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    ¿CÓMO REDUCIR INVENTARIO? 9 CONSIDERACIONES

    12 sep 2022 | autor: Juan Cisneros

    ¿CÓMO REDUCIR INVENTARIO? 9 CONSIDERACIONES*

     

    Para saber cómo reducir el inventario, tenemos que saber qué hace que aumente nuestro inventario. Bajar inventario no es comprar menos, es adquirir lo que realmente necesitamos para vender y al ritmo adecuado. En algunos casos significa comprar más y en otros no tanto, pero en todo caso, supone gestionar el almacén en el marco de la cadena logística. El secreto está en invertir recursos y esfuerzos en pronosticar bien. Si vendemos una existencia hasta agotar stock en plena temporada y se agota el producto, no hemos planificado bien, ya que desconocemos cuál hubiera sido el verdadero potencial de ventas en caso de haber tenido stock suficiente. Sin embargo, si al final de temporada nos sobra una ingente cantidad de mercancía, estamos ante el caso contrario.

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    Tener exceso de stock, referencias sin salida, provoca que nos veamos forzados a reducir en exceso los precios para deshacernos del sobre stock. Este efecto de rebaja excesiva puede ser recurrente y percibida por el cliente. Esa perspectiva de descuento puede tener efectos contrarios a los esperados: el cliente los espera aplazando sus compras. Como indirectamente es conocedor de nuestros excesos, puede adquirir la costumbre de esperar los efectos que sabe que se producirán: los descuentos. Esto a su vez tiene un efecto rebote: podemos perder el atractivo de nuestra oferta cuando no lleva asociada un descuento escandaloso. A pesar de ser exactamente el mismo producto y precio que en la competencia, el cliente, decide comprar en otro lugar.

    Para evitar este y otros efectos adversos de la acumulación descontrolada de inventario, conviene conocer las técnicas y beneficios que conlleva la reducción del mismo.

     

     

     

    Consideraciones a tener en cuenta para intervenir sobre el nivel de inventario

     

    1.- Negociar conociendo cuánto nos cuesta tener inventario.

    Si tuviésemos que alquilar parte de nuestro almacén a un tercero ¿cuál sería nuestro precio por palé y día? Si la respuesta no es cero absoluto, ese coste existe y lo estamos soportando nosotros, independientemente de que lo midamos y cuantifiquemos o no.

    Antes de vernos tentados a aceptar supuestas ofertas por volumen en productos de baja o muy baja rotación, normalmente los que más se acumulan, debemos comparar lo que nos ahorramos en la compra con lo que nos costará mantenerlo en nuestras instalaciones.

     

    2.- Pareto y Dropshipping.

    Aunque resulte necesario mantener una amplia gama que acompañen a los productos de mayor rotación, la realidad es que Pareto se cumple. Igual que sucede en un equipo de fútbol, el almacén tiene un equipo principal de referencias que encabezan el modelo de negocio y un equipo de apoyo necesario para el logro de objetivos.

    Pero a diferencia que, en el deporte, en el almacén podemos analizar qué productos tienen un movimiento más lento o menor repercusión en el volumen de negocio y decidir practicar Dropshipping (es un modelo especial de distribución para la venta de productos, en el que el vendedor no almacena los productos en su inventario) con todos o parte de ellos. Esto no afecta a la amplitud de gama que podemos ofrecer, pero evita significativamente el volumen de referencias que debemos mantener en nuestro stock.

     

    3.- Al proveedor lo que es del proveedor.

    Para saber cómo reducir el inventario es fundamental que cada cual ejecute su tarea. Asumir tareas que corresponden a nuestros proveedores, por lógica, acumula inventario en nuestros almacenes. Acumulamos por falta de fiabilidad de terceros, por ejemplo, cuando el proveedor es irregular, su fiabilidad en la entrega es demasiado variable, la cantidad servida no consigue ser fiel a la solicitada o todo a la vez. Estos problemas son del proveedor y debe resolverlos, al tiempo que nosotros debemos cuantificarlos en el caso de tener que solventarlos.

     

    “De nuevo el inventario, sin serlo de facto, aparece como solución aparente a todos los males, en este caso, de entidades ajenas a nosotros, lo que carece de sentido práctico y económico”

     

    4.- Proveedor cercano, plazo corto, lote mínimo.

    Que se traduce en reducir el tamaño del lote de compra en aquellos proveedores en que sea posible, normalmente los de mayor proximidad geográfica. Se trata de adquirir lo que se va a consumir en un plazo determinado y no recibir nada que no vaya a consumirse. Pedidos múltiples con cantidades más pequeñas y frecuentes evitan acumulaciones innecesarias y contribuyen a bajar el inventario.

     

    5.- Just-In-Time (JIT)

    Se habla mucho de just-in-time para hablar sobre cómo reducir el inventario. Para bajar inventario, el sistema de just-in-time (JIT) coordina la producción con las entradas de inventario, de forma que, con el objetivo de mantener alto el nivel de servicio, asegura que los niveles de inventario se mantengan por encima de un cierto umbral, pero siempre cerca de un nivel mínimo, muy reducido.

     

    6.- Acelerar el ritmo de entradas

    Es la consecuencia derivada de las medidas anteriores. Para estudiar cómo reducir el inventario, podemos acelerar el ritmo de las entradas. Planificando la producción de forma que los operadores de la línea de ensamblaje tengan una visión del inventario disponible en tiempo real, podremos ajustar la producción en consecuencia. Gracias a los softwares de planificación conectados con un sistema SGA y apoyados por tecnologías aplicadas a la planificación de la demanda, podremos coordinar la producción con las entradas de inventario, manteniendo un excelente nivel de servicio.

     

    7.- Sincronización de la información.

    Mantener un flujo de información abierto con clientes y proveedores reduce el nivel de inventario. ¿Cómo reducir el inventario? Reduciendo la incertidumbre.

    Reducir la incertidumbre favorece bajar inventario, ya que la lógica que tiene acumular mercancías es precisamente compensar los elevados niveles de incertidumbre.

    Hacerlo de forma bidireccional acota los excesos de inventario por dos vías: por parte del cliente, nos ayuda a conocer su demanda y así poder producir o almacenar sólo aquello que sabemos que debemos suministrarle. Por parte del proveedor, conocer qué necesitaremos nosotros exactamente y cuándo, le ayudará a ajustar sus lotes y a entregarlos justo a tiempo evitando la acumulación innecesaria en nuestros almacenes.

     

    8.- Almacén organizado.

    Un almacén organizado por un sistema SGA tiene las referencias localizadas y bien organizadas constantemente. Por sí solo el sistema SGA evita recompras por pérdidas, deslocalizaciones e ineficacias. Todas las adquisiciones y abastecimientos innecesarios son acumulaciones de stock que no se ajustan al consumo real porque su origen no responde a una necesidad, sino a la resolución de una incidencia. La urgencia o la ineficiencia pasarán y cuando sean innecesarias, las referencias deslocalizadas aparecerán, pero al no necesitarse la acumulación queda garantizada.

     

    9.- Automatización del proceso de compras.

    Hablamos de sistemas avanzados de gestión como el uso de un software MRP o MRP II, al igual que su sincronización con un sistema SGA o implantar un sistema de VMI donde el proveedor se encarga de mantener abastecido, pero a niveles mínimos, nuestro stock. La reducción de inventario viene por la optimización de todo el conjunto de la gestión gracias una apuesta por la tecnología.

     

    Conclusiones

    El objetivo de bajar inventario es minimizar el coste de posesión, que es el coste de mantener el inventario más el de oportunidad, es decir, el coste del capital utilizado para inventario que lógicamente no podemos utilizar para otros fines de mayor aporte de valor.

    Si el coste de mantenimiento de inventario se compone principalmente de costos de almacenamiento y costos de manipulación y mantenimiento, para estudiar cómo reducir el inventario en nuestra empresa, debemos cuantificar estos costes, ya que, por lógica, al bajar inventario, bajarán los costes.

    En general podemos hablar de cuatro grandes líneas que nos orientarán hacia cómo reducir el inventario: reducir el tamaño del lote de compra, acelerar el ritmo de las entradas de inventario, mejorar la predicción de la demanda y reducir el inventario inicial. Cada uno con sus distintas técnicas, métodos y recursos asociados. Tener un almacén organizado, digitalizar, automatizar el proceso de compras, emplear métodos como JIT, el uso del Dropshipping o la negociación y el conocimiento de nuestros costes, son derivaciones de la gestión optimizada siguiendo esas cuatro grandes líneas de actuación.

    En los tiempos en que vivimos anunciar las subidas de precios con una fecha programada, está provocando un efecto de acumulación de stock sin control en nuestros almacenes. Éstos quedan expuestos a una subida de los tipos de interés o a una regularización de la demanda o de los precios, que provoquen que de pronto, ese exceso, no pueda venderse si no es a costa del margen e incluso por debajo del coste, con la catástrofe que esto conllevaría a nivel mundial.

     

    “Los efectos del estallido de la burbuja inmobiliaria parecerán un juego de niños comparados con los efectos que tendrá, de producirse, el estallido de la burbuja de la cadena de suministro”

     

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    *Foto de hombre con casco creado por freepik - www.freepik.es

     

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

    Contenido publicado el 20 Jun 2022, actualizado por última vez el 12 sep 2022

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