El primer factor es que se garantice la disponibilidad del material deseado en el momento y lugar oportunos, lo que dicho de otra forma supone que no se produzcan roturas de stock. En este caso es fácil pensar que podríamos evitar esta situación almacenando la mayor cantidad de material posible, pero como veremos luego esto puede que no sea tan buena idea, ya que produce otros efectos adversos.
El segundo factor, es garantizar que los materiales no sufran pérdidas de valor mientras estén almacenados, lo que dicho de otra forma se trata de evitar la obsolescencia del stock. En este caso es fácil pensar que podríamos evitar esta situación reduciendo la mayor cantidad de material posible de material almacenado, pero esto podría no garantizar el factor anterior.
Por último, el tercer factor, nos indica que la decisión a tomar en este sentido debe tener en consideración las directrices financieras que marque la empresa, ya que como todos sabemos, el stock supone una inversión en capital circulante de la empresa, y por tanto tiene un coste financiero.
En este artículo nos vamos a ocupar en analizar el segundo factor, la obsolescencia del stock, de forma que podamos entender cómo se produce y qué soluciones podemos aplicar.
Cualquiera de los materiales almacenados puede sufrir el riesgo de obsolescencia por diversos motivos. Entre las causas más habituales existen algunas de carácter técnico y/o tecnológico, como la sustitución de componentes por otros más desarrollados, etc…, otras de carácter económico, como la disminución permanente del precio de un material, etc…, otras por cambios en el entorno, como cambios en la demanda de los consumidores, etc...
Por tanto, tenemos que tener en cuenta que los materiales almacenados, además de los gastos de gestión y administración, pueden incurrir en otros costes que muchas veces permanecen ocultos pero que son muy dañinos cuando se producen, lógicamente nos referimos a costes por obsolescencia.
De acuerdo con lo expuesto, la acumulación de inventario no deseado se denomina exceso de stock y habitualmente se corresponde con productos cuya rotación es baja, hasta llegar a ser nula, por lo este puede ser un buen indicador de análisis. El resultado es que son existencias cuyo valor contable ha disminuido de forma parcial o total por su depreciación económica.
En situaciones en las que se produce un exceso de inventario, suele conllevar un mayor riesgo de obsolescencia de los productos, que termina provocando en ocasiones grandes problemas financieros a las empresas.
Como nos hemos referido anteriormente, el inventario forma parte de los activos de la empresa, por lo que su posesión incrementa el capital circulante necesario, siempre y cuando la rotación del inventario sea menor que la rotación de los proveedores.
En resumen, acumular producto en nuestros almacenes conlleva asumir un mayor nivel de costes, que dependiendo de su magnitud, pueden ser más o menos razonables.
Existen estudios que indican que el almacenamiento del excedente obsoleto está costando a las empresas un 25% de coste añadido. Es decir, si comienza el año con 100.000 € de producto almacenado obsoleto, ese inventario le costará a final de año 25.000 € adicionales.
La reducción del inventario obsoleto brinda a las empresas varias ventajas, como la oportunidad de tener un espacio libre para utilizarlo más eficientemente (lo que supone un ahorro de costes), la reducción de los gastos de almacenamiento y manejo de este inventario, etc...
La solución pasa por lograr un equilibrio muy delicado, que se encuentra en el medio de fuerzas de peso dentro de la organización: ventas, finanzas y operaciones.
Realizar una gestión deficiente del inventario puede aumentar los niveles de stock obsoleto.
Vamos a ver algunos de los fallos en los procesos que provocan la obsolescencia de inventarios:
El inventario debe ser fluido, en constante movimiento y mantener existencias suficientes en todo momento. ¿Cómo lo conseguimos?
El control de inventarios (o control de existencias) consiste en administrar los almacenes de una empresa, es decir, compras, recepción, seguimiento, almacenamiento, envío y reordenamiento. Su objetivo principal es maximizar la disponibilidad en el momento y lugar oportunos con una inversión mínima posible.
Controlar el inventario es saber dónde están las existencias, qué cantidad de un artículo en particular está disponible y garantizar que los productos se almacenen correctamente.
Debido a su importancia en la eficiencia y rentabilidad de una organización, no es aconsejable que su gestión se realice con procedimientos manuales (propensos a errores y altos costes de gestión). Es importante utilizar herramientas tecnológicas para controlarlo, como los ERP (Enterprise Resource Planning) y los SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes), de modo que todos sus componentes estén gestionados de forma óptima por sistemas integrados.
Para evitar los excesos de inventario, y en consecuencia, la mayor facilidad de incurrir en un stock obsoleto, las herramientas como el ERP y el SGA pueden ayudar a las empresas de la siguiente forma:
La gestión de inventarios tiene una gran influencia en cómo una empresa maneja el flujo de caja. Cuanto más eficaz sea esta gestión, mayores serán los beneficios de liquidez.
Un exceso de inventario genera un capital de trabajo mal empleado, lo que hace que aumente el riesgo de deterioro o que se vuelva en stock obsoleto.
Si no quieres encontrarte con estos problemas, hazte con las herramientas tecnológicas que te ayudarán a prevenirlos.
Equipo DATADEC