Decidir la cantidad de stock deseable que debo mantener en el almacén depende fundamentalmente de 3 factores.
El primer factor es que se garantice la disponibilidad del material deseado en el momento y lugar oportunos, lo que dicho de otra forma supone que no se produzcan roturas de stock. En este caso es fácil pensar que podríamos evitar esta situación almacenando la mayor cantidad de material posible, pero como veremos luego esto puede que no sea tan buena idea, ya que produce otros efectos adversos.
El segundo factor, es garantizar que los materiales no sufran pérdidas de valor mientras estén almacenados, lo que dicho de otra forma se trata de evitar la obsolescencia del stock. En este caso es fácil pensar que podríamos evitar esta situación reduciendo la mayor cantidad de material posible de material almacenado, pero esto podría no garantizar el factor anterior.
Por último, el tercer factor, nos indica que la decisión a tomar en este sentido debe tener en consideración las directrices financieras que marque la empresa, ya que como todos sabemos, el stock supone una inversión en capital circulante de la empresa, y por tanto tiene un coste financiero.
En este artículo nos vamos a ocupar en analizar el segundo factor, la obsolescencia del stock, de forma que podamos entender cómo se produce y qué soluciones podemos aplicar.
Cualquiera de los materiales almacenados puede sufrir el riesgo de obsolescencia por diversos motivos. Entre las causas más habituales existen algunas de carácter técnico y/o tecnológico, como la sustitución de componentes por otros más desarrollados, etc…, otras de carácter económico, como la disminución permanente del precio de un material, etc…, otras por cambios en el entorno, como cambios en la demanda de los consumidores, etc...
Por tanto, tenemos que tener en cuenta que los materiales almacenados, además de los gastos de gestión y administración, pueden incurrir en otros costes que muchas veces permanecen ocultos pero que son muy dañinos cuando se producen, lógicamente nos referimos a costes por obsolescencia.
De acuerdo con lo expuesto, la acumulación de inventario no deseado se denomina exceso de stock y habitualmente se corresponde con productos cuya rotación es baja, hasta llegar a ser nula, por lo este puede ser un buen indicador de análisis. El resultado es que son existencias cuyo valor contable ha disminuido de forma parcial o total por su depreciación económica.
En situaciones en las que se produce un exceso de inventario, suele conllevar un mayor riesgo de obsolescencia de los productos, que termina provocando en ocasiones grandes problemas financieros a las empresas.
Como nos hemos referido anteriormente, el inventario forma parte de los activos de la empresa, por lo que su posesión incrementa el capital circulante necesario, siempre y cuando la rotación del inventario sea menor que la rotación de los proveedores.
En resumen, acumular producto en nuestros almacenes conlleva asumir un mayor nivel de costes, que dependiendo de su magnitud, pueden ser más o menos razonables.
Existen estudios que indican que el almacenamiento del excedente obsoleto está costando a las empresas un 25% de coste añadido. Es decir, si comienza el año con 100.000 € de producto almacenado obsoleto, ese inventario le costará a final de año 25.000 € adicionales.
¿Qué podría haber hecho con esos 25.000 € si los hubiese invertido en hacer crecer su negocio?
La reducción del inventario obsoleto brinda a las empresas varias ventajas, como la oportunidad de tener un espacio libre para utilizarlo más eficientemente (lo que supone un ahorro de costes), la reducción de los gastos de almacenamiento y manejo de este inventario, etc...
La solución pasa por lograr un equilibrio muy delicado, que se encuentra en el medio de fuerzas de peso dentro de la organización: ventas, finanzas y operaciones.
¿Qué provoca un stock obsoleto?
Realizar una gestión deficiente del inventario puede aumentar los niveles de stock obsoleto.
Vamos a ver algunos de los fallos en los procesos que provocan la obsolescencia de inventarios:
- Predicción inexacta de la demanda de los clientes.
En muchas ocasiones se mantienen inventarios muy altos para dar respuesta a riesgos no deseados. La previsión sistemática inexacta o incorrecta de la demanda de los clientes puede provocar acumulación de stock por encima de las necesidades, siendo más fácil poder llegar a una situación de obsolescencia (inventario obsoleto). - Establecer la misma política de almacenamiento para todos los artículos.
Los artículos susceptible de ser almacenados, tienen diferentes características que aconsejan que su tratamiento, en el marco de la estrategia logística, no sea la misma. Así, deberemos contemplar distintos parámetros como el tipo de rotación (artículos de alta y baja rotación), el coste (alto, medio y bajo), el volumen, el peso, etc… La falta de una estrategia adecuada a las características de cada grupo de artículos conlleva incurrir en un mayor nivel de costes, la mayoría de los cuales se terminan produciendo por situaciones de obsolescencia. - No aplicar el método FIFO (First In First Out).
Este método ayuda a prevenir algunos tipos de obsolescencia de inventario, ya que trata de que en el almacén siempre estén disponibles los últimos materiales adquiridos. - No hacer limpieza del inventario.
No limpiar el inventario provoca que el stock obsoleto siga acumulándose y ocupando espacio de almacén que podría utilizarse para inventario productivo. Se recomienda, por un lado:
- eliminarlos físicamente del almacén o colocarlos en un lugar donde queden perfectamente identificados, para tratar de evitar de incurrir en los menores costes posibles.
- eliminarlos o bloquearlos en el programa de ERP y de cualquier otro sistema en el que puedan estar registrados. Si no es posible, asegurarse al menos de que no se tramiten más órdenes de compra ni de venta.
El inventario debe ser fluido, en constante movimiento y mantener existencias suficientes en todo momento. ¿Cómo lo conseguimos?
Cómo evitar los excesos de inventario y por tanto el stock obsoleto
Con un control total de los inventarios.
El control de inventarios (o control de existencias) consiste en administrar los almacenes de una empresa, es decir, compras, recepción, seguimiento, almacenamiento, envío y reordenamiento. Su objetivo principal es maximizar la disponibilidad en el momento y lugar oportunos con una inversión mínima posible.
Controlar el inventario es saber dónde están las existencias, qué cantidad de un artículo en particular está disponible y garantizar que los productos se almacenen correctamente.
Debido a su importancia en la eficiencia y rentabilidad de una organización, no es aconsejable que su gestión se realice con procedimientos manuales (propensos a errores y altos costes de gestión). Es importante utilizar herramientas tecnológicas para controlarlo, como los ERP (Enterprise Resource Planning) y los SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes), de modo que todos sus componentes estén gestionados de forma óptima por sistemas integrados.
¿ Y cómo me ayudan los ERP y SGA?
Para evitar los excesos de inventario, y en consecuencia, la mayor facilidad de incurrir en un stock obsoleto, las herramientas como el ERP y el SGA pueden ayudar a las empresas de la siguiente forma:
- Gestionar toda la información online del estado del stock en la cadena de suministro para así monitorizar todos los procesos y ganar en proactividad, mejorando así el abastecimiento de una línea de producción o centro de distribución.
- Contar con un sistema de planificación de la demanda que nos ayude con el cálculo de necesidades de aprovisionamiento (qué pedir, cuándo y cuánto pedir) es un factor clave para optimizar nuestro inventario, de tal forma que nos ayude a conseguir el equilibrio buscado entre el stock y el nivel de servicio.
Con un ERP, y un planificador de necesidades de material (MRP) se garantiza que los niveles de materiales apropiados están disponibles para la producción y que se entregan los productos necesarios para evitar la insatisfacción del cliente. También reduce el desperdicio al mantener los niveles más bajos de material y producto posibles en el almacén.
Los sistemas MRP planifican la producción haciendo uso de la anticipación, a partir de lo que se quiera hacer en el futuro y a partir de los materiales con que se cuenta, o en su caso, cuáles se necesitarán para poder realizar todas las tareas de producción. - Racionalizar la gestión a través de un sistema de clasificación de artículos que nos permita gestionar de forma eficaz aquellos productos que puedan tener una mayor probabilidad de generar exceso de inventario y convertirse en obsoletos.
Con la ayuda de un software ERP, puede clasificar artículos, administrar múltiples unidades de medida, obtener los detalles del artículo, configurar métodos de valoración, identificar proveedores estándar, establecer métodos de asignación, etc. - Gestión de almacenes (SGA) que permita gestionar las actividades de la cadena de suministro y acceder a las ubicaciones en los almacenes para determinar la posición exacta del artículo colocado. El SGA te ayuda a ejecutar las operaciones del almacén de una manera efectiva asegurando que los flujos de materiales sean óptimos. Gracias al seguimiento de lote / serie de los artículos, puede identificar el artículo fácilmente, realizar pruebas de calidad y verificar las fechas de caducidad fácilmente.
- Asegurar niveles de inventario perfectamente adecuados. Con el ERP puedes mantener niveles de inventario precisos que coincidan con los requisitos y saber fácilmente cuándo comprar un material, evitando así el desperdicio innecesario.
- Elaborar de forma anual objetivos por líneas o línea de negocio, teniendo en cuenta la situación actual del producto: lotes de compra, compras en otros países, ciclos de vida de producto, etc.
- Coordinar todas las áreas implicadas en la adquisición y venta (departamento de compras y ventas) para buscar soluciones y salida al producto.
- Crear informes periódicos que nos den una valoración de las cantidades y excesos, así como análisis de los objetivos establecidos. Las herramientas de Business Intelligence (BI) permiten tomar decisiones en base al análisis de datos existentes.
La gestión de inventarios tiene una gran influencia en cómo una empresa maneja el flujo de caja. Cuanto más eficaz sea esta gestión, mayores serán los beneficios de liquidez.
Un exceso de inventario genera un capital de trabajo mal empleado, lo que hace que aumente el riesgo de deterioro o que se vuelva en stock obsoleto.
Si no quieres encontrarte con estos problemas, hazte con las herramientas tecnológicas que te ayudarán a prevenirlos.
Equipo DATADEC