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La gestión ideal de la cadena de suministro es aquella que consigue eliminar todas sus ineficiencias. Este es el objetivo que perseguimos todos y está demostrado que sin el apoyo incondicional de la tecnología resulta una misión imposible, por inabarcable. Pero por suerte, vivimos en la cuarta revolución industrial, la era de la digitalización y de la industria 4.0 y por suerte, el uso de las tecnologías no sólo es cotidiano sino más accesible que nunca.
Como parte de esa tecnología un sistema ERP extendido nos da la posibilidad de poder obtener una visión global de toda la cadena de suministro, nos ayuda a medir, a detectar cuellos de botella y a agilizar todos sus procesos. Pero el sistema ERP extendido va mucho más allá y nos permite gestionar algo mucho más productivo, integrar a nuestros proveedores y convertirlos en socios logísticos. Tener un proveedor como socio logístico nos permite mantener una relación igualitaria de confianza y comunicación que, bien enfocada, puede representar una serie de ventajas competitivas inusualmente rentables.
* Foto de Peter Fleming en Pexels
Cualquiera puede tener un proveedor, pero no todo el mundo puede mantener una relación cooperativa y beneficiosa para ambas partes con su proveedor. Conseguirlo, coloca a la empresa en una posición destacada respecto a las demás y le permite disfrutar de una serie de ventajas competitivas y beneficios inalcanzables de otra forma. Pero para ello es necesario contar con una tecnología actualizada que le proporcione las herramientas para lograr este objetivo como parte de la excelencia en la gestión de la cadena de suministro.
La forma más eficaz de integración de los proveedores en nuestro sistema de gestión es a través de un sistema ERP extendido, una vez logrado tanto la empresa como sus proveedores compartirán los beneficios.
¿Pero qué es esto de que necesito convertir a mis proveedores en socios estratégicos para competir mejor?
Se trata de extender la relación existente entre proveedor y empresa más allá de la simple transacción económica, ir más allá de lograr un precio lo más bajo posible y conseguir una entrega en plazo. Se trata de que proveedor y empresa trabajen juntos para lograr un beneficio mutuo. Proveedor y comprador se asocian y como si se tratara de una única empresa, elaboran una estrategia conjunta de creación de valor para crecer juntas. Establecen una relación a largo plazo cuya eficacia se fundamenta en procesos más ágiles y rentables, y en una comunicación total más fluida, transparente y eficaz que la de su competencia.
De hecho, es precisamente ese cambio en el sistema de flujo de información el que favorecerá, para ambas partes, que la gestión de la cadena alcance niveles desconocidos de integración, eficacia, sostenibilidad, rentabilidad y eficiencia.
Veamos los principales beneficios que obtendremos al tener un proveedor como socio logístico, todos ellos derivados de la transparencia operativa:
1.- Colaboración en la creación de estrategias que reduzcan riesgos
Si tenemos una relación abierta y transparente podemos establecer foros colaborativos que ayuden a resolver de forma continua y conjunta los puntos débiles conocidos de ambas partes.
Si el punto fuerte de un proveedor es su fiabilidad en el plazo de entrega podemos programar su descarga incluso para las horas previas a la orden de fabricación que debe abastecer. De no ser éste su punto fuerte actuaríamos programando su descarga con un rango de fechas más amplio o trataríamos de trabajar conjuntamente para mejorar la fiabilidad en los plazos de entrega del proveedor, quizá mejorando el sistema de intercambio de información entre nuestras compañías a través de nuestros programas ERP.
2.- Gestión mejorada de la comunicación
Mantener a toda una cadena de suministro actualizada a base del envío masivo de correos electrónicos, resulta ser lento e inseguro. Enviar información a quien no se debe y no enviarla allí donde era necesario, provoca caros retrasos y urgencias recurrentes que están a al orden del día.
Gracias al sistema ERP podemos utilizar procesos electrónicos de intercambio de datos para compartir información de forma automática o programada, acceder a bases de datos compartidas o confirmar su envío manualmente pero siempre asegurando el contenido y el destino de ésta.
De manera que, en lugar de esperar a realizar un inventario, cribar el resultado y enviar dicha información a cada uno de los proveedores, gracias al sistema ERP, todo proveedor autorizado podría acceder de forma instantánea y en cualquier momento directamente a nuestros niveles de inventario y encargarse de mantenerlos a niveles óptimos, tanto reponiendo como retirando material.
Otra forma de hacerlo sería el envío de notificaciones automáticas en base a una serie de criterios prestablecidos como, por ejemplo, cuando se rebase un stock mínimo, cuando se acerque una fecha determinada o cuándo se programe una orden de fabricación.
Ambas maneras garantizan la seguridad y privacidad de la información, eliminan retrasos y errores en las comunicaciones y evitan procesos que puede realizar directamente el proveedor.
3.- Seguimiento y control de la calidad de los proveedores.
Tener un proveedor como socio logístico nos permite acordar con él estándares de calidad que deben cumplirse en origen. Nos permite establecer los sistemas de control que deben cumplirse y por tanto evita redundar esos procesos de supervisión y control en nuestras instalaciones para cada descarga. No hablamos sólo de calidad de acabados del producto sino de estándares logísticos; tamaño del embalaje, altura de apilado en palé, tipo de palé, tipo de etiquetado, de embalaje, unidades por caja, pesos, información que debe reflejar cada etiqueta, posición y cantidad de éstas, tipo de código de barras, etc.
Dado que nuestros ERP están comunicándose activamente, podemos tener un albarán de entrega en nuestro sistema, en forma de pre-albarán pendiente de confirmación, mucho antes de que la mercancía llegue. Una vez se realiza la recepción de la mercancía el sistema únicamente necesitará comparar los resultados de las lecturas de los códigos con el pre-albarán, para confirmar que los estándares se han cumplido y en qué medida. De esta forma el sistema escanea permanentemente el grado de cumplimiento de los diferentes indicadores que hayamos establecido para evaluar a la calidad de nuestros proveedores: grado de cumplimiento de plazos, de unidades de embalaje, de unidades físicas recibidas, etc.
Además, dado que el control de calidad lo realiza el proveedor en sus instalaciones y su sistema garantiza su cumplimiento, no tendremos que redundar dichos controles en nuestras instalaciones y dedicar más recursos, para algo que ya se ha realizado de forma fiable. Podemos limitarnos a pequeños muestreos de control.
4.- Deja que su proveedor haga lo que mejor sabe hacer, PERO pensando en tu producto.
No se trata sólo de gestionar los posibles problemas de suministro desde el principio de la creación del producto, sino que el proveedor, como socio logístico puede colaborar activamente en el diseño de los productos y servicios, y participar en la mejora continua de los actuales, aportando su mejor conocimiento y mayor experiencia en aquellos aspectos en los que él es el especialista.
Por ejemplo, un proveedor puede aportar conocimientos claves sobre el diseño y composición de aquello que nos suministra, pero si además conoce la función que desempeñará en el producto final, puede implicarse más y utilizar esos conocimientos (nuevos materiales, nuevas técnicas) para la mejora del producto en su conjunto y de su función. Siempre estará más actualizado y tendrá mayor visión que nosotros de todo lo relacionado con su modelo de negocio, por lo que su implicación en el proyecto se convierte en nuestra ventaja competitiva.
5.- Coordinación del proceso de compras: reducción de inventarios
Tener un proveedor como socio logístico implica que podremos rediseñar conjuntamente el proceso de compra íntegro o abordar la mejora de distintas partes de él.
El objetivo: reducir drásticamente los tiempos de ciclo, aumentar la eficiencia de cada proceso, la creación de nuevos sistemas de control y realizar una gestión más eficaz, compartida y con indicadores medibles que gracias a su gestión en el sistema ERP, permitan entrar en una dinámica de mejora continua.
Una ventaja muy clara, muy visual y que se consigue en poco tiempo es la reducción de los stocks. Un proveedor que participa activamente en el diseño del proceso de compra es un proveedor que se actualiza con nosotros y por tanto logrará ser cada vez más fiable y preciso en sus plazos de entrega. Esto significa entregas más frecuentes, pero de menor volumen, lo cual nos permite dedicar menos espacio en nuestras instalaciones a un stock cuya única función era la de protegernos de incidencias de suministro que ya no sucederán.
6.- Formación de nuestra plantilla.
Dentro de la participación activa en el diseño, composición o creación de productos y servicios, el proveedor puede realizar funciones de formación de nuestra plantilla en el uso, colocación, tratamiento, manejo, montaje, etc. de los nuevos diseños, maquinaria, componentes o materiales relacionados con su trabajo y que por primera vez van a ser utilizados por la plantilla.
7.- Medioambiente
Un proveedor como socio logístico, fiable y regular puede aumentar nuestra propuesta de valor haciendo hincapié en aspectos medioambientales que de otra forma serían del todo impensables.
Podemos disminuir de forma muy significativa la cantidad de residuos que generamos y el coste de gestión utilizando envases retornables estandarizados o diseñados exprofeso. Aparte de que se aprovecha mejor el espacio de almacenaje y se asegura la integridad de la mercancía, gracias a estos envases retornables, evitamos el uso de grandes cantidades de cartón y una importante cantidad de palés, plásticos, etc.
Conclusiones
Son innumerables los beneficios y ventajas competitivas que obtenemos gracias a una relación transparente y sostenida con un proveedor como socio logístico. Desde el punto de vista de la cadena de suministro conocer los puntos fuertes y débiles de cada proveedor, nos protege de posibles riesgos ya que nos permite planificar cada operación conjunta de manera más eficaz.
Mejoramos la estabilidad de la cadena, eliminamos despilfarro, es decir, todo aquello que no aporta valor para ambas partes y al mismo tiempo creamos valor en conjunto creciendo como una única unidad operativa.
Se crea un marco de referencia común entre ambas empresas (proveedor y comprador) que antes podía utilizar un sistema comercial diferente e incluso trabajar con objetivos contrapuestos. Al considerar al proveedor como socio logístico se elimina de su rango de opciones la sensación de “sentirse prescindible” por una cuestión de precio, al tiempo que conseguimos que trabaje pensando en nuestro mayor beneficio, ya que también aumenta el suyo propio.
El pedestal que lo sustenta todo es, sin ningún lugar a dudas, el cambio en el sistema de comunicación entre ambas partes. El flujo transparente y abierto de la información agiliza el proceso de compras, permite reducir inventarios, elimina riesgos, incrementa la fiabilidad de ambas partes y en consecuencia aumenta la confianza mutua, mejora procesos, etc.
Proveedor y comprador trabajan y crecen juntos obteniendo beneficios mutuos gracias aun principio tan básico y antiguo como verdadero: la unión hace la fuerza.
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