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    BLOG | ERP Cloud, SGA y Software de Gestión

    11 Jan 2021

    4 AUTOMATIZACIONES EN LA EXPEDICIÓN DE MERCANCIAS

    Por: Juan Cisneros, equipo DATADEC

    4_automatizaciones_expedicion_mercanciasFoto aleksandarlittlewolf - www.freepik.es

    En la expedición de mercancías es donde se culminará la labor logística del almacén y donde nos jugamos gran parte de la productividad del mismo, ya que esta fase tiende a convertirse en un cuello de botella de la cadena logística y de suministro. Aquí se utiliza normalmente la mano de obra de forma intensiva, por lo que la estandarización y automatización de procesos cuyo objetivo y ventaja principal es la reducción de costos y tiempos, resulta una solución altamente interesante para poder competir con la cadena de suministro.

    Para este post no vamos a ocuparnos únicamente de la preparación final y acondicionamiento de los pedidos de mercancías, sino que consideraremos dentro de la expedición todos los procesos desde la preparación de pedidos hasta la expedición de los mismos, es decir, los procesos de selección y recogida de existencias (picking), combinación si procede, consolidación, acondicionamiento y carga de los pedidos.

    Por tanto, para poder plantearnos la posibilidad de la automatización en la expedición de mercancías deberemos considerar que una gestión más tradicional implica:

      • Movimientos de mercancías: que incluirían su desubicación, movimiento hacia la zona de embalaje o manipulación, transporte hasta la zona de expedición, retorno del producto no usado, ubicación del mismo.
      • Movimientos de personas: tanto en vacío sin mercancía o tras haberla ubicado, o con carga con las referencias solicitadas o con producto sobrante, por ejemplo.
      • Movimientos de elementos auxiliares: necesarios para el embalaje y acondicionamiento de las mercancías y pedidos y esto incluye su desubicación, los movimientos hacia el punto de uso y la vuelta del material sobrante a su ubicación.
      • Control de las existencias, embalajes y pedidos: realizada normalmente mediante control visual, es decir, empleando recursos humanos, durante la preparación de los pedidos o posterior a esta.
      • Nivel de estandarización de procesos: hay una máxima que reza que no es posible automatizar el caos, por tanto, para poder automatizar cualquier proceso deberemos primero realizar una labor de estandarización.
      • Gestión documental y de la información: en lo que se refiere a la recepción y posterior gestión y expedición del pedido.
      • Tipología del cliente: interno (producción, montaje, etc.) o externo, (final, canal comercial mayorista, minorista, distribuidor), si es preferente, etc.
      • Medio de transporte: que recibirá la carga.

    Debemos considerar que, de media, entre el 40% y el 60% de los costos operativos del almacén se concentran aquí por lo que la importancia de controlar cada proceso operativamente resultará de suma importancia. En los almacenes manuales la dificultad estriba principalmente en que en esta fase pueden coexistir multitud de técnicas u operativas diferentes ya que en un mismo almacén podemos manejar tamaños y pesos variados, características de productos y condiciones de almacenamiento muy dispares, tipologías y cantidades de pedidos diferentes y a su vez, cantidades de referencias muy variables.

    Sólo en lo que respecta al picking podemos desplegar una gran cantidad de operativas y sistemas de preparación que, incluso en los almacenes con sistemas SGA, requerirán un gran esfuerzo de mano de obra que además empleará prácticamente la mitad del tiempo de las operaciones en desplazarse. Pensemos que podemos preparar pedidos de forma individual, agruparlos por olas, por rutas, zonas de almacén, clientes, por operario, por los elementos de manutención necesarios para su preparación, por el tipo de mercancía, por rotación, por almacén.

     

    Automatismos en la expedición de mercancías

    Los automatismos requieren de planificación previa, pero como solución para la expedición, aportan gran cantidad de ventajas debido a su versatilidad, adaptabilidad y sus altos niveles de productividad y precisión.

    Veamos algunas de sus ventajas con más detalle:

     

    1. Automatización de la gestión documental:

      Como hemos visto en un post anterior dedicado a los automatismos en la recepción de mercancías, los RPA (Robotic Process Automation) son softwares que actúan como robots imitando acciones humanas repetitivas como abrir aplicaciones del escritorio, gestionar archivos y carpetas, abrir correos, leer información, rellenar formularios, etc., con la ventaja de que aprovechan la infraestructura ya existente en la empresa. Así además de gestionar los pedidos de cliente recibidos online o a través de intercambio electrónico de datos, un RPA puede gestionar gran cantidad de pedidos recibidos de forma más tradicional como, por ejemplo, a través de correo electrónico, e introducirlos en nuestro sistema ERP dotando de una agilidad al servicio inalcanzable con mano de obra y reduciendo notablemente los tiempos de entrega.

    Otra ventaja es la eliminación de los errores de interpretación ya que la información que se maneja en todo momento es la misma en absolutamente todas las fases del proceso. De manera que la automatización documental para la expedición propiamente dicha (albaranes y documentos de transporte) y que se nutre de la anterior, mantiene los mismos niveles de precisión y agilidad ya que se gestionan digitalmente por nuestro sistema ERP.

    Por otra parte, la eliminación de errores dota al sistema de mayor capacidad a menor coste que la gestión manual.

     

    1. Automatización de la preparación de pedidos:
      • Picking: los diferentes sistemas de apoyo al picking o automatismos propiamente dichos, proporcionan una enorme productividad al sistema en líneas/hora, flexibilidad y versatilidad ya que, con la planificación previa adecuada, pueden adaptarse a diferentes sistemas de gestión simultáneamente: de unidades, de cajas, de palés, de contenedores, por oleadas, rutas, preferencia de cliente, urgencias, por antigüedad, etc.

        Existen sistemas de picking robotizado y también sistemas de picking automáticos, estos últimos, utilizados por ejemplo en la industria farmacéutica. Uno de ellos de alto rendimiento deposita unidades de los productos de alta rotación en una cinta transportadora que los traslada hasta dejarlos caer en un contenedor reutilizable que posteriormente se unirá a otros productos para conformar el pedido completo.

        También existen sistemas semiautomáticos de gran eficacia donde carritos de picking autoguiados (AGV) se desplazan a la zona donde un operario, siempre moviéndose en una zona asignada y limitada, depositará los productos que el AGV le solicite, después el carrito automático se desplazará a la siguiente zona para repetir la operación, o como el que utiliza el Marketplace más famoso del mundo donde los automatismos desplazan (y retiran) las estanterías de picking a la célula de picking manual que le corresponda.
      • Movimientos: estos sistemas se encargan de la desubicación y reubicación de las mercancías de una forma más ágil, rápida y económica que cualquier sistema manual. Nadie tiene que buscar nada y gracias a los sistemas poka yoque (a prueba de errores) y control por códigos de barras, pesaje o radiofrecuencia el número de errores y los tiempos se reduce ostensiblemente mejorando el nivel de servicio.

      • Preparación: ya sea en contenedores reutilizables o ya sea directamente en su caja definitiva para su envío, existen sistemas de conformación de cajas o selección de contenedores, paletizado, retractilado, etc. que contienen la o las referencias seleccionadas durante la preparación del pedido y hasta su posterior acondicionamiento para la expedición.

        En el caso de las cajas el propio sistema automático es capaz de cerrarla y etiquetarla preparándola directamente para su posterior envío.

     

    1. Transporte interno y clasificación

    Los sistemas de transporte automático desplazan cada pedido a la zona de expedición correspondiente. El sorter se encarga de guiar cada unidad de carga a su muelle. Algunos sistemas incluyen un control adicional por pesaje de manera que, si el peso teórico del pedido coincide con el real, el pedido sigue su curso y se etiqueta automáticamente para su envío, y en caso contrario se desvía a una ruta alternativa para su revisión. Existen sistemas que cuentan las unidades a enviar a un cliente, por ejemplo, aprovechando el pesaje. También a través de lectores de códigos de barras el sistema puede leer el etiquetado y avisar a la empresa de mensajería o transporte de que su mercancía está disponible.

     

    1. Carga

    Al igual que la descarga esta es una de las tareas que más tiempo y recursos consume y de igual forma suele ser un foco recurrente de incidencias: golpes en la mercancía, vuelcos, palés rotos o en mal estado, choques y accidentes. Los sistemas automáticos de carga del transporte disminuyen drásticamente la necesidad de mano de obra, emplean menos tiempo, trabajan sin descanso 24/7, no cometen errores y no sufren accidentes.

    Si te interesa este tema, quizás te pueda ser útil nuestro ebook gratuito, "El  libro blanco del SGA", sobre la gestión avanzada de almacenes.

    Beneficios de la automatización de la expedición

    • Optimización del espacio. Cuando los sistemas de expedición son manuales, el espacio tiende a ser un bien valioso por escaso. De hecho, es habitual que se reduzca conforme avanza la jornada y la cantidad de envíos se acumulan esperando su expedición. El caos y el desorden suelen ser incómodos invitados habituales. Muchísimos pedidos se preparan con demasiada antelación sólo “por si acaso”, incluso pedidos posteriores ocupan espacio impidiendo el flujo ágil de mercancías que deben salir antes.

      Todos los sistemas automáticos están diseñados para optimizar el espacio, además no olvidemos que agilizan los envíos (reducir tiempos significa que no es necesario prepararlos con tanta antelación) y coordinan las distintas acciones incluso con agencias externas de transporte por lo que la velocidad y la coordinación facilitan la no acumulación de mercancías a la hora de expedirse, la hacen innecesaria. Además, algunos sistemas automáticos posibilitan el almacenamiento temporal de los pedidos preparados, por lo que únicamente se dirigen al muelle de salida de forma autónoma cuando el transporte ya está preparado. Esto permite usar el mismo muelle un mayor número de veces.

    • Ahorro de costes. La automatización en la expedición de mercancías tiene un gran potencial de ahorro de costes particularmente en lo referente a costes de personal. Sólo las soluciones automáticas de transportadores, clasificadores y paletizadoras reducen drásticamente la necesidad de recursos humanos para estas tareas, además las etiquetadoras, los sistemas de pesaje, la sincronización de la información con el sistema ERP y el SGA permiten que las tareas en las que se necesita emplear recursos humanos se ejecuten a mayor velocidad, seguridad y eficacia y por tanto con mayor productividad.

    • Eficiencia y eficacia. Todo el esfuerzo logístico invertido en las fases anteriores puede venirse al traste con fallos de precisión en la fase final de expedición, generar clientes insatisfechos, críticas en redes sociales, sanciones, pérdidas, mermas, despilfarros, etc. Si queremos competir con la cadena de suministro la precisión es la clave. Los sistemas de conteo y control de referencias por un lado agregan verificación automática de cada referencia conforme van atravesando etapas hacia la expedición y por otro mantienen un estricto control de la trazabilidad en todo momento. Los sistemas de información indican a cada empleado qué debe hacer, los sistemas de impresión automática de etiquetas y documentación aseguran que el destino de cada pedido sea el correcto y de ocurrir alguna incidencia, dada la cantidad de información que aporta el sistema, no sólo nos permite corregirla de forma inmediata sino emprender acciones de mejora para evitar su repetición.

    • Versatilidad. Para competir con la cadena de suministro omnicanal necesitamos adaptarnos rápidamente tanto a los picos de demanda como a la variabilidad de tipos de envío. Los sistemas automáticos son capaces de adaptarse tanto a la expedición de cajas como de bolsas y otros formatos simultáneamente. De esta forma nos permiten mantener una calidad de embalaje constante y de alto nivel.

    • Productividad. Todos los sistemas automáticos de almacenaje pueden equiparse o combinarse con diferentes sistemas de apoyo al picking: pick to light, by voice, con realidad virtual y/o sistemas de picking inverso. Estos sistemas no son automatismos propiamente dichos, pero contribuyen al logro de los mismos objetivos: mejorar la eficiencia de la selección y colocación, evitar errores, reducir tiempos, optimizar recursos y, en definitiva, aumentar la productividad del proceso que es algo imprescindible para competir con la cadena de suministro.

      Aproximadamente el 50% del tiempo empleado por un operario en la preparación de pedidos corresponde a sus desplazamientos. La mayor contribución a la mejora de la productividad de estos sistemas automáticos producto a operario va en función de su capacidad para eliminarlos o reducirlos.

     

    Conclusiones

    La fortaleza de una cadena se mide por la resistencia del eslabón más débil. Con la productividad o la agilidad de una cadena de suministro pasa lo mismo. Si gestionamos gran cantidad de envíos la fase final puede convertirse en un cuello de botella y afectar al rendimiento general de todo el sistema.

    Los automatismos garantizan un flujo rápido y continuo en el comportamiento general de todo proceso y la expedición no es una excepción. Todos los esfuerzos previos pueden resultar infructuosos si acabamos ralentizando el proceso en esta fase.

    Cuando hablamos de expedición hablamos de grandes movimientos de mercancías, de personas, de complejas operaciones de selección y combinación de referencias, de multitud de operaciones de ubicación y desubicación y de acondicionamiento. Cuando tratamos de realizar estas operaciones de forma manual inevitablemente debemos soportar una elevada carga de mano de obra sobre todo si debemos adaptarnos a fluctuaciones de la demanda.

    Los automatismos en la expedición de mercancías son imprescindibles para competir con la cadena de suministro. Necesariamente conectados a nuestro sistema ERP los sistemas automáticos de conteo, control, manipulación, picking, etc. junto con otros sistemas de apoyo tecnológicos como un pick to light, controlan cada una de las operaciones y la trazabilidad de cada producto o envío asignando cada pedido a su destino correspondiente, coordinándose con las agencias externas, etiquetando cada contenedor o embalaje y manteniendo la trazabilidad en todo momento. No cometen errores y si se produce una incidencia el sistema se encarga de asegurar la revisión correspondiente además de facilitarnos la mejora continua del proceso para evitar su repetición.

    Reducir los tiempos, mejorar la eficacia, aumentar la precisión, la velocidad en las operaciones, la seguridad de empleados y mercancías, reducir la mano de obra, aprovechar los recursos disponibles, mejorar la versatilidad del sistema y optimizar el uso de los espacios disponibles redundan en un aumento de la productividad y adaptabilidad de todo el almacén adaptándolo a los nuevos retos de la industria y el comercio 4.0.

     

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

    Temas relacionados: Expedicion, expediciones, Gestion de Almacen, sistema de gestion de almacen, automatizacion de procesos, automatizacion, gestion almacen, gestion avanzada de almacen, automatizacion del almacen

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