El proceso de expedición, como cualquier otro proceso, se compone de varias fases y tareas que deben estar coordinadas y equilibradas dentro de la cadena de suministro. El buen desempeño de éstas no dependen en exclusiva del proceso en sí, ya que, al estar justo al final, este proceso puede sufrir las consecuencias de acciones mal ejecutadas en procesos anteriores, como suelen detectarse en el proceso del picking. Esto unido a la falta de controles adecuados que lo eviten, pueden tener como consecuencia que estos errores lleguen al cliente, algo que debemos evitar siempre.
Por ello debemos estar atentos a las alertas que, aunque detectadas “gracias a” o “en” el proceso de expedición nos deben poner en sobre aviso de la existencia de causas que quizá no estén tan próximas al final de la cadena en almacén.
Evidentemente el uso de un buen software ayudará a evidenciar estas alertas con tiempo suficiente como para corregirlas antes de que sea demasiado tarde pero incluso en entornos con ausencia de software o de un software inadecuado, podemos detectar precozmente ciertos síntomas que emergen con claridad cuando algo no funciona del todo bien.
En este post nos centraremos en los tipos de alertas que más se evidencian provocadas por desequilibrios en diversos puntos de la cadena y que pueden pasar todos los filtros para llegar a repercutir directamente en problemas en expedición. Detectarlos a tiempo ayudará a darles una solución adecuada y a tiempo.
1.- Descuadres entre cantidad producida e inventario
Con el fin de optimizar tiempos, es un recurso habitual, aunque no aconsejable, tomar por buenas las cantidades teóricas producidas, como entradas directas en almacén. Sin embargo, por esta causa pueden presentarse problemas inesperados a la hora de expedir lotes de referencias originados por un descuadre entre las altas de producto terminado emitidas desde la cadena de producción y el stock real que entra en almacén.
Si producción no cuenta con sistemas precisos que avalen las cantidades producidas controlando mermas, defectos o existencias con problemas de calidad entre otros, podemos estar generando un problema de expedición por un descuadre entre la cantidad teórica producida y la real en stock. Asimismo, podemos estar creando problemas en expedición sencillamente por un problema de ubicación, es decir, que las referencias no se encuentran en almacén en la cantidad producida (por ejemplo, cuando parte de un lote está retrabajándose) pero nuestro sistema de información no lo refleja o no lo refleja en tiempo real.
Lo verdaderamente grave de este tipo de incidencias es que con suerte se detectan justo en el momento de expedir ya que no se consiguen servir las cantidades demandadas lo que acarreará envíos urgentes, afectará a nuestro nivel de servicio y generará costes innecesarios.
2.- Elevados índices de incidencias por cambios o devoluciones de clientes
Un exceso de incidencias por cambios o devoluciones de clientes nos advierte que tenemos un problema en algún punto de la cadena que está llegando y afectando a expedición. Medir las incidencias de almacén clasificándolas por tipologías es una herramienta fundamental para controlar posibles problemas en expedición.
Un simple problema de reposición no resuelto como reponer con tonner negro de capacidad normal la ubicación de los de gran capacidad, puede arrastrarse hasta llegar a expedición y por tanto al cliente o bien si estamos teniendo problemas para identificar en producción referencias que admiten confusión como puede ocurrir por ejemplo con piezas simétricas.
3.- Tiempos de consolidación excesivos
La consolidación de los pedidos consiste en agrupar las referencias provenientes de diferentes áreas de picking en la zona de expediciones. Si estas agrupaciones no llegan a completarse a tiempo o requieren tiempos muertos innecesarios en espera para ser consolidadas completamente, estamos antes un problema que puede tener su origen en el orden en el que se ejecuta el proceso de picking. Un proceso que puede incluirse dentro de la expedición y preparación de pedidos ya que está interconectado con él.
4.- Errores o lapsos de tiempo en la preparación de la documentación.
Esta es una alerta que nos advierte de problemas internos de gestión. La preparación y cotejo de la documentación necesaria para el transporte debe realizarse de forma eficaz y en tiempo real, es decir, en el momento inmediatamente posterior a la consolidación del pedido sin presencia de lapsos de tiempo. Además, debe ser un reflejo fiel de la mercancía que se ha preparado y que se va a cargar en el transporte acompañada de los documentos necesarios para su recepción en destino, controles posteriores, paso de aduanas, etc.
Desconsolidaciones innecesarias y recurrentes para realizar comprobaciones, errores de etiquetado, faltas de documentación o de datos en las mismas nos alertan de la presencia errores de gestión internos que debemos abordar con presteza.
5.- Tiempos de espera precarga.
Pueden estar alertándonos de una ausencia de planificación de nuestros envíos, como cuando atraca un camión para el que no hemos preparado nada y sin embargo tenemos preparado un envío al 100% que sin embargo no debe cargarse hasta dentro de varias horas.
De la misma forma debemos prestar atención a si estamos acondicionando correctamente nuestras mercancías a las exigencias del transporte o de recepción en casa del cliente. Quizá sean matices más sutiles, pero debemos estar seguros de estar en consonancia tanto con el transporte como con la recepción en el cliente ya que de ello puede depender que nuestras referencias lleguen en perfecto estado. Las condiciones de enfardado, paletizado, embalado, etiquetado, volumetría, etc. deben ser acordes a las necesidades del cliente, pero también del transporte.
6.- Saturación de la zona de expediciones
Puede ser una alerta respecto al diseño del layout de nuestra zona de expediciones. Puede que nuestra zona de expediciones respondiera bien a las necesidades de hace tiempo pero que hoy se haya quedado pequeña o necesite modernizarse. Una acumulación excesiva de cargas en la zona de expediciones e incluso desbordándose hacia zonas contiguas nos advierte de estas vicisitudes.
Cada transporte debe acudir al muelle que le corresponde, cada transporte debe tener un muelle adecuado a su tipología, debemos tener tantos muelles como nuestro número de rutas de reparto requiera, debemos tener una superficie precarga acorde al número y volumen de nuestros envíos, etc. Cualquier desviación provocará acumulaciones que deben alertarnos inmediatamente sobre una posible presencia de errores en el diseño de nuestro layout.
Conclusiones
El proceso de expedición es una de las funciones de almacén que se encarga del envío de las mercancías demandadas por los clientes en el tiempo y la forma requeridos y por supuesto en perfecto estado de conservación. No podemos aislar este proceso del resto ya que todos forman parte de una cadena que, aunque muestre síntomas de desequilibrio al final, el origen de dicho desequilibrio puede estar en otro punto de la cadena.
Las alertas más comunes suelen detectarse al surgir problemas en la recepción de los productos terminados, en un exceso de cambios o modificaciones de los pedidos de clientes, en la preparación de los pedidos de venta, en el transporte de distribución a destino, en la eficacia de la gestión interna, etc.
Debemos estar atentos a las alertas que indican problemas en expedición y que desvelan estos desequilibrios de consecuencias nada deseables. El último contacto del almacén con los pedidos es la expedición y simultáneamente el resultado de su eficacia es el que el cliente lo verá en primer lugar y lo tendrá más presente. Todo el esfuerzo previo puede verse afectado por una mala expedición.
Avistando las señales adecuadas y mejorando nuestra planificación o estableciendo los controles adecuados podemos llegar a evitar que dichos problemas se conviertan en recurrentes y que lleguen a tener consecuencias negativas en casa del cliente, mejorando así su experiencia de compra en nuestra empresa.
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