Como en todo proceso de toma de decisiones, la reducción de costes en una empresa debe estar guiada por el análisis de datos. Esto, independientemente del porqué nos planteemos tal reducción, sea porque los costes reales sean mayores a los esperados o por otros motivos relacionados con la mejora de la productividad.
Pero ¿cómo debe ser este análisis?
Tabla de contenidos:
Cuando decidimos tomar acciones ante la presencia de costes mayores a los deseados, resulta imprescindible contar con la información de referencia acerca del coste que se considera razonable, para poder relacionarla con el coste real en el que incurre la empresa y poder sacar conclusiones. Hay que tener en cuenta, que llegada a esta situación, normalmente se necesita agilidad en la toma de decisiones operativas para corregir las desviaciones no deseadas.
Dentro de este contexto, es necesario que contemos con un sistema de análisis de datos eficaz que nos facilite el reconocimiento de las situaciones en las que se han excedido los costes y que permita tomar las acciones oportunas en materia de corregir las desviaciones no deseadas, acciones que incrementen la productividad y la rentabilidad de la empresa.
Se trata de un sistema de análisis de datos que considere el comportamiento de costes a lo largo de la cadena de suministro. Por lo que se hace preciso detallar:
Para que un análisis de datos sea eficaz y pueda aportarnos información realmente útil para la reducción de costes debe estar diseñado para entender el comportamiento de estos, de acuerdo con la variación de nivel de actividad de la organización (costes fijos, costes variables, costes mixtos).
Un sistema de análisis de datos debe servir de sistema de control permanente, que pueda detectar las variaciones de los niveles de cada actividad, que ofrezca el cálculo de la diferencia de costes (coste real – coste presupuestado) y ayude a identificar las causas de tal diferencia.
De esta forma, este sistema de análisis nos ayuda a comprender los costes actuales, a planificar los costes futuros, a tomar las mejores decisiones y a ejecutar las acciones correctivas que logren alinearlo con los gastos reales con los presupuestados o alcanzar una diferencia de coste favorable.
Al tomar en cuenta el comportamiento de costes en toda la cadena de suministro, de acuerdo al volumen de actividad de la organización, un sistema de análisis de datos eficaz debe considerar el análisis de:
Por supuesto, dentro de este análisis, es preciso considerar la variación de costes en:
Partiendo de la clasificación de costos que hemos asumido, según la variación de los niveles actividades, se pueden plantear diversos sistemas de análisis de datos que nos ayuden a identificar los gastos fijos y variables y, en consecuencia, faciliten tomar las decisiones correctas para reducir costes.
Cada uno de estos sistemas describirán la estimación de costes, de acuerdo con la expresión y=mx+b (I), siendo:
Entre los sistemas que nos ayudan a analizar la diferencia de costes están:
Como se observa, para una estimación de la diferencia de gastos, es preciso contar con sistemas de análisis capacitados para el procesamiento de grandes volúmenes de datos, con funcionalidades de analítica avanzada y que ofrezcan información útil, procesable y representada visualmente. Por ejemplo, los sistemas basados en la inteligencia de negocios BI
Las herramientas BI son sistemas o softwares que registran, almacenan y ejecutan el análisis de los datos provenientes de las operaciones de negocios, para facilitar la identificación de problemas potenciales, reflejar tendencias, detectar relaciones… y todo de manera gráfica o visual para una mayor y rápida comprensión por el usuario.
Las herramientas BI van más allá de las representaciones gráficas empleadas tradicionalmente en los distintos métodos de análisis de diferencias de costes. Se trata de herramientas aliadas que arrojan información de datos complejos, mediante una visualización intuitiva e interactiva y de fácil entendimiento
BI permite obtener información oportuna del histórico de operaciones y datos en tiempo real, permitiendo determinar la diferencia entre costes reales y planificados, determinar causas e, incluso, probar y aprobar hipótesis de dichas causas.
Otras de las importantes funcionalidades de las BI en la reducción de costes, es la de evaluar el impacto de costes excesivos sobre toda la cadena de producción o sobre actividades específicas.
Por supuesto, para esto, también es preciso contar con un sistema de gestión, como el software ERP, que centralice la información, rastreando y captando, de una manera rápida y precisa, la gran cantidad de datos que arroja cada departamento (almacenamiento, pedidos, ventas, etc) en sus diversas operaciones.
Para que un sistema de análisis de datos sea verdaderamente eficaz, debe ser capaz de llevar a cabo el adecuado registro de los costos por actividades y mantener almacenada la información de cada unidad de la empresa, pero de manera central y segura, por ejemplo, a partir del software ERP.
El software ERP permite captar los datos, realizar seguimiento de facturas y operaciones comerciales, identificar las oportunidades de optimizar operaciones a lo largo de la cadena de suministro y estimar la variación de costes.
Un software ERP ofrece una visión integral y amplia de los gastos por actividades, de cómo varían de acuerdo a las acciones que se llevan a cabo a nivel de operaciones. Esto, a su vez, nos ayuda a determinar los indicadores idóneos para el comportamiento de costes de la empresa, facilitando la evaluación de las acciones tomadas para la reducción de costes.
Y al trabajar el ERP en conjunto con las herramientas BI, el nivel directivo o gerencial tendrá en sus manos una rápida, eficaz y potente visualización de información útil, oportuna, procesable, veraz… tendrá al alcance un análisis de datos eficaz.
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