Con demasiada frecuencia vemos que en muchas empresas a la sección de almacén se le presta muy poca o ninguna atención. Pero ¿merece este escaso tratamiento la sección de almacén? ¿O por el contrario es un departamento más importante de lo que pueda parecer a simple vista?
En el presente artículo veremos qué entendemos por Almacén y cuál es su importancia dentro de la empresa.
¿Qué es un Almacén?
El almacén es el espacio físico de la empresa donde se efectúa la función de almacenaje. Esta facilidad para definir con una sola palabra como “almacenaje“ la función que desempeña dentro de la empresa uno de sus departamentos, podría ser la causa de esa especie de invisibilidad que padece. Es en el almacén donde en la mayoría de las empresas acaba el personal de menor cualificación, es donde se producen la mayor parte de las tensiones por los esfuerzos del último momento, horas extraordinarias, trabajos en festivos… Sin embargo y curiosamente es precisamente donde la empresa consigue hacer efectivo el servicio al cliente y en demasiadas ocasiones con pocos medios o con medios poco actualizados.
Un almacén consume muchos recursos de diversa tipología, consumen recursos humanos, consume recursos financieros, tiene activos fijos, inmuebles, estanterías, tiene maquinaria que requiere una manutención y consume tiempo. Todo ello sin que muchas veces se perciba que aporta valor.
Es en nuestros almacenes donde tenemos nuestras materias primas, nuestros repuestos, productos semielaborados, productos terminados. El almacén es donde realizamos funciones que hacen posible la actividad económica de nuestra empresa. Se realizan en el almacén: los aprovisionamientos, la manutención, el embalaje, la recepción y emisión, control de calidad, preparación de pedidos, cambios de presentación, transportes, distribución, facturación… Es en definitiva donde regulamos el flujo de producto terminado.
El nivel y la exactitud del inventario afecta directamente a la cuenta de resultados, además si no tenemos certeza del nivel de existencias que hay en nuestro almacén, no podemos comprar bien, ni podremos atender adecuadamente a los clientes.
La fiabilidad de nuestros stocks, redunda directamente en la estrategia de inventario de nuestra empresa, es decir en su planificación y previsión. De entre todas la más importante es la previsión de la demanda. Para la Dirección de la empresa la previsión de los niveles de demanda es vital ya que proporciona los datos en los que se basarán la planificación y control de muchas áreas funcionales de la misma, incluyendo desde luego el propio almacén.
Pero al mismo tiempo, estas previsiones, se basan en los históricos que proporcionan los flujos de información y movimientos de nuestro almacén. De ahí la importancia de su fiabilidad gracias a la gestión con SGA. Los niveles de demanda y su programación afectan en gran medida a los niveles de capacidad, necesidades financieras, y estructura general de la empresa. Eso significa que si los datos de nuestros stocks no son fiables, todas las decisiones que Dirección tome en base a ellos redundarán en nuevos errores de estocaje y así sucesivamente, como la pescadilla que se muerde la cola. En definitiva, todos los errores de la Dirección concluyen en el inventario y son sufridos por éste.
Por eso se dice muchas veces que el almacén es una atalaya ideal para ver el funcionamiento general y real de una empresa. Desde él puede verse la eficacia de todos los demás departamentos; compras, producción, financiero, Dirección, administración…
Como puede verse, un almacén es mucho más que una simple acumulación de materias primas, aprovisionamientos, componentes y producto terminado. Si nos fijamos veremos que los stocks aparecen en numerosos puntos a lo largo de la cadena de producción logística de la empresa. La parte principal de los costos del mantenimiento de estos inventarios resulta ser de naturaleza de costes de oportunidad, es decir, los almacenes absorben capital que podría estar disponible para mejor uso por ejemplo en mejorar la productividad o la competitividad. Además no aportan valor directo como ya hemos dicho aunque almacenan valor.
Un almacén mal gestionado, un almacén sin SGA, suele utilizarse para enmascarar ineficiencias en otros departamentos. El almacén se convierte en demasiadas ocasiones en el chivo expiatorio de una mala gestión de compras, un exceso de producción, ocultación de obsoletos, de fallos en la calidad etc. lo que aumenta el consumo de recursos de todo tipo ya que para el almacén no son más que referencias que igualmente hay que gestionar.
Pero entonces ¿Por qué tenemos almacenes?
Las razones para soportar los costes de mantenimiento de inventarios, van relacionadas siempre con el nivel de servicio al cliente. Los sistemas de producción actuales no están diseñados para responder de manera instantánea a los requerimientos y necesidades de los clientes de productos y servicios.
Los inventarios se encargan de ofrecer un nivel de disponibilidad del producto-servicio, que satisfaga las altas expectativas que tiene el cliente de disponibilidad del producto. Esto es muy acentuado hoy en día sobre todo por la venta online. Disponer de un producto de forma inmediata para un cliente hoy día no solo mantiene las ventas sino que las aumenta. Por desgracia si el cliente no tiene producto disponible a corto plazo, o sea, cuándo y dónde él quiere, no volverá a comprarnos. No olvidemos que es cuestión de un “click”.
Pero además mantener cierto nivel de inventario nos permite reducir costes. ¿Cómo es posible?
Si porque aunque hemos insistido en este artículo que mantener los stocks y su disponibilidad requiere un alto coste y consumo de recursos, también es cierto que los stocks reducen indirectamente los costos operativos en otras áreas y actividades de la cadena de suministros. Tanto es así que compensan el coste de mantenimiento de estos mismos inventarios. También nos permite reducir costes por volumen de compra.
Si tenemos almacén, el departamento de compras puede comprar en cantidades mayores a las necesidades inmediatas de la empresa para obtener descuentos por precio/cantidad. Si bien es cierto que debe calcularse muy bien el costo de mantener ese exceso de inventario en comparación con lo que supone el descuento obtenido.
En ciertos sectores incluso nos permite la compra especulativa, es decir comprar a precio de hoy algo que necesitaremos mañana y que sabemos que será más caro mañana. Otro beneficio del almacén es la capacidad que tiene de absorber imprevistos como huelgas, desastres naturales, oleadas de demanda o retrasos en el suministro. Este tipo de incidencias son absorbidas por nuestros niveles de stock de manera que el nivel de servicio al cliente se mantiene intacto.
Además los stocks ayudan a la toma de decisiones estratégicas. Un almacén bien gestionado por un SGA, manejará y clasificará una cantidad de información vital para la toma de decisiones en la planificación estratégica de una empresa. La Alta Dirección, siempre maneja este tipo de información cuando es fiable, y toma decisiones de alto nivel en base a ella.
Este flujo de información que proviene directamente de los movimientos de almacén, incluso se utiliza para calcular la previsión de la demanda. Las previsiones de compra, los niveles de producción, el control de costes, la previsión de ventas, etc. beben de las fuentes de la base de datos de los inventarios. Lo acertadas o equivocadas que estén las decisiones a todos los niveles que tome la Alta Dirección de la empresa, parten siempre de una correcta y adecuada gestión de la información y de los materiales y productos almacenados en un almacén.
Estas son sólo algunas y muy resumidas razones de variada índole que deben hacernos pensar en la visión que tenemos en estos momentos sobre nuestro almacén, ese departamento tan importante que sigue luchando contra su propia invisibilidad.
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