LA REDUCCIÓN DE COSTES SOLO ES POSIBLE CON EL ANÁLISIS DE DATOS

*

Como en todo proceso de toma de decisiones, la reducción de costes en una empresa debe estar guiada por el análisis de datos. Esto, independientemente del porqué nos planteemos tal reducción, sea porque los costes reales sean mayores a los esperados o por otros motivos relacionados con la mejora de la productividad.

Pero ¿cómo debe ser este análisis?

Cuando decidimos tomar acciones ante la presencia de costes mayores a los deseados, resulta imprescindible contar con la información de referencia acerca del coste que se considera razonable, para poder relacionarla con el coste real en el que incurre la empresa y poder sacar conclusiones. Hay que tener en cuenta, que llegada a esta situación, normalmente se necesita agilidad en la toma de decisiones operativas para corregir las desviaciones no deseadas.

Dentro de este contexto, es necesario que contemos con un sistema de análisis de datos eficaz que nos facilite el reconocimiento de las situaciones en las que se han excedido los costes y que permita tomar las acciones oportunas en materia de corregir las desviaciones no deseadas, acciones que incrementen la productividad y la rentabilidad de la empresa.

Se trata de un sistema de análisis de datos que considere el comportamiento de costes a lo largo de la cadena de suministro. Por lo que se hace preciso detallar:

• Cómo debe ser un sistema de análisis de datos eficaz para la reducción de gastos.
• Qué sistemas facilitan el análisis de la diferencia de costes, con el fin de su adecuación a los niveles deseados.

Un sistema de análisis de datos eficaz para la reducción de costes

Para que un análisis de datos sea eficaz y pueda aportarnos información realmente útil para la reducción de costes debe estar diseñado para entender el comportamiento de estos, de acuerdo con la variación de nivel de actividad de la organización (costes fijos, costes variables, costes mixtos).

Un sistema de análisis de datos debe servir de sistema de control permanente, que pueda detectar las variaciones de los niveles de cada actividad, que ofrezca el cálculo de la diferencia de costes (coste real – coste presupuestado) y ayude a identificar las causas de tal diferencia.

De esta forma, este sistema de análisis nos ayuda a comprender los costes actuales, a planificar los costes futuros, a tomar las mejores decisiones y a ejecutar las acciones correctivas que logren alinearlo con los gastos reales con los presupuestados o alcanzar una diferencia de coste favorable.

Al tomar en cuenta el comportamiento de costes en toda la cadena de suministro, de acuerdo al volumen de actividad de la organización, un sistema de análisis de datos eficaz debe considerar el análisis de:

• Los costes fijos. Aquellos que no cambian con la variación del nivel de actividad.
• Los costes variables. Los costes que pueden presentar un incremento o disminución en función y proporcionalmente al aumento o reducción del nivel de actividad.
• Los costes mixtos. Estos podemos entenderlos como semivariables o semifijos. Bajo determinados niveles de actividad, el coste mixto puede no sufrir variación, por lo que presenta rasgos de costes fijos. Mientras que, bajo otros niveles de actividad, puede comportarse como un coste variable.

Por supuesto, dentro de este análisis, es preciso considerar la variación de costes en:

• Las ventas de los bienes. En este caso, se trata del análisis de la diferencia de las ventas esperadas y las que se han realizado efectivamente.
• La mano de obra. En este análisis se considera la diferencia entre las unidades que se desean producir (planificadas) por horas-hombre y las unidades producidas por la empresa.
• El material. El análisis determina la diferencia entre la cantidad planificada de material a utilizar en la producción y la cantidad que realmente se empleó en los bienes producidos.

Sistemas para el análisis de diferencia de costes

Partiendo de la clasificación de costos que hemos asumido, según la variación de los niveles actividades, se pueden plantear diversos sistemas de análisis de datos que nos ayuden a identificar los gastos fijos y variables y, en consecuencia, faciliten tomar las decisiones correctas para reducir costes.

Cada uno de estos sistemas describirán la estimación de costes, de acuerdo con la expresión y=mx+b (I), siendo:

• y: el coste total.
• b: el coste fijo total.
• m: el coste variable unitario y  “x” el numero de unidades producidas.

Entre los sistemas que nos ayudan a analizar la diferencia de costes están:

• Los sistemas presupuestarios. Es el más útil y extendido. Su principal problema es el tiempo de elaboración y su grado de flexibilidad ante cambios del entorno. Por contra es difícil gestionar grandes organizaciones sin un sistema de este tipo ya que permite además la coordinación de recursos de una forma objetiva (no caprichosa).
• Ante la falta de un sistema presupuestario, se plantean algunas técnicas basadas en análisis estadísticos (aunque con poco éxito) como pueden ser:
  • El total de todos los gastos fijos.
  • El total de los gastos variables: costes variables unitarios entre el volumen de la actividad, sean unidades producidas, ventas realizadas o cantidad de material empleado en la producción. 
  • Determinar los niveles de actividad altos y bajos que se han presentado.
  • Estimar el coste fijo total (b) y el coste variable/ unidad (m).
• Sistema de análisis de cuenta. En este enfoque de análisis de datos, el sistema de información debe ser capaz de revisar y seleccionar las cuentas correctas para determinar el tipo de coste que representan y estimar:
• Sistema de análisis de dispersión. Emplea la presentación gráfica (gráfico de dispersión) de todos los datos, para estimar el coste mediante el ajuste de la recta que pase por uno de los puntos (datos). La intersección de la pendiente con el eje “y” será el coste fijo total, mientras que el coste variable total se despeja de la ecuación (I), tomando en consideración la información del punto que toca la recta.
• Sistema de análisis alto-bajo. Este sistema de análisis emplea el histórico de datos que abarca varios periodos, con el fin de:
• Sistema de análisis de regresión, que también emplea el conjunto de datos totales para ajustar, más precisamente, la recta entre los puntos representados gráficamente. Ofreciendo mayor precisión que el análisis de dispersión. 

Como se observa, para una estimación de la diferencia de gastos, es preciso contar con sistemas de análisis capacitados para el procesamiento de grandes volúmenes de datos, con funcionalidades de analítica avanzada y que ofrezcan información útil, procesable y representada visualmente. Por ejemplo, los sistemas basados en la inteligencia de negocios BI

La Inteligencia de negocios BI como sistema de análisis de datos eficaz en la reducción de costes

Las herramientas BI son sistemas o softwares que registran, almacenan y ejecutan el análisis de los datos provenientes de las operaciones de negocios, para facilitar la identificación de problemas potenciales, reflejar tendencias, detectar relaciones… y todo de manera gráfica o visual para una mayor y rápida comprensión por el usuario.

Las herramientas BI van más allá de las representaciones gráficas empleadas tradicionalmente en los distintos métodos de análisis de diferencias de costes. Se trata de herramientas aliadas que arrojan información de datos complejos, mediante una visualización intuitiva e interactiva y de fácil entendimiento

BI permite obtener información oportuna del histórico de operaciones y datos en tiempo real, permitiendo determinar la diferencia entre costes reales y planificados, determinar causas e, incluso, probar y aprobar hipótesis de dichas causas.

Otras de las importantes funcionalidades de las BI en la reducción de costes, es la de evaluar el impacto de costes excesivos sobre toda la cadena de producción o sobre actividades específicas. 

Por supuesto, para esto, también es preciso contar con un sistema de gestión, como el software ERP, que centralice la información, rastreando y captando, de una manera rápida y precisa, la gran cantidad de datos que arroja cada departamento (almacenamiento, pedidos, ventas, etc) en sus diversas operaciones.

El software ERP en el análisis de variación de costes

Para que un sistema de análisis de datos sea verdaderamente eficaz, debe ser capaz de llevar a cabo el adecuado registro de los costos por actividades y mantener almacenada la información de cada unidad de la empresa, pero de manera central y segura, por ejemplo, a partir del software ERP.

El software ERP permite captar los datos, realizar seguimiento de facturas y operaciones comerciales, identificar las oportunidades de optimizar operaciones a lo largo de la cadena de suministro y estimar la variación de costes.

Un software ERP ofrece una visión integral y amplia de los gastos por actividades, de cómo varían de acuerdo a las acciones que se llevan a cabo a nivel de operaciones. Esto, a su vez, nos ayuda a determinar los indicadores idóneos para el comportamiento de costes de la empresa, facilitando la evaluación de las acciones tomadas para la reducción de costes.

Y al trabajar el ERP en conjunto con las herramientas BI, el nivel directivo o gerencial tendrá en sus manos una rápida, eficaz y potente visualización de información útil, oportuna, procesable, veraz… tendrá al alcance un análisis de datos eficaz.

*Foto de finanzas creado por gpointstudio - www.freepik.es

También te pueden interesar...