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El control de inventario podría resumirse como el conjunto de procesos y medios con los que contamos para poder mantener un alto nivel de precisión en la visibilidad de todos los aspectos del funcionamiento del almacén, que dependen del control de existencias. En definitiva, se tratará de reducir el inventario hasta el nivel de que no repercuta negativamente a la satisfacción de nuestros clientes.
Controlar el inventario en un almacén es como respirar para cualquiera de nosotros, el fin de nuestra vida no es respirar, pero lo necesitamos para poder conseguir todo aquello que nos propongamos. El control de inventario funciona exactamente igual, no es el fin último de la gestión del almacén de hoy en día, pero sin un buen control, no funciona bien nada y, en consecuencia, todo aumenta sus costes.
De hecho, el buen control, se presupone, como que la comida esté buena en cualquier restaurante. Esto de que la comida tenga buen sabor es algo que ya no se tiene en cuenta para valorar la calidad de un establecimiento de restauración porque viene implícito en su actividad. Pero no fue siempre así. De la misma forma, el control de nuestro inventario es ya un elemento intrínseco de la gestión, algo tan básico, que se da por hecho. Los softwares de gestión como un sistema SGA (normalmente en el contexto de un sistema ERP) han tenido un papel fundamental para lograr ese objetivo, ya que no hace tantos años el control de stocks no solo no se presuponía, sino que resultaba ser un quebradero de cabeza financiero constante y una de las tareas más frustrantes, tediosas e infructuosas de cualquier almacén de cierto tamaño.
El objetivo fundamental del control de nuestro inventario es contribuir a la maximización de los beneficios, manteniendo el menor nivel de inventario posible, sin que comprometa el nivel de satisfacción de nuestros clientes. Una labor de alta complejidad difícilmente alcanzable sin el control de precisión que nos proporciona un sistema SGA.
Pero para lograrlo será imprescindible conocer y controlar los parámetros que se ven afectados por un inadecuado control y, que bien vigilados, pueden servirnos como indicadores de advertencia sobre posibles anomalías en el control de nuestro inventario.
Tabla de contenidos:
Consideraciones para un buen control de inventario
1.- Nivel de servicio
Controlando todos los aspectos de nuestro stock no solo mejoramos la calidad de nuestro servicio y nuestra eficiencia, también la percepción que de nosotros tienen nuestros clientes. No olvidemos que los procesos de expedición y picking son los más cercanos al cliente y su buen funcionamiento depende del buen control de nuestro inventario.
2.- Stock mínimo y de seguridad
Llevar un buen control de inventario nos permite configurar un nivel de stock mínimo en cada ubicación de picking que agilice el proceso de reposición y un stock de seguridad que garantice que no sufriremos roturas de stock y mermas en el nivel de servicio.
3.- Afectaciones aguas abajo
De hecho, todos los procesos se ven afectados dentro del almacén. Si el control es deficiente la reposición se ralentiza por una simple cuestión de localización, a su vez ésta dificulta una realización de picking completa y fluida y en consecuencia, los pedidos a expedir se atascan e incumplen con los plazos o con la cantidad o existencia esperada.
4.- Preparación de pedidos ineficiente
Control de inventario es también control de la identificación de cada referencia. Multitud de errores en el proceso de preparación de pedidos se producen por una falta de control de inventario en cuanto a la identificación correcta de las referencias. Los controles por códigos de barras gestionados por un sistema SGA, reducen enormemente este tipo de errores que suelen detectarse en casa del cliente.
5.- Visibilidad de inventario
Saber cuánto inventario debemos mantener de cada referencia para satisfacer a nuestros clientes es fundamental para su reabastecimiento, contabilidad, flujo de efectivo y mantenimiento del nivel de servicio al cliente. Pero para ventas online la visibilidad del stock disponible, consecuencia de la precisión del control del nivel de inventario, juega un papel fundamental para el cliente que debe estar seguro de que, si selecciona un artículo, es porque inequívocamente está disponible.
6.- Material auxiliar
El control de stocks del material auxiliar utilizado para producción, transporte, almacenamiento o preparación suele ser el gran olvidado de nuestros almacenes y en consecuencia mantienen un nivel de control deficiente. Los materiales auxiliares como el cartón, los palés, precintos, film, flejes, etc. también provocan roturas por falta de control cuyas consecuencias afectan a todos los procesos en los que intervienen, desde fabricación o compras, por supuesto al almacén e incluso a comercial.
7.- Afectaciones en compras
Discrepancias entre el control de inventario teórico y el real, provocan diferentes efectos negativos en compras. El más llamativo suele ser la llegada de ingentes cantidades de materiales innecesarios en detrimento de los que escasean o ya han roto stock, pero sí se necesitan.
Esto a su vez tiene otra consecuencia que es la de las compras apresuradas, fuera de plazo, sin respetar cantidades mínimas, aceptando cualquier condición y en definitiva aumentando los costes de gestión. A cambio y una vez pasada la tormenta, cambiaremos una situación no deseable por otra: soportaremos un exceso de inventario continuo de las referencias sobre las que se provocó la rotura.
8.- Obsolescencias
No sólo el exceso de inventario puede provocarlas. Las obsolescencias mantienen una estrecha relación con deficiencias en el control de nuestros inventarios. No llevar un control adecuado sobre las existencias deriva en restos que no encuentran salida hasta que quedan fuera del mercado, permaneciendo eternamente anclados a nuestro almacén.
9.- Incremento de costes por exceso de inventario
La falta de control de nuestro inventario no suele redundar en bajada de nivel de stock sino al contrario. Mayor nivel de inventario implica mayor manipulación, más necesidad de superficie, más mantenimiento, riesgos de daños, deterioros, etc. Además, los altos niveles de inventario suelen acarrear rotaciones bajas, es decir, menor número de veces que conseguimos el margen de la inversión, o lo que es lo mismo, para conseguir el mismo beneficio necesitamos mayor inversión.
¿Cuántos euros de inventario debemos mantener almacenados por cada euro de ventas?
10.- Falta de espacio
El control de inventario deficiente no tiene consecuencias sólo para el nivel de existencias. En paralelo y por lógica, provocará escasez de espacio. La falta de espacio en un almacén reduce la agilidad en las operaciones. La falta de espacio trae colapsos en pasillos y accesos, esperas y cuellos de botella. Un almacén repleto pero inaccesible es una almacén inútil.
11.- Espacio infrautilizado (exceso de espacio)
Pero podemos adolecer del efecto contrario que tampoco es necesariamente positivo. La infrautilización de recursos como el espacio disponible, nos puede indicar que la inversión realizada no obtendrá el retorno esperado.
Conclusiones
No todas las disfunciones de un proceso indican problemas en el proceso en sí. A veces, hay que ampliar el ángulo de visión y remontar aguas arriba para averiguar que la causa raíz del problema reside en otra tarea, función o proceso previo.
Por eso es tan importante conocer la multitud de interrelaciones que se producen en la gestión de stocks, en concreto las que tienen su origen o se ven afectadas, por el control de nuestro inventario.
Una bajada en el nivel de servicio, al igual que una subida de existencias innecesarias, son indicadores que alertan sobre problemas, cuya causa raíz no tiene por qué estar en el proceso de picking o de compras. Ambas pueden estar indicando una deficiencia de control de nuestro inventario.
La visibilidad de nuestro stock en toda su amplitud y su nivel de precisión dependen de su buen control. Los procesos, el flujo de materiales, el nivel de servicio, la satisfacción del cliente, los plazos de entrega, el aprovechamiento de recursos y, en definitiva, los costes y el logro de beneficios, dependen en gran medida de mantener un buen control del nivel e identificación de inventario.
La tecnología de software, con especial importancia para el sistema SGA, han cambiado por completo la perspectiva que se tiene hoy en día sobre el control de los inventarios, hasta el punto de que, a día de hoy, no es el fin último de la gestión de stocks. Es un objetivo de los más importantes, sí, pero ha quedado relegado a un plano inferior donde permanece inadvertido y se presupone en toda organización.
Sin un buen control, el conjunto de los objetivos que configuran el fin último del mantenimiento de nuestros inventarios quedaría fuera de nuestro alcance.
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