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¿Problemas de expedición? Ninguno. Llega el transporte, le cargamos los bultos, nos firma la hoja de carga y listo.
Bueno, quizá el verdadero problema de la expedición sea determinar con claridad dónde empieza de verdad la expedición y dónde acaba. Cuando hablamos de zonas, los límites están en general, bastante claros, pero cuando hablamos de procesos la línea se difumina.
La expedición es el proceso mediante el cual un almacén selecciona y acondiciona los productos que solicitan sus clientes para que lleguen a su destino a través de los medios, plazos y la forma pactados con estos.
Por tanto, siendo conscientes o no de ello, el proceso de expedición comienza en el momento que transformamos el pedido del cliente en una lista de picking.
A partir de ahí, esta fase puede dividirse en la consolidación, acondicionamiento del pedido, verificación documentación y carga y dentro de cada una de ellas tenemos multitud de actividades, casi endémicas de cada empresa, que podemos controlar de forma manual o recurriendo a la tecnología para una mayor fiabilidad.
Veamos dentro de cada una de estas etapas del proceso, algunos consejos de gestión logística que nos ayuden a resolver los problemas de expedición más frecuentes.
Etapas del proceso de expedición
1.- Etapa de recepción del pedido del cliente.
Hemos incluido esta parte dentro de este post para una mejor comprensión de contexto, pero no profundizaremos dado que más adelante dedicaremos un post completo a tips de gestión logística para el picking.
Tres aspectos a los que es aconsejable prestar muchísima atención:
- Escuchar al cliente y tener muy en cuenta sus requerimientos.
¿Debemos hacer picking de fracciones? ¿Requiere un embalaje especial? ¿Nuestras instalaciones garantizan que el producto se mantiene en las condiciones pactadas?
- Garantizar plazos.
Para lo que es aconsejable tener un conocimiento preciso de nuestro Lead Time.
- Mantenerlo informado en todo momento.
Sólo debemos fijarnos en lo importante que es para nosotros como clientes, mensajes tan sencillos como “su pedido se está preparando”; “su pedido ha salido”. A nivel industrial esto se logra con un flujo de información directo y en tiempo real entre sistemas SGA y ERP.
2.- En la etapa de consolidación.
Que consiste en agrupar las mercancías procedentes del picking para asignarles destinos diferentes y requiere de mucha organización eficiencia y eficacia. Tenemos que tener en cuenta:
- La zona de consolidación debe estar próxima al muelle o a la zona de embalaje.
Infinidad de problemas en esta zona vienen derivados de un mal diseño del layout del almacén. Hay determinadas zonas del almacén como la de consolidación y embalaje y los muelles, que están condenadas a entenderse. La gestión logística de cada una de ellas no puede realizarse sin tener en cuenta las operaciones a realizar en las otras dos. - Esta zona también necesita elementos de manutención adecuados.
Si debemos consolidar elementos pesados necesitaremos transpaletas, si son voluminosos necesitaremos espacio y en algunos casos quizá necesitemos compactar en altura, por ejemplo, si debemos consolidar palés para la carga, quizá necesitemos usar estanterías dinámicas. - Tiene su propia exigencia de gestión logística.
Esto se ve claramente si consolidamos en muelle porque lo ideal, es contar con zonas claramente delimitadas para destinos distintos, y pasillos especializados separando los de entrada de mercancía a consolidar, de los de salida para la carga. Eso o separar en el tiempo ambas operativas. - Pick to wall
Un sistema que nos permite reducir errores y mejorar la eficiencia de la mano de obra. Requiere de un sistema SGA que lo controle y es ideal para ecommerce, donde se expiden múltiples pedidos de pocas referencias de pequeño tamaño.
3.- En la etapa de acondicionamiento último del pedido.
Debemos tener en cuenta:
- El embalaje importa y mucho.
Que levante la mano el que conozca un cliente que desee recibir un producto en perfecto estado, pero dentro de una caja mugrienta.
En una empresa TODO comunica y lo primero que recibe un cliente, toca y ve de nosotros es nuestro trabajo de acondicionamiento. Pensemos como clientes, ¿quién nos parece más fiable y profesional? ¿El proveedor que nos envía los palés con las cajas mojadas y mal apiladas, desbordando el palé y a punto de desmoronarse, o el que nos remite palés perfectos siempre de las mismas dimensiones, bien etiquetados y flejados a máquina? - Etiquetado
Crucial. Una etiqueta cruzada, transferida, de más o de menos, deja un bulto en el muelle, perdida en un operador logístico, o en Sevilla cuando debería estar en Navarra. - Material de relleno y protección.
Utilicemos el adecuado, sin despilfarros, pero tampoco sin escasez. Calculemos la diferencia de coste que existe entre generarlo y porcionarlo nosotros manualmente, y comprar maquinaria que lo produzca in situ en la medida justa.
4.- En la etapa de verificación.
Una buena forma tan sencilla como inusual en nuestros almacenes de aumentar el control sobre nuestras expediciones y resolver multitud de reclamaciones y problemas es: el pesaje.
Un sistema SGA puede hacer una simple comparación entre el peso teórico y el real de cada uno de nuestros envíos y detener expediciones con problemas potenciales antes incluso de acondicionarlas.
5.- En la etapa de documentación.
Trazabilidad documental. No se trata únicamente de llevar un buen control de los documentos que va a llevarse el transporte como la carta de porte. Se trata de llevar una trazabilidad completa desde la recepción del pedido del cliente, la creación de la lista de picking y el albarán generado o la hoja de ruta cuando esta sea necesaria.
El objetivo es que nuestro sistema SGA genere, controle y vincule la información necesaria para el inicio y fin de cada proceso, mantenga informados a todos los eslabones de la cadena, incluido el cliente, y nos permita acceder en cualquier momento a esa información desde cualquier punto.
6.- En la etapa de carga en el transporte.
Es muy importante que podamos llevar un control, aunque sea mínimo, de los bultos que dejamos en manos del transporte. Cuando las cantidades son accesibles un simple conteo y una firma (legible), número de matrícula o sello de la empresa que carga nuestros bultos sería suficiente.
Cuando las cantidades a cargar son considerables debemos recurrir a la tecnología. Podemos establecer zonas donde el sistema SGA ordene depositar cada bulto perteneciente a una compañía, a una ruta o a un transportista concreto. De esta forma, siempre y cuando garanticemos fiabilidad en el proceso, el sistema es el que controla la cantidad de bultos a cargar. Otra forma algo más lenta, pero de mayor fiabilidad, es el escaneo de todos y cada uno de ellos o el uso de un sorter (Un sorter es un sistema que realiza una clasificación de productos, ordenando unidades de carga para organizarlas a través de transportadores en función de sus destinos).
Conclusiones
Un buen planteamiento a la hora de afrontar los problemas que pueden surgir en esta fase de expedición sería mentalizarnos de que, desde el picking, trabajamos con mercancía que no nos pertenece a nosotros sino al cliente.
Puede no parecer relevante, pero a la hora de afrontar problemas de gestión logística y sobre todo a la hora de mentalizar al equipo, el hecho de cambiar el punto de vista respecto a la propiedad de la mercancía facilita mucho las cosas. No es la solución de todos los males, pero ayuda mucho.
Después debemos analizar todas y cada una de las fases que intervienen en nuestro proceso de expedición. Esto es algo muy particular de cada almacén y dentro de un mismo almacén puede haber distinciones a muchos niveles como, por ejemplo, entre clientes.
Asignar recursos y medios tecnológicos para mejorar la gestión logística de cada etapa puede apoyar la obtención de una gran ventaja competitiva, además de aportar mejoras al nivel de servicio evitando errores y malas manipulaciones.
Pensemos que este proceso consume mucha mano de obra y que cada error es tremendamente visible porque repercute en el cliente con mucha facilidad. Por esto en la gestión logística la tecnología y un buen sistema SGA cobra tanta importancia. Por una parte, gestiona mucho más eficientemente los recursos y por otra, gracias a sus sistemas de control evita el error humano antes de que se produzca, impidiendo que repercuta negativamente en el nivel de servicio al cliente.
*Vector de Coche creado por upklyak - www.freepik.es
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