Tal y como hemos tratado en otros post, es importante para el responsable financiero de un empresa, que la inversión en necesidades operativas de fondos (NOF) estén ajustadas a su modelo de negocio y sector de actividad, de forma que el desarrollo de la actividad esperada no exija una mayor cantidad de recursos por causas imputables a una falta de eficiencia en sus procesos. Es precisamente en este aspecto, en “la eficiencia de los procesos” en la que un software ERP nos puede ser de gran utilidad.
Como hemos visto en el post sobre las necesidades operativas de fondos, las distintas posibilidades que tenemos para influir en el tamaño de las NOF es actuar sobre:
En el siguiente cuadro podemos ver los tipos de acciones que podemos acometer clasificadas de acuerdo con el elemento del circulante al que afecta en la empresa, y de esta manera nos puede ser más fácil identificar las posibles acciones a acometer.
Con carácter general, podemos decir que trataremos de reducir la inversión en los elementos que están en color mas oscuro (almacén y cuentas a cobrar) y trataremos de ampliar la inversión en los elementos con colores claros (cuentas a pagar), sin que estas modificaciones tengan cómo causa cambios en el nivel de actividad (es decir, tratamos modificaciones que no tengan nada que ver con cambios en el nivel de actividad de la empresa o por cambios estructurales como pueden ser cambios del sector, etc…).
A partir de este planteamiento, vamos a analizar cada uno de los grupos de acciones con más detalle para entender cómo podemos influir sobre la inversión en capital circulante necesario para mantener el nivel de actividad. Para ello, trataremos de hacer un enfoque muy pragmático basado en la experiencia y en los resultados conseguidos, que son muy distintos según los tipos de empresas.
Las posibles acciones relacionadas con la inversión en cuentas a cobrar lo hemos tratado en otro post llamado “Cómo reducir la inversión en cuentas a cobrar”. Como podemos ver, el tiempo que transcurre desde que un cliente nos solicita un producto hasta que nos lo paga lo podemos considerar como el ciclo de ventas, y durante este tiempo todo el dinero que debemos invertir (adelantar) en recursos necesarios para hacer posible realizar la transacción satisfactoria con el cliente, consideramos que es una inversión que podemos reducir (o al menos no aumentar) de dos maneras:
Al final, para mejorar la eficiencia de estos dos tipos de acciones, es fundamental el sistema de gestión que se apoye en un software ERP que integre el control de todas las fases del proceso comercial, junto al resto de actividades de la empresa, sin las cuales la empresa no se podría comprometer con sus clientes. Además, este tipo de softwares debe ser capaz de ofrecer funcionalidades que mejoren el control de los procesos, como pueden ser los sistemas BPM que nos permiten diseñar workflows de trabajo muy eficaces para el control y automatización de muchas tareas.
En este caso, consideramos aquellas acciones que afectan a la inversión en el almacén pero no a nuestra cuenta de proveedores. Por este motivo, vamos a tratar aquí aquellas acciones que nos permitan no incrementar el coste de los productos almacenados. Para ello proponemos la inversión en un sistema SGA ya que permite una gestión muy eficaz de los recursos del almacén (ver post en este sentido) como parte de un software ERP, lo que repercute en mejorar mucho su eficiencia y eficacia.
Al final de lo que se trata es de sumar a los productos en el almacén los mínimos gastos posibles distintos a los costes directos de la compra, de forma que se reduzcan lo mas posibles:
Actuar sobre esta área es una labor pura de gestión de almacenes.
Las posibles acciones relacionadas con la inversión en cuentas a cobrar lo hemos tratado en otro post llamado “Cómo reducir inventario y proveedores”. Como ya se analizó, la única posibilidad que tenemos de influir conjuntamente en la inversión en proveedores y almacén a la vez es actuando sobre:
Una herramienta muy eficaz en el control de las facturas de proveedores es la posibilidad que ofrecen muchos software ERP de que la empresa pueda generar las facturas de sus proveedores, lo cual sólo es posible cuando existe un control máximo del proceso. Algunas empresas, ha encontrado en esta posibilidad la reducción de un volumen importante de gastos.
En este caso nos vamos a centrar sólo en las cuentas a cobrar relacionadas con proveedores. Dado que vamos a tratar sobre acciones que no tengan como causa el nivel de actividad de la empresa, la única forma que tenemos de influir en la inversión en proveedores es modificando el periodo medio de pago (rotación de la deuda de proveedores).
Al igual que pasaba en el caso de los clientes, seria tremendamente teórico y faltante de realismo, proponer aumentar el plazo de pago pactado con proveedores, ya que esta medida es muy difícil de aplicar con carácter general y depende en gran medida de las practicas en el mercado y en la fuerza de negociación de la empresa. En todo caso, partimos de que las empresas tratan de ajustarse lo más posible a los plazos de pago más grandes que puedan acordar, por lo que no suelen ser acciones que sean posibles tomar para influir en las NOF.
En lo que sí es posible actuar, y de forma sencilla y efectiva, es ampliar plazo de pago efectivo (plazo de pago real) por encima del pactado sin incumplir nuestros compromisos.
La pregunta que nos hacemos en este caso es, ¿cómo podemos incrementar el plazo de pago efectivo por encima del pactado sin incumplir nuestros compromisos?
La respuesta la podemos encontrar en incorporar al cálculo del vencimiento de las facturas de compras nuevos parámetros que nos permitan incrementar de media este plazo sin modificar su duración. Algunos de estos parámetros son:
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