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A qué nos referimos cuando nos preguntamos: ¿qué es optimizar el almacén? Sólo para responder a esta pregunta podríamos dedicar un libro entero, pero a grandes rasgos podemos considerar un almacenaje óptimo aquél que se apoya en un sistema que garantice de forma fiable, eficaz y accesible la custodia de todas nuestras referencias gestionándolas con el objetivo de satisfacer las necesidades de todos nuestros clientes en el momento justo en que éstos lo requieran empleando para ello el menor número de recursos posibles.
Lograrlo, es el objetivo de cualquier sistema de gestión de almacén y desde luego no es una cuestión de azar. Esta resulta ser una tarea ardua que requiere planificación, tesón, esfuerzo y tiempo sobre todo si partimos de cero. No debemos permitir que la dimensión de la tarea nos abrume. De la misma forma que un inventario general empieza con el conteo de la primera referencia y termina con el de la última, conseguir un almacenaje óptimo será nuestro objetivo final, pero éste puede subdividirse en pequeños objetivos alcanzables a corto plazo.
Existen multitud de decisiones que podemos tomar y, quizás, la más difícil sea decantarnos por una en particular. La principal dificultad, como casi siempre que debemos abordar un nuevo proyecto de gran envergadura, sea responder a la pregunta: ¿Por dónde empezamos?
A continuación, vamos a indicaros una serie de directrices básicas que pueden ayudarnos a definir el camino a seguir.
Lo primero que debemos hacer es crear y respetar los espacios necesarios en nuestro almacén. Respetar implica estructurar, o sea, que el espacio que asignemos a cada zona debe dedicarse exclusivamente a su función. Aunque son de sobra conocidas, veamos muy por encima cada zona y su función
Estas no son las únicas zonas funcionales que podemos necesitar en nuestro almacén. Existen otras como la zona de obsoletos, de scrap, de calidad, de producto no conforme, de devoluciones, pulmones, WIP’s, etc. Para un almacenaje óptimo debemos ser conscientes de cuáles son las necesidades reales de nuestro almacén y definir zonas concretas, realistas y limitadas a cumplir la funcionalidad de cada una de ellas.
Visto así parece casi lo mismo, pero no lo es en absoluto. La segunda parte de la frase entraña mucha más dificultad, tiempo y esfuerzo que la primera. Ordenar implica una acción concreta en el tiempo y mantener el orden, requiere de disciplina, es decir, acción y supervisión constantes. Para lograrlo nos puede ayudar:
Por zonas, por familias, por productos, lotes, por lo que consideremos necesario sin perder la visión global de todo el almacén y siempre pensando en el medio y largo plazo.
No todas las referencias, ni zonas, ni familias, etc., de nuestro almacén van a requerir el mismo nivel de atención por nuestra parte, ni van a necesitar el mismo tipo de gestión o actuación por parte de los operarios de nuestro almacén. Por tanto, será necesario definir claramente cómo queremos gestionar cada una de ellas y en base a ello, determinar cómo debe actuarse en cada caso.
Luego tendremos que transmitir las conclusiones a todos los implicados para crear una cultura propia de almacenaje que además debe ser flexible y estar viva, es decir, preparada para cambiar a lo largo del tiempo. Es una buena opción definir procedimientos que recojan por escrito tanto las estrategias a seguir como nuestros protocolos de actuación.
Veamos unos ejemplos (muy básicos):
Conseguir un almacenaje óptimo conlleva multitud de acciones coordinadas dentro y fuera del propio almacén.
Realizar cada acción de forma eficaz evitará manipulaciones y disminuirá el riesgo que implican para nuestras mercancías. Para poder realizar cada acción deberemos planificarlas teniendo en cuenta que deben realizarse en zonas acotadas. Cada zona debe tener una función y un objetivo concreto, y tendremos que determinar cuál es la cantidad de espacio óptimo necesario para poder llevarlo a cabo. De igual forma tendremos que establecer una serie de normas orientadas a establecer estrategias que garanticen mantener el orden a largo plazo, la integridad de los procedimientos y la uniformidad de las actuaciones.
Negociar con proveedores, identificar adecuadamente todas las mercancías, gestionarlas dentro del conjunto del almacén atendiendo a sus características particulares y poner todo ello al servicio de la demanda sin despilfarrar recursos supone mucho trabajo de planificación, supervisión, coordinación y ejecución.
Un buen software de gestión de almacén ayuda, ya que todas sus directrices y configuraciones persiguen exactamente la optimización del almacenaje y el aprovechamiento de los recursos. Un sistema SGA puede ser una buena herramienta para ello. Una vez implantado asumimos como propios muchos de sus procedimientos de actuación que trae configurados por defecto y nos permite personalizar otros, para adaptarse así a los cambios que en el futuro puedan devenirnos y, además, manteniendo siempre la premisa de alcanzar un nivel de gestión óptimo del almacén.
Hemos mostrado la punta del iceberg, apenas un atisbo del inicio de un camino no exento de emociones pero que todas las empresas que deseen conseguir un almacenaje óptimo de todas sus referencias deben recorrer.
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