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    BLOG | ERP Cloud, SGA y Software de Gestión

    20 Nov 2020

    ¿ QUÉ ES RPA (AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS) ?

    Por: Paco Ramírez Fominaya, equipo DATADEC

    ¿ QUÉ ES RPA (AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS) ?

     

    En pleno proceso de transformación digital están apareciendo en el mercado nuevas propuestas de soluciones que podríamos clasificar como de apoyo tecnológico a las empresas para mejorar su productividad. En este contexto, apareció hace algún tiempo lo que se ha venido en llamar “Automatización Robótica de Procesos” o RPA (del ingles, Robotic Process Automation), cuya descripción puede inducir a errores si pensamos que se trata de invertir en hardware robótico.

    En realidad se trata de un software (no de un robot físico) que trata de automatizar procesos que cumplen algunas características:

      • Que sean repetitivos y con la mayor frecuencia posible.
      • Que se puedan gestionar por reglas de negocio.
      • Que tengan un gran volumen

    Se trata de una evolución de los programas BPM (Business Process Management o Gestion de los Procesos de Negocio) aprovechando nuevos aportes tecnológicos que podemos resumir en:

      • La propia tecnología del RPA, que es comparable con los softwares BPM, pero que ha desarrollado una gran multitud de acciones predefinidas que abarcan un amplio espectro de situaciones.
      • La tecnología cognitiva.
      • La inteligencia artificial.

    La consecuencia es que un sistema RPA:

      • Permite a las organizaciones automatizar con un menor coste y tiempo con relación a cómo se hacía antes, lo que permite llegar a mayor número de empresas.
      • No es de naturaleza intrusiva y saca partido a la infraestructura existente sin provocar interrupciones en los sistemas subyacentes, cuya sustitución sería muy compleja y costosa.

    Aunque es habitual escuchar, en las empresas que vende estos servicios, que la automatización de estos procesos son posibles a partir de “robots” de software, consideramos que éstos no se diferencian de procesos tradicionales que se han venido empleando durante muchos años, pero tal vez el termino “robot” pueda aportar un valor comercial de interés en la actualidad, mas que una realidad técnica. No obstante, utilizaremos también el término robot, para no confundir al lector y porque nos parece un tema menor y nos simplifica la exposición.

    En este sentido, los robots de RPA son capaces de imitar las acciones de los usuarios humanos basándose en reglas de negocio conocidas o incluso en inteligencia artificial. De esta forma pueden:

      • Pueden interactuar con otras aplicaciones de escritorio o de entorno web.
      • Pueden gestionar archivos y carpetas del sistema de almacenamiento con distintas acciones como: crear, borrar, actualizar, mover, etc…
      • Puede ejecutar comandaos del sistema operativo, como la ejecución de scripts, etc..
      • Pueden gestionar los correos electrónicos, tanto extrayendo datos del correo, como generar y enviar correos.
      • Pueden extraer texto de imágenes a través del sistema OCR de gran aplicación en el tratamiento de facturas, tickets, etc…
      • Pueden gestionar documentos. Pueden leer y escribir documentos de excel, doc, cdv, pdf, etc…
      • Etc…

    ¿Qué procesos son interesantes automatizar?

    sicamente, cualquier proceso de alto volumen, dirigido por reglas de negocio y repetible cumple los requisitos para la automatización.

    Aunque hemos hecho una alusión anteriormente, algunas de las características que deben tener los procesos para que sean automatizables son:

      • Que sean manuales y repetitivos
      • Que se basen en reglas de negocio.
      • Que tengan un bajo nivel de casos excepcionales.
      • Que tengan entradas estándar de tipo electrónico.
      • Que tengan gran volumen de transacciones
      • Que sean maduros y estables.
      • Que no vayan a cambiar a corto plazo.
      • Que el ahorro sea importante

    Para priorizar los procesos debemos fijarnos en algunas características que nos permitan obtener resultados rápidos (Quick Wins) como son:

      • La madurez.
      • La complejidad
      • El ahorro de personal
      • El beneficio.

    El objetivo es priorizar aquellos proyectos con resultados rápidos y después abordar proyectos mas complejos cuyos resultados serán más a largo plazo.

    Si hablamos de las distintas áreas de la empresa los procesos que suelen automatizarse son:

      • En la cadena de suministro (Supply Chain):
        • La gestion de inventarios.
        • La gestion de facturas y contratos.
        • La gestion de carga.
        • La planificación de Oferta/Demanda
        • Gestion de devoluciones.
      • En finanzas y contabilidad:
        • Facturación
        • Cuentas a cobrar
        • Gestion de proveedores
        • Reclamaciones
        • Pagos
        • Gestion de pedidos de clientes.
      • En recursos humanos (RRHH):
        • Gestion de datos
        • Incorporaciones y bajas
        • Nóminas
        • Interacción telemática con la administración.
      • Etc

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    ¿Qué ventajas nos aporta aplicar un sistema RPA?

    Lo primero que debemos de considerar es que esta tecnología es válida para todos los sectores empresariales, ya que se pueden obtener grandes beneficios en casi todas las áreas de una empresa.

    Con relación a los beneficios según la implantación en las distintas áreas de la empresa, podemos destacar:

      • En la cadena de suministro (Supply Chain), la aplicación del RPA mejora:
        • El ciclo de vida
        • La velocidad, capacidad y eficiencia de los activos.
        • Aumenta la satisfacción de sus clientes, proveedores y empleados
        • Suele suponer un ahorro de costes de al menos un 30%.
        • Se aplica  
      • En finanzas y contabilidad. Ofrece ciclos de trabajo mas rápidos permitiendo una reducción de coste de al menos un 50% como consecuencia de una:
        • Mayor eficiencia
        • Mayor precisión
      • En recursos humanos (RRHH). Es una tecnología muy adecuada para procesos que requieren capturar y procesar datos, actualizar y procesar solicitudes, etc.. lo que permite:
        • Mayor eficiencia
        • Mayor rentabilidad
      • Etc

    En general podemos decir que los beneficios de la automatización de procesos se basarán principalmente en:

      • La eliminación de tareas repetitivas.
      • Eliminación de errores humanos.
      • La automatización de los procesos conlleva la mejora de los procesos por la propia dinámica del diseño de estos procesos.
      • Optimiza los tiempos de entrega.
      • Mejora de la experiencia de clientes.
      • Retorno de la inversión rápida y tangible, ya que podemos medirla.
      • Al poder absorber un mayor volumen de trabajo, optimiza la capacidad de gestión.
      • Mejora la estabilidad y flexibilidad de los procesos.
      • Los procesos pueden ser monitorizados y controlados de forma continua y en tiempo real.

    En general las compañías que han implantado esta tecnología reconocen en su gran mayoría:

      • Que se han reducido los costes y tiempos.
      • Que les proporciona mejor gestion de la información.
      • Su implantación ha mejorado el cumplimiento de las expectativas.

    Lógicamente, la posibilidad de sustituir trabajo que realizaba un apersona por un proceso automático (robot), aporta ventajas evidentes como son:

      • Que no se pone enfermo
      • No necesita vacaciones.
      • No necesita descansos
      • Puede replicarse
      • Puede actuar desde cualquier localización
      • Minimiza riesgos ya que es menos propenso a errores.

    La idea final es emplear a las personas en tareas de mayor valor añadido y más creativas.

     

    Conclusiones

    La automatización robótica de procesos RPA es una tecnología de software que permite realizar tareas transaccionales en cualquier aplicación de TI, de la forma en que lo haría un usuario.

    La estructura de una aplicación RPA es:

      1. Una entrada de datos digitales estructurados.
      2. Una lógica de procesos basada en reglas, condiciones, etc… capaz de actuar en consecuencia con los datos recibidos.

    Por tanto, RPA es un sistema de automatización de procesos que permite a las empresas implementar sistemas de software inteligentes o ¨robots¨ de software, que imitan las acciones de los usuarios humanos. Se puede instaurar en una amplia gama de industrias, en las que las personas realizan tareas repetitivas de gran volumen, liberando a estas para que puedan realizar tareas de mayor valor.

    Este sistema esta teniendo gran aceptación porque supone a las empresas un gran ahorro en el coste de esfuerzos manuales intensivos y les permite liberar así capital y recursos para actividades de mayor valor.

    Podemos decir que los robots han llegado para quedarse. Cuanto antes aproveches su potencial, antes crearás una ventaja competitiva para tu negocio. La automatización robótica de procesos ofrece una rentabilidad directa a la vez que mejora la precisión en las empresas.

     

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    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

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