TRANSFORMACIÓN DIGITAL CON LA AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS (RPA)

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Actualmente, la digitalización afecta a todos los sectores y a todo tipo de empresas, para poder incrementar su productividad, eficiencia operativa y competitividad.

La aplicación e incorporación, cada vez con mayor velocidad, de nuevas tecnologías está siendo un factor clave para rediseñar los modelos de negocio que impulsen su crecimiento, para lo cual se requiere una constante evolución de la cultura empresarial que permita crear las condiciones oportunas para aprovechar nuevas oportunidades de forma ágil. La agilidad y la flexibilidad son dos factores críticos en la capacidad competitiva de las empresas en el nuevo entorno competitivo.

La consecuencia que todo esto provoca, en pleno proceso de transformación digital, es el mayor interés que está despertando la automatización de procesos empresariales, a través de lo que se ha venido en llamar “la automatización robótica de procesos” (RPA), que técnicamente es un software que trata de crear trabajadores virtuales (robots de software) que interaccionan con las aplicaciones de gestión y su infraestructura para realizar las tareas que haría una persona.

Aunque la automatización de procesos basados en la aplicación de software no es algo nuevo ligada al proceso de transformación digital que estamos viviendo, si que es diferente la forma con la que se afronta dicho proceso de automatización, de forma que se pasa de hablar de la “Automatización Digital” a la “Automatizacion Digital Inteligente”, que supone un fuerte cambio de orientación.

Desde esta perspectiva, podemos destacar 3 niveles de automatización:

1. 1. Nivel 1: Automatización de procesos con BPM / RPA. Se engloban los proyectos de automatización de procesos que hacen uso de la lógica de negocio a través de herramientas como BPM (Business Process Management), RPA (Robot Process Automation), o el software OCR inteligente para la sustitución definitiva del papel.
      
      
   2. Nivel 2: Automatización de procesos con NLP (Natural Language Processing). Se engloban los procesos que se apoyan en asistentes virtuales a partir de la aplicación de técnicas de inteligencia artificial basadas en el procesamiento del lenguaje natural, lo que habitualmente llamamos “chatbots”, “ibots”, etc…
      
      
   3. Nivel 3: Automatización cognitiva a partir de AI (Artificial Inteligence). Se engloban los proyectos que se basan en el desarrollo de una analítica avanzada con el objetivo de apoyar el proceso de toma de decisiones de las empresas con la finalidad de mejorar el conocimiento a partir de los hechos.

La automatización de procesos con RPA

La automatización robótica de procesos es una tecnología basada en un software que permite que un “robot” o ‘trabajador virtual’ emule e integre las interacciones y actividades que haría una persona mediante programas informáticos, interactuando con la infraestructura y los sistemas existentes para realizar las tareas que le han sido asignadas.

La aplicación de este tipo de tecnología tiene muchas ventajas que suponen mejorar mucho el rendimiento empresarial como son:

• • Escalabilidad. Ya que gestiona de forma eficaz los picos de trabajo, sólo afecta a tiempo de proceso.  El RPA realiza una cantidad enorme de operaciones en paralelo, ya sea en entornos de escritorio o en la nube. Es posible implementar rápidamente robots adicionales con costos mínimos, dependiendo del flujo de trabajo y la estacionalidad.
  • No para nunca. Al tratarse de robots de software, trabajan sin pausas 24 horas por 365 días al año.
  • Mejora el tiempo de servicio. Al tener los procesos estandarizados y optimizados, permite una reducción del tiempo de la cadena de servicio. Además, una consecuencia de este tipo de procesos es que se eliminan actividades sin valor añadido.
  • Menos errores. Al reducir la intervención manual se reducen los errores achacables a las personas.
  • Son a medida. Estas herramientas necesitan una adaptación específica a cada empresa a partir de una potente parametrización que lo hace un proceso sencillo y eficiente. Esto supone una alta adaptación a las necesidades del negocio.
  • Ahorro de costes. El RPA puede reducir los costes de procesamiento hasta en un 80%. En menos de 12 meses, la mayoría de las empresas ya ha obtenido una rentabilidad de la inversión positiva (ROI positivo). A diferencia de otras soluciones tradicionales de TI, el RPA permite a las organizaciones automatizar a una fracción del coste y del tiempo que se invertía antes.
  • No intrusivo. Esta tecnología no es de naturaleza intrusiva y saca partido a la infraestructura existente sin provocar interrupciones en los sistemas subyacentes, cuya sustitución sería muy compleja y costosa.

Normalmente los efectos que producen en las empresas un proyecto de automatización de procesos depende en gran medida de:

• • El grado de madurez tecnológica.
  • Licenciamiento.
  • Tecnologías principales En este sentido, existen sistemas de gestión integral de las empresas (sistemas ERP) que ya integran este tipo de herramientas entre en su software. Hoy en día, esta característica está adquiriendo un mayor peso a la hora de elegir un programa ERP.
  • Grado de dependencia de perfiles técnicos a la hora de afrontar un proyecto de ese tipo.

Cualquier proceso de este tipo se basa fundamentalmente en los datos, por lo que uno de los efectos más importantes que se produce es que estos se constituyen en uno de los activos más preciados en las empresas, y como consecuencia de ello, es importante su calidad y el aseguramiento de la disponibilidad de los mismos, lo que genera nuevos procesos tendentes a asegurar una gestión eficiente.

¿Cómo funciona la automatización robótica de procesos?

Es una gran alternativa para reducir o eliminar cargas de trabajo de las personas en grandes procesos de back-office (Procesos repetitivos de finanzas, contabilidad, rrhh, etc) que se puede integrar de forma poco invasiva en los entornos IT de las empresas, con casi cualquier aplicación existente en un proceso. Un tema clave para aprovechar toda esta evolución tecnológica e implementarla con éxito en una empresa, es la formación y adopción por parte de los usuarios y programadores de una base con herramientas que les permita iniciar de forma efectiva esta transformación.

Hay que tener en cuenta que una condición indispensable para el uso de cualquier RPA es su aplicación en procesos estructurados, con inputs y outputs basados en datos existentes en el mundo “digital”. Además, deben ser “enseñados” para ejecutar sus tareas en base a reglas establecidas y flujos de trabajo. Los RPA no “aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver las excepciones que encuentren al ejecutar sus tareas. Son los usuarios expertos quienes deben implementar reglas de procesos.

Los robots de RPA son capaces de imitar  la mayoría de las acciones que realizan las personas.

Algunas de las tareas técnicas mas habituales son:

• • Inician la sesión en aplicaciones para ejecutarlas.
  • Conectar a APIs del sistema para asegurar la integración de datos.
  • Mueven y copian archivos y carpetas.
  • Copian y gestionan datos.
  • Leer y escribir en bases de datos
  • Extraer datos estructurados y semiestructurados de documentos, PDFs, email, formularios y navegadores.
  • Realizar cálculos
  • Gestionar correos electrónicos junto a la documentación adjunta.
  • Etc…

A partir de estas posibilidades técnicas, es fácil comprender que los robots disponen de las capacidades para desempeñar un gran número de actividades repetitivas.

Conclusiones

Actualmente en las empresas existe un gran interés por comenzar el camino de la automatización de procesos sin entrar en grandes inversiones tecnológicas. RPA es la nueva forma de operar y entregar resultados de manera efectiva y eficiente.

Un proyecto de automatización de este tipo requiere de una estrategia basada en:

• • Un plan bien pensado,
  • Una estructura organizacional para dar soporte,
  • Una plataforma o tecnología que permita su despliegue,
  • Un socio de confianza para conseguir el éxito,
  • Una estrategia de gestión del cambio en toda la empresa.

La automatización robótica de procesos está evolucionando rápidamente con nuevas innovaciones y características tecnológicas, como es el caso del aprendizaje automático y la inteligencia artificial que se están probando a gran escala, combinando todo el espectro de análisis y automatización de procesos. El RPA, en estos momentos, se está convirtiendo en el nivel más alto de RPA cognitivo a través de las herramientas comentadas.

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