Categorías del Blog

    Si deseas consultar un artículo de un tema o categoría concreta entra en: Categorías del BLOG DATADEC.

     

    Subscríbete a nuestro Blog

    Si te parecen interesantes los contenidos de nuestro Blog, puedes subscribirte gratuitamente y te enviaremos todas las novedades que publiquemos.

    25 Jun 2021

    10 BENEFICIOS DE UN SISTEMA SGA

    10 BENEFICIOS DE UN SISTEMA SGAFoto de Hombre creado por aleksandarlittlewolf - www.freepik.es

    Aprovechar los múltiples beneficios que puede proporcionar un software SGA (sistema de gestión de almacenes) debe ser, en estos momentos, un imperativo para las empresas, un tren que no podemos perder. Un almacén debe gestionarse para superar cada día su eficiencia operativa anterior, optimizarse constantemente, mejorar su productividad, reducir costes y aprovechar al máximo los recursos de los que dispone. Un almacén con SGA es más rápido, tiene mejor rendimiento y es más preciso, comete menos errores y sirve mucho mejor a sus clientes que un almacén desprovisto de software.

     

    “El primer paso para automatizar un almacén es el software de gestión”

    La variabilidad por cambios en el mercado, las amplias gamas de productos, los requerimientos cada vez más concretos de nuestros clientes, los costes logísticos y el aumento imparable de la importancia en la experiencia de compra, son elementos con los que debemos convivir sin enfrentarnos a ellos, muy al contrario, debemos adaptarnos.

     

    “El error no se perdona”

     

    La gestión avanzada de almacenes es vital para las empresas que quieran jugar algún papel relevante en su sector de actividad. Tratar de superar las dificultades del siglo XXI con sistemas del siglo XX es como poco, temerario y tiene muchas posibilidades de acabar en fracaso.

    Por suerte la tecnología pone a nuestro alcance soluciones que nos evitan las indeseables consecuencias de un mal servicio al cliente o una deficiente gestión de inventario. 

    El sistema SGA es el primer paso en la digitalización y automatización de nuestro almacén. Va más allá de la simple gestión de datos. Un SGA es un entorno que aglutina muchísima información y la gestiona adecuadamente para mejorar el flujo de mercancías y personas, optimizar procesos y recursos, y ofrecernos información vital para ayudarnos en el siempre complicado proceso de mejorar continuamente. 

    Además, permite que dicha información rebase las paredes de la propia instalación para hacer posible la coordinación con otros departamentos, proveedores o clientes.

    Un software de gestión de almacén nos permite evolucionar de múltiples formas gracias a los beneficios que nos aporta y de los que vamos a ver algunos ejemplos. Vamos a ver algunos de los beneficio de invertir en un sistema SGA.

     

    1. Reducción drástica de los errores de almacén.

      Todos los errores de almacén repercuten en el cliente y se pueden resumir en uno solo: no enviar exactamente aquello que el cliente ha solicitado y en las condiciones indicadas.

      La función principal y de lo primero que se ocupa un software SGA una vez implantado, es controlar dónde y en qué cantidad se localiza cada una de las referencias de nuestro almacén al tiempo que dificulta la ejecución errónea de las operaciones. Un SGA establece sistemas de control y validación en cada operación, por ejemplo: leer el código de ubicación y código de barras del producto en el picking, emitiendo señales acústicas y/o visuales que indican que el proceso es OK o NOK. De esta manera, el SGA, se asegura dos cosas: que el operario está donde debe estar y que toma la referencia adecuada en cada momento. Evita así que hierre, independientemente de su capacidad de concentración.

      Además de en el picking, estos controles se establecen de formas similares y simultáneas en la recepción, ubicación, reposición, recuentos y expedición, con la consecuencia lógica e inmediata de la reducción de todos los errores en cada una de las operaciones de almacén.

      Eliminar estas posibilidades de error humano tiene una consecuencia beneficiosa a corto plazo, una mejora muy notable y rápida del nivel de servicio al cliente.
    1. Reducción de reclamaciones y devoluciones.

      Sean legítimas o no, la consecuencia directa de la reducción de los errores de almacén es la reducción progresiva pero imparable de las reclamaciones y devoluciones.

      Cualquiera que tenga contacto con un almacén, tanto como proveedor o como cliente, sabe que la falta de control es algo que se percibe sin dificultad alguna, al igual que su parte contraria, el incremento de precisión y control.

      Cuando el SGA entra en acción, el cliente percibe una reducción de los errores de envío, de mayor precisión y cumplimiento de plazos, de mejor disposición a cumplir sus requerimientos, etc. En definitiva, ve cómo se reducen los errores y en consecuencia lógica, todas las reclamaciones por esta causa desaparecen y la satisfacción del cliente, aumenta.

      De forma paralela, todas aquellas reclamaciones motivadas por la “picaresca” y que antes de la llegada del SGA se veían respaldadas por nuestra falta de control sobre las operaciones (normalmente por la imposibilidad de investigar y justificar nuestra propia eficacia), irán de la misma forma desapareciendo. Un ejemplo típico es el del cliente que a menudo nos reclama algo que estamos seguros de haberle enviado. Al no poder demostrar con certeza los detalles de ese envío, tenemos pocas opciones salvo el tramitar un abono o asumir una reposición junto con todos sus costes.

      Sin embargo, un SGA tiene registrada la trazabilidad completa de cada SKU (número de referencia único de un producto en el almacén) de manera que puede llegar a indicarnos quién ubicó y extrajo la referencia, qué control de códigos realizó, en qué caja exacta de todo el pedido se envió, cuánto pesaba dicha caja e incluso podemos comprobar nuestro stock, para asegurarnos que tenemos en su ubicación las unidades exactas que debemos tener de la referencia en cuestión. Información que podemos utilizar para defender nuestra gestión y que, de forma progresiva, tenderá a extinguir este tipo de incidencias.
    1. Reducción de los tiempos muertos.

      La comparativa entre la previsión del tiempo de ejecución de cada operación contra el tiempo real que leva ejecutarla es uno de los mayores beneficios de la implantación de un SGA.

      En un primer momento el SGA puede utilizarse simplemente para recopilar información sobre cuál es el tiempo real que nos cuesta realizar una operación. Esto nos ayuda a establecer el tiempo estándar objetivo y a publicar en el momento adecuado cuál es el tiempo esperado de una operación concreta, con un margen de desviación que siempre debemos tener en cuenta y que también tiene en cuenta el SGA. Esto ayuda a dirigentes y operarios a tener conocimiento de cuándo se está dentro del estándar o fuera de él.

      Por ejemplo, una vez implantado, el software puede medir el tiempo real que cada operario emplea en el picking. Imaginemos que detectamos que el tiempo medio transcurrido para cada línea es de 10 segundos. Establecemos este estándar con un cierto margen de error y a partir de ahí podemos informar a través de su PDA, a cada operario y en tiempo real, de si su ritmo al ejecutar esta operación está o no dentro del estándar marcado.

      De esta forma, el operario está informado y se autorregula para cumplir con el estándar y en caso contrario, el indicador informa al jefe de almacén del punto exacto donde están surgiendo problemas de productividad, facilitando el darle soporte y solución antes de que sea un problema.
    1. El control cambia de manos.

      Es algo de lo que no se habla mucho cuando tratamos los beneficios de un SGA, pero siempre ocurre y es un beneficio importante.

      Un almacén sin SGA es una instalación que depende totalmente de la memoria y habilidad de su mano de obra, y sus carencias, se suplen con más mano de obra. A la hora de contratar personal nuevo o sustituir bajas, dependemos de un período de iniciación importante, muy variable, que depende de las capacidades personales de cada nuevo integrante del equipo y de su “maestro”. Esto puede llevar días o semanas y nada nos garantiza que vaya a salir bien.

      Cuando entra en juego un sistema SGA, la ejecución de los procesos depende del sistema y no de su mano de obra”



      Cada operario nuevo, sólo debe aprender a manejarse dentro de la configuración del sistema de estanterías e interfaz de usuario de la aplicación para poder trabajar. Esto reduce ostensiblemente el tiempo en que un operario está plenamente operativo en apenas unas horas. Esto nos confiere gran agilidad y capacidad de adaptación ante imprevistos.

      De esta forma el control de la instalación queda en manos de quién maneja el sistema y no de las habilidades humanas. La instalación, por decirlo de alguna manera, se independiza de su mano de obra operativa.
    1. Distintas necesidades, diferentes gestiones.

      Un SGA permite que el almacén se adapte a la necesidad de cada cliente, en una misma instalación y de forma simultánea. Podemos gestionar pedidos de gran tamaño de una manera y pedidos de pocas líneas de otra. Es decir, podremos decidir que los pedidos que superen una cierta capacidad en volumen, peso, líneas, etc., se gestionen con un sistema pedido a pedido; que los pedidos pequeños de más de una unidad se agrupen en oleadas; o bien podemos decidir que los pedidos de ecommerce, de una sola referencia, se trabajen, con un sistema multipedido.

      Además, podemos combinar estas acciones con cualquier automatismo que consideremos instalar, crear pulmones que alimenten la zona de picking, realizar operaciones de crossdocking, etc.
    1. Optimización del espacio.

      Aparte del hecho de que, en cuanto a ocupación del espacio, el sistema SGA elegirá siempre la mejor ubicación de entre todas las opciones de que disponga, tiene otras funciones que pueden activarse para aprovechar mejor aún el espacio.

      Gracias al SGA podemos unificar cargas, es decir, dado el control sobre el peso y cubicaje que tenemos por ubicación, podemos decirle que nos ayude a unir dos palés que estén a media carga y cuyas referencias no sean incompatibles entre sí, o aquellos medios palés que sean de la misma referencia. También podemos indicarle que cuando sólo queden un número determinado de cajas sobre un palé, las envíe a una zona de picking manual para liberar el hueco de palé, o bien cambiarlas a ubicaciones de menor tamaño si es que disponemos de ellos, evitando que nuestras preciadas ubicaciones almacenen “aire”.

    Si te interesa este tema, quizás te pueda ser útil nuestro ebook gratuito, "El  libro blanco del SGA", sobre la gestión avanzada de almacenes.

    1. Mayor control y visibilidad de inventario.

      Tener un control preciso de nuestras existencias implica poder aprovechar este control para mostrar nuestros niveles de inventario allí donde lo consideremos: nuestra red comercial, nuestra red de tiendas, comercio on line, etc.

      El sistema puede configurarse para realizar recuentos ciegos, parcialmente informados o totalmente informados y utilizando únicamente terminales inalámbricos. El sistema puede sugerir recuentos cíclicos, ejecutar algunos programados, sólo para algunas familias, zonas, categorías o productos. Con este sistema conseguimos que, con el paso del tiempo, cada recuento sea más preciso que su predecesor.

      El canal comercial puede aprovechar esta nueva ventaja ya que puede comprometerse frente al cliente sabiendo a ciencia cierta que, si el sistema dice que tiene cuatro unidades disponibles, las tiene efectivamente, sin tener que recurrir a las lentas, costosas y molestas solicitudes de comprobaciones de almacén, toda vez que el nivel de existencias es bajo.
    1. Gestión de la información en tiempo real.

      Algo impensable en un almacén sin software. El uso y manejo de KPIs permite tener un control total a nivel informativo de todo lo que ocurre en nuestro almacén. En esto se basa la correcta gestión de los stocks. Hablar de gestión para un software SGA es hablar de gestión de la información. Información recopilada y generada en tiempo real derivada de los KPIs.

      El sistema nos indicará cuántos días podremos abastecer la demanda sin romper stock, cada cuánto hay que reponer una ubicación de picking o cómo está la carga de trabajo de cada operario en cada instante, permitiéndonos redistribuir las tareas para que esta carga se reparta de forma equitativa, algunos incluso lo hacen de forma autónoma en base a reglas preestablecidas.

      Además de mostrar toda la información en un cuadro de mando, genera informes que nos ayudan en la mejora continua del almacén o en la toma de decisiones de toda índole.

     

    1. Anticipación y adaptación a los cambios.

      Que vendrá como consecuencia de todo lo anterior. Gracias a la recopilación de información propia y del exterior y de su correcta gestión, podremos anticiparnos y adaptarnos con antelación a diferentes situaciones, por ejemplo, estacionalidades.

      “Un almacén que dispone de un software flexible y adaptable

      es un almacén flexible y adaptable”



      Si disponemos de un software que permita diferentes tipos de gestión, que utilice diversos sistemas de almacenaje a ubicación fija, a hueco libre o una combinación de ambas, que nos permita gestionar diferentes tipos de estanterías, que admita múltiples tipos de gestión como FIFO, LIFO o FEFO, disponemos de la capacidad de reestructurar nuestros procesos para adaptarlos a los cambios previstos o imprevistos.

     

    1. El aumento de la propuesta de valor del almacén.

      Un software SGA consigue que nuestro almacén sea más rápido, preciso, eficiente y previsible en todas sus facetas. Aumenta el nivel de servicio al cliente y la imagen que la propia entidad tiene de su departamento. Esto repercute en una mejora del prestigio y la confianza que proveedores, clientes y trabajadores depositan sobre el almacén.

      En definitiva, la imagen profesional de empresa o de la marca comercial que se distribuye, se fabrica o se adquiere en la compañía aumenta significativamente y la experiencia de compra para el cliente resulta ser cada vez más satisfactoria, lo que sigue provocando el mismo efecto beneficioso.

      Tendremos acceso a nuevos mercados hasta ahora inaccesibles por su nivel de exigencia. Entramos en un círculo vicioso ascendente que podremos mantener y mejorar con el tiempo. Avances muy evidentes tanto para nuestros clientes actuales como para los que estén por llegar.

     

    Conclusiones

    Un software de gestión de almacén es mucho más que saber dónde está cada referencia almacenada, un programa SGA construye nuestro almacén y determina su forma de funcionar guiando cada uno de los procesos y optimizando el uso de los recursos que intervienen en cada operación.

    Su misión es integrar y coordinar todas las acciones que deben ejecutarse en el almacén, impidiendo el error o reduciendo su incidencia al máximo posible, siempre tratando de proporcionar un elevado nivel de servicio al cliente. La información que proporciona nos ayudará a entrar en el camino de la mejora continua y nos permitirá planificar acciones futuras con antelación.

    Un SGA puede proporcionarnos mucha flexibilidad, las diferentes configuraciones de reglas de ubicación, de gestión de pedidos o de ubicación de referencias que podemos combinar, nos permiten distinguirnos de la competencia y nos otorgan gran capacidad de adaptación. Una versatilidad muy interesante para afrontar los diferentes escollos que puedan surgir en el camino como los que se nos presentan a la hora de cumplir con la normativa legal, con las exigencias de nuestros clientes, con los requerimientos del mercado o con los distintos imprevistos que puedan surgir.

    Quizá la clave definitiva del éxito de los softwares de gestión avanzada de almacenes es la capacidad de control que nos proporcionan. Control sobre nuestro almacén, sus existencias, sus operaciones y procedimientos, sobre los recursos que debemos asignar y sobre el orden concreto y prioridades con que deseamos ejecutar cada acción.

    Un almacén con SGA es un almacén preciso y profesional que actúa rápido, bien y a la primera.

     

    Nuevo llamado a la acción

    También te pueden interesar...

     

    beneficios gestion almacenes logistica

    beneficios convertir proveedor socio logistico

     

     

    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

    Temas relacionados:. SGA, Sistema Gestion Almacen, Almacen, Gestion de Almacen, Gestion de Almacenes SGA, sistema de gestion de almacen, Software de gestion de almacen, automatizacion del almacen

    CREA UN PROCESO DE DECISIÓN ÁGIL A PARTIR DE TU SISTEMA ERP 6 ELEMENTOS CRÍTICOS EN LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LAS EMPRESAS

    ¿Te ha gustado? Puedes compartirlo en tu red social favorita. ¡Gracias!


    También puedes agregar nuestro blog a tu Feed de RSS para mantenerte informado