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Sabemos que las empresas se encuentran en un entorno que se caracteriza por una mayor competencia, y en consecuencia, el esfuerzo de las empresas deben tratar de asegurar que su gestión se adapte lo más rápido posible a los cambios que experimentamos, tratando de conseguir el mayor rendimiento posible, o por lo menos un rendimiento satisfactorio, a partir de las oportunidades que nos ofrece el proceso de transformación digital en el que estamos inmersos.
Para ello es aconsejable llevar a cabo las mejores prácticas para desarrollar una toma de decisiones eficaz, para disminuir los errores en las actividades manuales e incrementar la eficiencia de la organización.
Una de las mejores formas de conseguirlo, con la que podemos obtener grandes beneficios y optimizar cada uno de los procesos, es mediante la correcta adopción de las herramientas que pone al alcance la Automatización de Procesos de Negocios (BPA por sus siglas en inglés).
Entre las más actuales tecnologías dentro las soluciones BPA se encuentra la Automatización Robótica de Procesos, o Robotic Process Automation (RPA).
El RPA se trata de una herramienta que no interfiere con los sistemas instalados, al contrario, eleva sus capacidades, resultando el complemento perfecto del software ERP, porque lo potencia y moderniza.
Siendo importante conocer más sobre:
- ¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos?
- ¿Cómo se integra el RPA y el ERP?
- Funcionalidades básicas y beneficios del RPA.
Tabla de contenidos:
¿Qué es RPA?
El RPA se define como el proceso tecnológico de automatización inteligente en el que se utiliza un software robot para que ejecute tareas repetitivas de tipo digital, a través de la interacción con los sistemas de información, páginas web y cualquier aplicación que emplee la empresa, tal como lo hacen los humanos.
Básicamente, se trata de una tecnología que permite el diseño de softwares robots para que, mediante el uso de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, observe las acciones digitales que ejecuta el trabajador, aprenda y ejecute velozmente con una precisión del 100% cada una de las tareas repetitivas en ciertos procesos de la organización, que alcanza una especial relevancia en el marco de los procesos de transformación digital que están acometiendo las empresas.
Cómo se integra el RPA y el ERP
Por su parte, el ERP es el sistema de gestión que centraliza, automatiza y optimiza la gestión de los procesos de cada área de la empresa a través de su cadena de valor, vinculando y coordinando de forma global el flujo de datos de toda la organización. Además, almacena y proporciona datos online de lo que está sucediendo en el ámbito interno de la empresa.
Pero, en ciertos casos, como en la entrada de ciertos datos y transacciones, en la ejecución de programas, o cuando se desea reutilizar la información, o al extraer informes es preciso la participación de las personas, como parte del proceso en sí o como simple puente entre el ERP y otras aplicaciones. En este contexto, el RPA resulta un complemento ideal para un software ERP, porque integra las funciones para la eficaz automatización de cada una de las tareas y procesos en los que, de forma tradicional, se requiere de la intervención e interacción humana. Por ejemplo, en:
- La selección de proveedores, en la verificación de créditos, en la selección de material, etc.
- En la evaluación de la experiencia y habilidad de los empleados, así como el procesamiento de documentos y datos de los distintos candidatos a un puesto.
- La creación y cálculo de nóminas y el procesamiento del pago.
Cuando el RPA y el ERP se integran se obtiene la completa automatización de los procesos.
¿De qué procesos se encarga el RPA?
La Automatización Robótica de Procesos tiene la capacidad de actuar en cada uno de los procesos administrativos u operativos de la empresa, sobre todo los que presentan las siguientes características:
- Procesos que se basen en reglas lógicas, es decir, procesos en los que el juicio o la capacidad de análisis y evaluación del ser humano sea mínima o se fundamenten en condicionantes y alternativas predecibles.
- Procesos repetitivos, los que se ejecutan en determinados intervalos (con cronogramas), que presenten un desencadenante en concreto y que cuenten con entradas y salidas específicas.
- Procesos con gran volumen de tareas y que no se encuentren sujetos a cambios continuos.
Por ejemplo, el procesamiento de los pedidos y de las facturas, las transferencias electrónicas de fondo o de información, la extracción de informes financieros, el análisis de e-mails, la extracción de datos, la activación de sistemas, el ingreso o relleno de datos en casi cualquier aplicación, etc.
Características específicas del RPA
El RPA emplea, normalmente, la IA para simular la forma en la que un ser humano interactúa con los distintos softwares, como el ERP en los procesos internos de la empresa o el CRM para la gestión de la relación con el cliente.
Por lo tanto, cuenta con las siguientes características:
- Es capaz de gestionar la incertidumbre sobre las acciones o decisiones que tomará el empleado, cuenta con visión artificial y comprende los comandos o botones que presenta una aplicación.
- Se integra con aplicaciones empresariales, como los sistemas de base de datos, los de recursos humanos, los financieros y los de contabilidad. Sobre todo, con sistemas integrales de gestión, por ejemplo, el RPA y el ERP.
- Es escalable. La Automatización Robótica de Procesos puede implementarse de acuerdo al propio ritmo de las empresas, pudiendo adicionarse softwares cuando sea necesario y permitiendo la desincorporación de robots cuando el volumen de trabajo disminuya.
- Gestiona datos. Un software robot resulta un asistente digital para la extracción, manipulación y uso de los datos. Por ejemplo, puede abrir aplicaciones o páginas web, copiar datos y pegarlos en otro sistema para la creación de informes.
- Administra la información de clientes y de reclamaciones. Puede acceder automáticamente a la información del cliente y actualizarla. Además, la entrega rápidamente al equipo humano para que éste pueda ofrecer una excelente experiencia al cliente. También detecta las reclamaciones y se encarga de ellas.
- Gestiona excepciones. Si el software robot detecta algún problema o casos excepcionales en las estimaciones que realiza, en las reclamaciones que detecta o en la información que manipula, notifica al empleado y se lo envía para su revisión.
Principales beneficios del RPA
Normalmente, los cambios tecnológicos que se implementan en una empresa ofrecen resultados positivos visibles a mediano plazo. Pero al adoptar las tecnologías RPA y ERP pueden obtenerse ciertos beneficios casi de inmediato, sin importar la dimensión de la empresa.
Los beneficios principales son:
- Ahorro de costes. La tecnología de Automatización Robótica de Procesos reduce los gastos operativos porque completa las tareas repetitivas y tediosas que ocupan una gran parte de las labores del personal. Por lo tanto, disminuye el coste de implica la asignación de personal humano para dichas tareas.
- Cumplimiento total de objetivos. Gracias al software robot las tareas y procesos se cumplen con alta precisión y a una velocidad sorprendente, siempre con resultados de calidad. Ofrece una operatividad continua durante las 24 horas del día, garantizando la alta confiabilidad de los datos y la cobertura total de las tareas que pueden pasarse por alto en la intervención humana.
- Mayor calidad y reducción de errores. Tiene la capacidad de realizar y completar las tareas que conllevan repeticiones y la manipulación de un gran volumen de datos, sin necesidad de la intervención o apoyo humano. Por lo tanto, las demoras, las omisiones y los errores de entrada de datos o por fatiga del empleado desaparecen. La precisión se incrementa drásticamente y el resultado en cada proceso es de mayor calidad.
- Ahorro y mejor aprovechamiento del tiempo. La automatización robótica de procesos ejecuta las tareas más monótonas o de poco valor, liberando un gran porcentaje de tiempo del empleado. Esto ayuda a que la fuerza trabajadora centre sus esfuerzos, su atención y su tiempo en actividades de mayor relevancia o valor para la empresa.
RPA y ERP: alianza perfecta
Cuando se integra el RPA y el ERP se logran automatizar las tareas repetitivas y de gran volumen que normalmente deben ser resueltas por el equipo de trabajo, debido a que requieren la decisión o la interacción humana para su solución o ejecución.
Esto se debe a que la Automatización Robótica de Procesos tiene la capacidad de imitar el comportamiento humano, ingresando o extrayendo datos, ejecutando comandos y movilizando información o archivos entre las distintas aplicaciones. Resultando altamente eficaz para ejecutar tareas plenamente definidas tanto en procesos administrativos como operacionales, sin errores, con seguridad y reduciendo los costes.
En consecuencia, la combinación del RPA y el software ERP permite a la empresa alcanzar una máxima eficiencia, incrementar su valor y explotar toda su capacidad.
*Vector de rpa creado por freepik - www.freepik.es
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