ANÁLISIS DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA Y ALMACENES

En muchas fuentes se relaciona el origen de la logística con el ámbito militar. La antaño denominada “intendencia” se encargaba de suministrar al ejército de todo aquello que necesitara para cumplir con sus funciones: alimentos, ropa, equipamientos, medicinas, combustible, munición, repuestos, etc.

Pero en realidad, la gestión logística acompaña a la historia del ser humano desde sus orígenes por una razón muy sencilla: la necesidad nunca (o muy pocas veces) se genera en el mismo lugar que aquello que la satisface. Además, por si fuera poco, la cantidad de recurso generada respecto a la consumida normalmente está descompensada y cuando no lo está, el tiempo en el que el recurso está disponible es limitado y la necesidad constante. En definitiva, sean del tipo que sean, entre el recurso y la necesidad, o el consumo, hay multitud de diferencias insalvables salvo por un elemento que tenemos a nuestra disposición desde siempre: el almacén. Si puede ser de vuestro interés, en este link podréis leer el post sobre los beneficios de la gestión del almacén.

“El almacén es un espacio diseñado para ubicar, conservar y manipular todo tipo de mercancías”

Un concepto tan sencillo de entender como complejo de gestionar. Dentro de la gestión logística de una empresa podemos imaginar el almacén como un corazón enorme dotado de varias válvulas de admisión y expulsión que suministra, de forma alterna o simultánea, riego sanguíneo a varios órganos que, sin su adecuado suministro regular, morirían o como poco enfermarían, extendiendo ese mal a otros órganos que les suceden.

Para que todo funcione con fluidez esas válvulas deben estar limpias y despejadas, sin obstrucciones, sin averías, saturaciones ni roturas, deben recibir la cantidad justa en el momento adecuado o pueden dañarse e incluso reventar y empezar a producir problemas. En un almacén esas válvulas en realidad son procesos que deben ejecutarse con eficiencia y precisión máximas o se dañarán y sangrarán, y todos sabemos en qué se traduce esa metáfora del sangrado en una empresa: en pérdidas económicas.

Esas válvulas, esas actividades físicas o procesos que se desarrollan dentro de un almacén son:

Recepción.
Almacenamiento.
Preparación de pedidos y expedición.

Y dentro de la cadena logística todas ellas deben permanecer perfectamente coordinadas gracias a un marcapasos llamado: flujo de información.

1.- El proceso de recepción del almacén

Independientemente a que nos refiramos a materia prima y componentes, semielaborados o productos terminados, fundamenta su correcta actividad en tres pilares fundamentales:

Unidad de carga. La definición de los datos logísticos de cada unidad (dimensiones y peso óptimos) y la tendencia a uniformarlos al máximo posible, repercute directamente en los costes de recepción.
Manipulación. Menos manipulación, menos costes y mayor disponibilidad de la mercancía. Una unidad de carga bien definida o completamente uniforme genera menores costos de manipulación, que unidades de carga con amplia variabilidad o que haya que reacondicionar constantemente.
Proveedor. En todo esto el proveedor tiene un papel fundamental ya que es el que suministra esas unidades de carga. La comunicación y la disposición a integrarse en la gestión del almacén resultan fundamentales.

Ejemplo: nuestro proveedor de piezas plásticas ha decidido integrarse en nuestra cadena logística y nos envía las piezas terminadas en contenedores reutilizables, plegables y apilables. Al integrarse con nuestro sistema SGA cada unidad viene etiquetada con códigos que podemos leer y escanear sin manipular. Muy diferente a la situación original en que la variabilidad de formatos que usaba nos obligaba a desmontar cada palé, comprobar el 100% de la mercancía y reacondicionar todas las unidades de carga para adaptarlas a nuestras condiciones de almacenamiento.

Generamos menos residuos, hemos reducido los pasos y el personal necesario en la recepción, recibimos una cantidad fija por entrega, sin disconformidades, el material está disponible mucho antes y sin sufrir deterioro alguno.

2.- El proceso de almacenamiento

En este caso, la misión fundamental es la de conservar los productos necesarios con la calidad adecuada y cantidad justa, para poder suministrarla en el momento preciso y al menor costo posible a nuestros clientes. Es crítico gestionar:

Mano de obra. Es la que hace posible que los movimientos de mercancías estén estrictamente sincronizados y equilibrados respecto a las necesidades de compras y expedición. Más mano de obra de la necesaria es un síntoma de gestión inadecuada y aumenta considerablemente los costes.
Espacio. Su aprovechamiento en volumen y organización general deben maximizarse manteniendo siempre un equilibrio con el punto anterior. Almacenar según el ABC de movimientos de salidas, almacenar cerca del punto de uso o picking, etc. afecta directamente a los procesos posteriores, a la manipulación y a la carga de mano de obra necesaria.
Equipamiento. Las infraestructuras y los elementos de manutención adecuados garantizan que la optimización del espacio y el rendimiento de la mano de obra alcancen niveles máximos.

El almacenamiento, también conecta a proveedores y clientes ya que es el proveedor el que, con su gestión, facilita o dificulta el almacenamiento de lo que nosotros acabaremos suministrando a nuestros clientes.

3.- El proceso de preparación de pedidos y expedición

En costes sería la parte del almacén que más importancia tiene. Es la que más personal y recursos consume y repercute directamente en el nivel de servicio al cliente. Además, es un proceso cargado de subprocesos a cuál más importante y que pueden combinarse dentro de una misma instalación e incluso dentro de un mismo pedido. ¿Quién da más?

Alcanzar niveles de eficiencia y eficacia en la preparación de pedidos es imposible sin un buen sistema SGA. Dentro de la preparación de pedidos tenemos:

El picking. Es un proceso que afecta significativamente a la productividad de la cadena logística porque suele ser el cuello de botella de la misma. Consume mucha mano de obra propensa a cometer errores y en este proceso se producen gran cantidad de los desplazamientos.
Desplazamientos. Es importante reducirlos para aumentar el rendimiento. Ubicar por zonas, introducir automatismos o modificar los procesos son formas de lograrlo.
Acondicionamiento último del pedido. Dada la importancia que tiene por su repercusión en el cliente final, es conveniente dotar de medios a esta parte de la preparación de pedidos de forma que se eviten errores y manipulaciones, proporcionando una buena sensación final e imagen de empresa, a partir de un buen control del almacén.

La fuente de la que todos beben y a la que todos aportan en la cadena logística y almacenes es sin duda alguna el flujo de información.

Todas las acciones se generan y se coordinan adecuadamente gracias a que un sistema SGA genera y utiliza la información adecuada y en tiempo real. La logística y los almacenes no se comprenderían sin ese intercambio continuo de datos. Antes de los ordenadores debían transmitirse mensajes entre personas, pero hoy en día la logística y los almacenes utilizan medios informáticos que ganan en precisión y eficacia, lo que hace posible una cadena de distribución a nivel internacional.

El flujo de información es como el cerebro que dirige el corazón de la cadena logística y los almacenes.

Conclusiones

La logística es el medio que conecta la oferta y la demanda. Las distintas velocidades a las que ambas se mueven y su desincronización en el tiempo, generan de forma natural la aparición de los almacenes. Reguladores del flujo de mercancías punto a punto.

Todos los puntos intervinientes en cualquier cadena logística se conectan a través de nodos llamados almacenes. Como una red de neuronas con sus sinopsis hace llegar una señal de un lugar a otro cualquiera de la red, la cadena logística y almacenes hacen llegar cualquier mercancía a cualquier lugar del mundo.

Los sistemas SGA y el flujo de información que manejan y generan son la clave del papel que cada almacén juega en su ámbito de actuación o sector. Los softwares de almacén mejoran los procesos internos necesarios para que la cadena no se detenga en uno de sus nodos actuando como cuello de botella y deteniendo el proceso aguas abajo.

Los proveedores mejoran la recepción y la ubicación, los requerimientos de los clientes la expedición y la preparación de pedidos. La experiencia de compra se gesta en los almacenes cuyos procesos internos bien sincronizados, son capaces de proporcionar una experiencia óptima a un coste razonable de mercado.

Sin la mejora y comprensión de los procesos internos de nuestros almacenes y sus repercusiones e influencia fuera de sus instalaciones, la gestión logística acabaría siendo un cajón desastre de procesos incomunicados y estancos que difícilmente conseguirían alcanzar el objetivo final y común: mejorar indefinidamente el nivel de servicio al cliente.