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A qué nos referimos cuando nos preguntamos: ¿qué es optimizar el almacén? Sólo para responder a esta pregunta podríamos dedicar un libro entero, pero a grandes rasgos podemos considerar un almacenaje óptimo aquél que se apoya en un sistema que garantice de forma fiable, eficaz y accesible la custodia de todas nuestras referencias gestionándolas con el objetivo de satisfacer las necesidades de todos nuestros clientes en el momento justo en que éstos lo requieran empleando para ello el menor número de recursos posibles.
Lograrlo, es el objetivo de cualquier sistema de gestión de almacén y desde luego no es una cuestión de azar. Esta resulta ser una tarea ardua que requiere planificación, tesón, esfuerzo y tiempo sobre todo si partimos de cero. No debemos permitir que la dimensión de la tarea nos abrume. De la misma forma que un inventario general empieza con el conteo de la primera referencia y termina con el de la última, conseguir un almacenaje óptimo será nuestro objetivo final, pero éste puede subdividirse en pequeños objetivos alcanzables a corto plazo.
Existen multitud de decisiones que podemos tomar y, quizás, la más difícil sea decantarnos por una en particular. La principal dificultad, como casi siempre que debemos abordar un nuevo proyecto de gran envergadura, sea responder a la pregunta: ¿Por dónde empezamos?
A continuación, vamos a indicaros una serie de directrices básicas que pueden ayudarnos a definir el camino a seguir.
Definir las zonas de nuestro almacén
Lo primero que debemos hacer es crear y respetar los espacios necesarios en nuestro almacén. Respetar implica estructurar, o sea, que el espacio que asignemos a cada zona debe dedicarse exclusivamente a su función. Aunque son de sobra conocidas, veamos muy por encima cada zona y su función
- Zona de carga y descarga – “Muelles”. Suele estar en el exterior. Es el espacio donde el transportista aparca y abre sus puertas para que le descarguen el vehículo.
- Zona de recepción – “Playa de entrada” Superficie para poder depositar las unidades de carga que entran en el almacén. Lo ideal es que sea contigua a la zona de carga y descarga. En ella las referencias serán clasificadas, comprobadas o cotejadas con el albarán y será de donde sean tomadas para ser trasladadas a la zona de almacenaje.
- Zona de almacenaje – Esta suele estar siempre bien definida por defecto en cualquier almacén ya que es la que se dedica a almacenar la mercancía. Su principal inconveniente que debemos evitar es la tendencia que tiende a invadir inmisericordemente otras zonas del almacén, lo que suele ser un reflejo de una gestión deficiente y de una falta de planificacion.
- Zona de preparación de pedidos – “Zona de picking”. Necesaria en el caso en que las entradas tengan una configuración diferente a las salidas. P. ej.: entrada de palés y salida de unidades sueltas. Puede estar integrada o separada.
- Integrada – La zona de picking son las propias estanterías de almacenaje ya sea a nivel de suelo o en altura.
- Separada – La zona tiene entidad propia y separada de la zona de almacenaje, desde donde se repone el picking.
- Zona de expedición – “Playa de salida” Superficie donde se depositan, y a veces también se preparan, las unidades de carga que deben salir del almacén. Ahí esperan a ser cargadas en el transporte que debe llevárselas. Lo ideal es que sea independiente de la de recepción.
Estas no son las únicas zonas funcionales que podemos necesitar en nuestro almacén. Existen otras como la zona de obsoletos, de scrap, de calidad, de producto no conforme, de devoluciones, pulmones, WIP’s, etc. Para un almacenaje óptimo debemos ser conscientes de cuáles son las necesidades reales de nuestro almacén y definir zonas concretas, realistas y limitadas a cumplir la funcionalidad de cada una de ellas.
Ordenar cada una de esas zonas y mantenerlas ordenadas.
Visto así parece casi lo mismo, pero no lo es en absoluto. La segunda parte de la frase entraña mucha más dificultad, tiempo y esfuerzo que la primera. Ordenar implica una acción concreta en el tiempo y mantener el orden, requiere de disciplina, es decir, acción y supervisión constantes. Para lograrlo nos puede ayudar:
- Establecer las estrategias de ubicación: por rotación, por clientes, por proveedores, por fecha de caducidad, peligrosidad, incompatibilidades, por frecuencia de uso, etc.
- Usar códigos de identificación: desde el número de lote para identificar conjuntos de referencias al número de serie que identifica una única referencia. Si queremos establecer una estrategia de ubicación tendremos que poder definir sobre qué y a qué nivel queremos establecerla. El uso de códigos lo hace posible porque simplifica la gestión y posibilita la identificación de todas las referencias. Por supuesto este uso de códigos cobra sentido si estamos apoyados por un sistema de gestión SGA.
- La unidad de carga de entrada debe ser la misma que para el almacenaje: si podemos influir sobre nuestros proveedores esta es la situación ideal. No sólo facilita la entrada y el almacenaje de cada unidad, sino que agiliza su manejo evitando que empleemos recursos en manipulaciones enfocadas a adecuar las unidades de carga a su ubicación. Evitar manipulaciones, evita riesgos, lo que nos acerca a un almacenaje óptimo de cada referencia.
Trazar estrategias de gestión y actuación
Por zonas, por familias, por productos, lotes, por lo que consideremos necesario sin perder la visión global de todo el almacén y siempre pensando en el medio y largo plazo.
No todas las referencias, ni zonas, ni familias, etc., de nuestro almacén van a requerir el mismo nivel de atención por nuestra parte, ni van a necesitar el mismo tipo de gestión o actuación por parte de los operarios de nuestro almacén. Por tanto, será necesario definir claramente cómo queremos gestionar cada una de ellas y en base a ello, determinar cómo debe actuarse en cada caso.
Luego tendremos que transmitir las conclusiones a todos los implicados para crear una cultura propia de almacenaje que además debe ser flexible y estar viva, es decir, preparada para cambiar a lo largo del tiempo. Es una buena opción definir procedimientos que recojan por escrito tanto las estrategias a seguir como nuestros protocolos de actuación.
Veamos unos ejemplos (muy básicos):
- Los regalos promocionales se ubicarán siempre en estanterías compactas, se descargarán siempre en el muelle X porque es el que más cerca está de dichas estanterías y llevará un seguimiento de entrada y salida por lote y gestión en FIFO también por lote, es decir, el lote que entre primero saldrá el primero.
- Los videojuegos se ubicarán siempre en estantería convencional siguiendo una estrategia de ubicación fija por familias en la zona de alta rotación, pueden descargarse en cualquier muelle excepto en el muelle X. Su gestión será en FIFO para cada palé y su seguimiento será por lote a la entrada y por número de serie a la salida.
- Consideraremos zonas de alta rotación los niveles 0, 1 y 2 de las estanterías A, B y C. Estas zonas alimentarán las zonas de picking separadas I, II y III únicamente cuando las referencias situadas en altura en dichas zonas de picking se agoten al reponer con el último palé su punto de uso. Entonces la reposición se realizará de forma inmediata sobre la totalidad de las ubicaciones vacías en altura de la referencia afectada.
Conclusión
Conseguir un almacenaje óptimo conlleva multitud de acciones coordinadas dentro y fuera del propio almacén.
Realizar cada acción de forma eficaz evitará manipulaciones y disminuirá el riesgo que implican para nuestras mercancías. Para poder realizar cada acción deberemos planificarlas teniendo en cuenta que deben realizarse en zonas acotadas. Cada zona debe tener una función y un objetivo concreto, y tendremos que determinar cuál es la cantidad de espacio óptimo necesario para poder llevarlo a cabo. De igual forma tendremos que establecer una serie de normas orientadas a establecer estrategias que garanticen mantener el orden a largo plazo, la integridad de los procedimientos y la uniformidad de las actuaciones.
Negociar con proveedores, identificar adecuadamente todas las mercancías, gestionarlas dentro del conjunto del almacén atendiendo a sus características particulares y poner todo ello al servicio de la demanda sin despilfarrar recursos supone mucho trabajo de planificación, supervisión, coordinación y ejecución.
Un buen software de gestión de almacén ayuda, ya que todas sus directrices y configuraciones persiguen exactamente la optimización del almacenaje y el aprovechamiento de los recursos. Un sistema SGA puede ser una buena herramienta para ello. Una vez implantado asumimos como propios muchos de sus procedimientos de actuación que trae configurados por defecto y nos permite personalizar otros, para adaptarse así a los cambios que en el futuro puedan devenirnos y, además, manteniendo siempre la premisa de alcanzar un nivel de gestión óptimo del almacén.
Hemos mostrado la punta del iceberg, apenas un atisbo del inicio de un camino no exento de emociones pero que todas las empresas que deseen conseguir un almacenaje óptimo de todas sus referencias deben recorrer.
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