Actualmente, la digitalización afecta a todos los sectores y a todo tipo de empresas, para poder incrementar su productividad, eficiencia operativa y competitividad.
La aplicación e incorporación, cada vez con mayor velocidad, de nuevas tecnologías está siendo un factor clave para rediseñar los modelos de negocio que impulsen su crecimiento, para lo cual se requiere una constante evolución de la cultura empresarial que permita crear las condiciones oportunas para aprovechar nuevas oportunidades de forma ágil. La agilidad y la flexibilidad son dos factores críticos en la capacidad competitiva de las empresas en el nuevo entorno competitivo.
La consecuencia que todo esto provoca, en pleno proceso de transformación digital, es el mayor interés que está despertando la automatización de procesos empresariales, a través de lo que se ha venido en llamar “la automatización robótica de procesos” (RPA), que técnicamente es un software que trata de crear trabajadores virtuales (robots de software) que interaccionan con las aplicaciones de gestión y su infraestructura para realizar las tareas que haría una persona.
Aunque la automatización de procesos basados en la aplicación de software no es algo nuevo ligada al proceso de transformación digital que estamos viviendo, si que es diferente la forma con la que se afronta dicho proceso de automatización, de forma que se pasa de hablar de la “Automatización Digital” a la “Automatizacion Digital Inteligente”, que supone un fuerte cambio de orientación.
Desde esta perspectiva, podemos destacar 3 niveles de automatización:
La automatización robótica de procesos es una tecnología basada en un software que permite que un “robot” o ‘trabajador virtual’ emule e integre las interacciones y actividades que haría una persona mediante programas informáticos, interactuando con la infraestructura y los sistemas existentes para realizar las tareas que le han sido asignadas.
La aplicación de este tipo de tecnología tiene muchas ventajas que suponen mejorar mucho el rendimiento empresarial como son:
Normalmente los efectos que producen en las empresas un proyecto de automatización de procesos depende en gran medida de:
Cualquier proceso de este tipo se basa fundamentalmente en los datos, por lo que uno de los efectos más importantes que se produce es que estos se constituyen en uno de los activos más preciados en las empresas, y como consecuencia de ello, es importante su calidad y el aseguramiento de la disponibilidad de los mismos, lo que genera nuevos procesos tendentes a asegurar una gestión eficiente.
Es una gran alternativa para reducir o eliminar cargas de trabajo de las personas en grandes procesos de back-office (Procesos repetitivos de finanzas, contabilidad, rrhh, etc) que se puede integrar de forma poco invasiva en los entornos IT de las empresas, con casi cualquier aplicación existente en un proceso. Un tema clave para aprovechar toda esta evolución tecnológica e implementarla con éxito en una empresa, es la formación y adopción por parte de los usuarios y programadores de una base con herramientas que les permita iniciar de forma efectiva esta transformación.
Hay que tener en cuenta que una condición indispensable para el uso de cualquier RPA es su aplicación en procesos estructurados, con inputs y outputs basados en datos existentes en el mundo “digital”. Además, deben ser “enseñados” para ejecutar sus tareas en base a reglas establecidas y flujos de trabajo. Los RPA no “aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver las excepciones que encuentren al ejecutar sus tareas. Son los usuarios expertos quienes deben implementar reglas de procesos.
Los robots de RPA son capaces de imitar la mayoría de las acciones que realizan las personas.
Algunas de las tareas técnicas mas habituales son:
A partir de estas posibilidades técnicas, es fácil comprender que los robots disponen de las capacidades para desempeñar un gran número de actividades repetitivas.
Actualmente en las empresas existe un gran interés por comenzar el camino de la automatización de procesos sin entrar en grandes inversiones tecnológicas. RPA es la nueva forma de operar y entregar resultados de manera efectiva y eficiente.
Un proyecto de automatización de este tipo requiere de una estrategia basada en:
La automatización robótica de procesos está evolucionando rápidamente con nuevas innovaciones y características tecnológicas, como es el caso del aprendizaje automático y la inteligencia artificial que se están probando a gran escala, combinando todo el espectro de análisis y automatización de procesos. El RPA, en estos momentos, se está convirtiendo en el nivel más alto de RPA cognitivo a través de las herramientas comentadas.