¿Problemas de expedición? Ninguno. Llega el transporte, le cargamos los bultos, nos firma la hoja de carga y listo.
Bueno, quizá el verdadero problema de la expedición sea determinar con claridad dónde empieza de verdad la expedición y dónde acaba. Cuando hablamos de zonas, los límites están en general, bastante claros, pero cuando hablamos de procesos la línea se difumina.
La expedición es el proceso mediante el cual un almacén selecciona y acondiciona los productos que solicitan sus clientes para que lleguen a su destino a través de los medios, plazos y la forma pactados con estos.
Por tanto, siendo conscientes o no de ello, el proceso de expedición comienza en el momento que transformamos el pedido del cliente en una lista de picking.
A partir de ahí, esta fase puede dividirse en la consolidación, acondicionamiento del pedido, verificación documentación y carga y dentro de cada una de ellas tenemos multitud de actividades, casi endémicas de cada empresa, que podemos controlar de forma manual o recurriendo a la tecnología para una mayor fiabilidad.
Veamos dentro de cada una de estas etapas del proceso, algunos consejos de gestión logística que nos ayuden a resolver los problemas de expedición más frecuentes.
Hemos incluido esta parte dentro de este post para una mejor comprensión de contexto, pero no profundizaremos dado que más adelante dedicaremos un post completo a tips de gestión logística para el picking.
Tres aspectos a los que es aconsejable prestar muchísima atención:
Que consiste en agrupar las mercancías procedentes del picking para asignarles destinos diferentes y requiere de mucha organización eficiencia y eficacia. Tenemos que tener en cuenta:
Debemos tener en cuenta:
Una buena forma tan sencilla como inusual en nuestros almacenes de aumentar el control sobre nuestras expediciones y resolver multitud de reclamaciones y problemas es: el pesaje.
Un sistema SGA puede hacer una simple comparación entre el peso teórico y el real de cada uno de nuestros envíos y detener expediciones con problemas potenciales antes incluso de acondicionarlas.
Trazabilidad documental. No se trata únicamente de llevar un buen control de los documentos que va a llevarse el transporte como la carta de porte. Se trata de llevar una trazabilidad completa desde la recepción del pedido del cliente, la creación de la lista de picking y el albarán generado o la hoja de ruta cuando esta sea necesaria.
El objetivo es que nuestro sistema SGA genere, controle y vincule la información necesaria para el inicio y fin de cada proceso, mantenga informados a todos los eslabones de la cadena, incluido el cliente, y nos permita acceder en cualquier momento a esa información desde cualquier punto.
Es muy importante que podamos llevar un control, aunque sea mínimo, de los bultos que dejamos en manos del transporte. Cuando las cantidades son accesibles un simple conteo y una firma (legible), número de matrícula o sello de la empresa que carga nuestros bultos sería suficiente.
Cuando las cantidades a cargar son considerables debemos recurrir a la tecnología. Podemos establecer zonas donde el sistema SGA ordene depositar cada bulto perteneciente a una compañía, a una ruta o a un transportista concreto. De esta forma, siempre y cuando garanticemos fiabilidad en el proceso, el sistema es el que controla la cantidad de bultos a cargar. Otra forma algo más lenta, pero de mayor fiabilidad, es el escaneo de todos y cada uno de ellos o el uso de un sorter (Un sorter es un sistema que realiza una clasificación de productos, ordenando unidades de carga para organizarlas a través de transportadores en función de sus destinos).
Un buen planteamiento a la hora de afrontar los problemas que pueden surgir en esta fase de expedición sería mentalizarnos de que, desde el picking, trabajamos con mercancía que no nos pertenece a nosotros sino al cliente.
Puede no parecer relevante, pero a la hora de afrontar problemas de gestión logística y sobre todo a la hora de mentalizar al equipo, el hecho de cambiar el punto de vista respecto a la propiedad de la mercancía facilita mucho las cosas. No es la solución de todos los males, pero ayuda mucho.
Después debemos analizar todas y cada una de las fases que intervienen en nuestro proceso de expedición. Esto es algo muy particular de cada almacén y dentro de un mismo almacén puede haber distinciones a muchos niveles como, por ejemplo, entre clientes.
Asignar recursos y medios tecnológicos para mejorar la gestión logística de cada etapa puede apoyar la obtención de una gran ventaja competitiva, además de aportar mejoras al nivel de servicio evitando errores y malas manipulaciones.
Pensemos que este proceso consume mucha mano de obra y que cada error es tremendamente visible porque repercute en el cliente con mucha facilidad. Por esto en la gestión logística la tecnología y un buen sistema SGA cobra tanta importancia. Por una parte, gestiona mucho más eficientemente los recursos y por otra, gracias a sus sistemas de control evita el error humano antes de que se produzca, impidiendo que repercuta negativamente en el nivel de servicio al cliente.
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