Aprovechar los múltiples beneficios que puede proporcionar un software SGA (sistema de gestión de almacenes) debe ser, en estos momentos, un imperativo para las empresas, un tren que no podemos perder. Un almacén debe gestionarse para superar cada día su eficiencia operativa anterior, optimizarse constantemente, mejorar su productividad, reducir costes y aprovechar al máximo los recursos de los que dispone. Un almacén con SGA es más rápido, tiene mejor rendimiento y es más preciso, comete menos errores y sirve mucho mejor a sus clientes que un almacén desprovisto de software.
La variabilidad por cambios en el mercado, las amplias gamas de productos, los requerimientos cada vez más concretos de nuestros clientes, los costes logísticos y el aumento imparable de la importancia en la experiencia de compra, son elementos con los que debemos convivir sin enfrentarnos a ellos, muy al contrario, debemos adaptarnos.
La gestión avanzada de almacenes es vital para las empresas que quieran jugar algún papel relevante en su sector de actividad. Tratar de superar las dificultades del siglo XXI con sistemas del siglo XX es como poco, temerario y tiene muchas posibilidades de acabar en fracaso.
Por suerte la tecnología pone a nuestro alcance soluciones que nos evitan las indeseables consecuencias de un mal servicio al cliente o una deficiente gestión de inventario.
El sistema SGA es el primer paso en la digitalización y automatización de nuestro almacén. Va más allá de la simple gestión de datos. Un SGA es un entorno que aglutina muchísima información y la gestiona adecuadamente para mejorar el flujo de mercancías y personas, optimizar procesos y recursos, y ofrecernos información vital para ayudarnos en el siempre complicado proceso de mejorar continuamente.
Además, permite que dicha información rebase las paredes de la propia instalación para hacer posible la coordinación con otros departamentos, proveedores o clientes.
Un software de gestión de almacén nos permite evolucionar de múltiples formas gracias a los beneficios que nos aporta y de los que vamos a ver algunos ejemplos. Vamos a ver algunos de los beneficio de invertir en un sistema SGA.
Todos los errores de almacén repercuten en el cliente y se pueden resumir en uno solo: no enviar exactamente aquello que el cliente ha solicitado y en las condiciones indicadas.
La función principal y de lo primero que se ocupa un software SGA una vez implantado, es controlar dónde y en qué cantidad se localiza cada una de las referencias de nuestro almacén al tiempo que dificulta la ejecución errónea de las operaciones. Un SGA establece sistemas de control y validación en cada operación, por ejemplo: leer el código de ubicación y código de barras del producto en el picking, emitiendo señales acústicas y/o visuales que indican que el proceso es OK o NOK. De esta manera, el SGA, se asegura dos cosas: que el operario está donde debe estar y que toma la referencia adecuada en cada momento. Evita así que hierre, independientemente de su capacidad de concentración.
Además de en el picking, estos controles se establecen de formas similares y simultáneas en la recepción, ubicación, reposición, recuentos y expedición, con la consecuencia lógica e inmediata de la reducción de todos los errores en cada una de las operaciones de almacén.
Eliminar estas posibilidades de error humano tiene una consecuencia beneficiosa a corto plazo, una mejora muy notable y rápida del nivel de servicio al cliente.
La comparativa entre la previsión del tiempo de ejecución de cada operación contra el tiempo real que leva ejecutarla es uno de los mayores beneficios de la implantación de un SGA.
En un primer momento el SGA puede utilizarse simplemente para recopilar información sobre cuál es el tiempo real que nos cuesta realizar una operación. Esto nos ayuda a establecer el tiempo estándar objetivo y a publicar en el momento adecuado cuál es el tiempo esperado de una operación concreta, con un margen de desviación que siempre debemos tener en cuenta y que también tiene en cuenta el SGA. Esto ayuda a dirigentes y operarios a tener conocimiento de cuándo se está dentro del estándar o fuera de él.
Por ejemplo, una vez implantado, el software puede medir el tiempo real que cada operario emplea en el picking. Imaginemos que detectamos que el tiempo medio transcurrido para cada línea es de 10 segundos. Establecemos este estándar con un cierto margen de error y a partir de ahí podemos informar a través de su PDA, a cada operario y en tiempo real, de si su ritmo al ejecutar esta operación está o no dentro del estándar marcado.
De esta forma, el operario está informado y se autorregula para cumplir con el estándar y en caso contrario, el indicador informa al jefe de almacén del punto exacto donde están surgiendo problemas de productividad, facilitando el darle soporte y solución antes de que sea un problema.
Cada operario nuevo, sólo debe aprender a manejarse dentro de la configuración del sistema de estanterías e interfaz de usuario de la aplicación para poder trabajar. Esto reduce ostensiblemente el tiempo en que un operario está plenamente operativo en apenas unas horas. Esto nos confiere gran agilidad y capacidad de adaptación ante imprevistos.
De esta forma el control de la instalación queda en manos de quién maneja el sistema y no de las habilidades humanas. La instalación, por decirlo de alguna manera, se independiza de su mano de obra operativa.
Un SGA permite que el almacén se adapte a la necesidad de cada cliente, en una misma instalación y de forma simultánea. Podemos gestionar pedidos de gran tamaño de una manera y pedidos de pocas líneas de otra. Es decir, podremos decidir que los pedidos que superen una cierta capacidad en volumen, peso, líneas, etc., se gestionen con un sistema pedido a pedido; que los pedidos pequeños de más de una unidad se agrupen en oleadas; o bien podemos decidir que los pedidos de ecommerce, de una sola referencia, se trabajen, con un sistema multipedido.
Además, podemos combinar estas acciones con cualquier automatismo que consideremos instalar, crear pulmones que alimenten la zona de picking, realizar operaciones de crossdocking, etc.
Tener un control preciso de nuestras existencias implica poder aprovechar este control para mostrar nuestros niveles de inventario allí donde lo consideremos: nuestra red comercial, nuestra red de tiendas, comercio on line, etc.
El sistema puede configurarse para realizar recuentos ciegos, parcialmente informados o totalmente informados y utilizando únicamente terminales inalámbricos. El sistema puede sugerir recuentos cíclicos, ejecutar algunos programados, sólo para algunas familias, zonas, categorías o productos. Con este sistema conseguimos que, con el paso del tiempo, cada recuento sea más preciso que su predecesor.
El canal comercial puede aprovechar esta nueva ventaja ya que puede comprometerse frente al cliente sabiendo a ciencia cierta que, si el sistema dice que tiene cuatro unidades disponibles, las tiene efectivamente, sin tener que recurrir a las lentas, costosas y molestas solicitudes de comprobaciones de almacén, toda vez que el nivel de existencias es bajo.
Si disponemos de un software que permita diferentes tipos de gestión, que utilice diversos sistemas de almacenaje a ubicación fija, a hueco libre o una combinación de ambas, que nos permita gestionar diferentes tipos de estanterías, que admita múltiples tipos de gestión como FIFO, LIFO o FEFO, disponemos de la capacidad de reestructurar nuestros procesos para adaptarlos a los cambios previstos o imprevistos.
Un software SGA consigue que nuestro almacén sea más rápido, preciso, eficiente y previsible en todas sus facetas. Aumenta el nivel de servicio al cliente y la imagen que la propia entidad tiene de su departamento. Esto repercute en una mejora del prestigio y la confianza que proveedores, clientes y trabajadores depositan sobre el almacén.
En definitiva, la imagen profesional de empresa o de la marca comercial que se distribuye, se fabrica o se adquiere en la compañía aumenta significativamente y la experiencia de compra para el cliente resulta ser cada vez más satisfactoria, lo que sigue provocando el mismo efecto beneficioso.
Tendremos acceso a nuevos mercados hasta ahora inaccesibles por su nivel de exigencia. Entramos en un círculo vicioso ascendente que podremos mantener y mejorar con el tiempo. Avances muy evidentes tanto para nuestros clientes actuales como para los que estén por llegar.
Un software de gestión de almacén es mucho más que saber dónde está cada referencia almacenada, un programa SGA construye nuestro almacén y determina su forma de funcionar guiando cada uno de los procesos y optimizando el uso de los recursos que intervienen en cada operación.
Su misión es integrar y coordinar todas las acciones que deben ejecutarse en el almacén, impidiendo el error o reduciendo su incidencia al máximo posible, siempre tratando de proporcionar un elevado nivel de servicio al cliente. La información que proporciona nos ayudará a entrar en el camino de la mejora continua y nos permitirá planificar acciones futuras con antelación.
Un SGA puede proporcionarnos mucha flexibilidad, las diferentes configuraciones de reglas de ubicación, de gestión de pedidos o de ubicación de referencias que podemos combinar, nos permiten distinguirnos de la competencia y nos otorgan gran capacidad de adaptación. Una versatilidad muy interesante para afrontar los diferentes escollos que puedan surgir en el camino como los que se nos presentan a la hora de cumplir con la normativa legal, con las exigencias de nuestros clientes, con los requerimientos del mercado o con los distintos imprevistos que puedan surgir.
Quizá la clave definitiva del éxito de los softwares de gestión avanzada de almacenes es la capacidad de control que nos proporcionan. Control sobre nuestro almacén, sus existencias, sus operaciones y procedimientos, sobre los recursos que debemos asignar y sobre el orden concreto y prioridades con que deseamos ejecutar cada acción.
Un almacén con SGA es un almacén preciso y profesional que actúa rápido, bien y a la primera.
*Foto de Hombre creado por aleksandarlittlewolf - www.freepik.es