nos dedicamos habitualmente.
  
  En estos casos pasa a ser un sistema de almacenamiento que responde más, al sentido común, a la falta de elementos de manutención adecuados o a la necesidad, que a favorecer la gestión logística. Es frecuente que el producto muy pesado se almacene directamente en el suelo o en pilas. Como no atiende a razones de ninguna otra índole ocupan ubicaciones fijas que además quedan reservadas, es decir, no se utilizan para nada más lo que impide el aprovechamiento óptimo del espacio. Los productos demasiado voluminosos, que se salen de nuestro estándar, se suelen acomodar en lugares improvisados, normalmente también en suelo.
  
  Como tampoco siguen un criterio de clasificación como el ABC, los tiempos y recorridos se ven afectados y la localización o ubicación también porque suelen ser espacios mal dimensionados.

Conclusiones

Un almacén es un híbrido de multitud de gestiones logísticas debido al crisol de referencias, datos logísticos, naturalezas y tipologías de producto que conviven en él.

Cada elemento requiere un sistema de almacenamiento y cada sistema, un tipo de gestión. Cada sistema requiere su propia gestión del espacio, de los recorridos, de la distribución y clasificación de mercancías, necesita sus propios elementos de manutención y casi nunca podemos hablar de sistemas únicos, es decir, que dentro de un mismo sistema conviven un sinfín de operaciones, de movimientos y en definitiva de gestión.

Lo habitual es que tengamos híbridos de gestión dentro de un mismo sistema de almacenamiento porque un almacén es algo dinámico, cambiante, vivo. En un mismo almacén interactúan distintas zonas que albergan distintos sistemas de almacenamiento que, gracias al intercambio de mercancías, satisfacen multitud de necesidades internas y externas.

Sólo con la intervención de un buen sistema SGA podemos garantizar una gestión adecuada a para cada sistema de almacenamiento, es la única forma de garantizar un flujo constante de información, mercancías y personas que mantenga el almacén vivo, bien abastecido y satisfaciendo cada demanda en tiempo y forma.

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