La automatización de procesos es una práctica asociada a la transformación digital de las empresas. Implica implementar herramientas tecnológicas avanzadas para la ejecución de tareas, reduciendo mucho la intervención de las personas o facilitando mucho su trabajo.
Automatizar es importante para mejorar la competitividad de una empresa, ya que permite optimizar sus procesos, reducir costes, incrementar productividad, disminuir errores y lograr mayor control de la información, entre muchos otros beneficios.
La automatización puede llegar a ser un proceso complejo, ya que abarca todas las áreas de la empresa y puede necesitar la implementación tanto de soluciones hardware como de soluciones software.
En este post nos vamos a centrar en las automatizaciones a partir de soluciones de software, que podemos abordar de 3 formas diferentes, de acuerdo con el tipo de aplicación que se contemple:
Tabla de contenidos:
Un programa de BPM (Business Process Management) es una herramienta tecnológica de software que facilita el diseño de procesos de gestión transversales, ya que está pensado para integrar las actividades de los diferentes departamentos con independencia a su secuencia en el flujo de su cadena de valor.
Sabemos que los procesos de control principales de una empresa abarcan, generalmente, varias áreas de la organización. Para ello es muy útil este tipo de herramientas porque ayuda a coordinar las distintas acciones a realizar, de forma que permite la automatización del lanzamiento de los procesos, entre otras cosas.
A título de ejemplo, para automatizar la gestión de garantía del producto, este programa de gestión integrará las áreas de ventas, de operaciones, de fabricación y de finanzas. Pero la automatización de otros procesos como la gestión de pedidos conectará solo las áreas organizacionales de ventas y operaciones.
Los softwares de BPM se caracterizan por:
Esta opción tecnológica de automatización trae como beneficios:
Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta informática que integra los diferentes procesos de gestión a lo largo de la cadena de valor de la empresa, y que puede expandir su funcionalidad gracias a la adición de módulos que se interconectan perfectamente configurando un sólo sistema de gestión empresarial.
A diferencia de la automatización mediante programas BPM, el software ERP permite la automatización de los procesos de una empresa a través de los procesos a lo largo de la cadena de valor.
Un programa de gestión integral ERP se caracteriza por:
Son diversos los beneficios que proporciona una automatización mediante software ERP. Entre los principales están:
Los "robots RPA" (Robotic Process Automation) son programas informáticos que interactúan con aplicaciones y documentos digitales en un entorno administrativo/de servicio, con un comportamiento parecido al de un ser humano.
En la actualidad, el personal de una empresa ocupa un tiempo importante en interactuar con los sistemas digitales de información, sea ERP u otro. Esta interacción se basa, técnicamente, en recibir e ingresar información.
Al automatizar los procesos empresariales mediante un software estamos, básicamente, cambiando la interacción de "humano/sistema digital" por una interacción de "robot/sistema digital". Es decir, que se suplanta la dirección y trabajo de la persona por la acción inteligente de un software robot, aunque el entorno digital sigue siendo el mismo.
Este software tipo RPA está provisto de inteligencia artificial que le proporciona la capacidad de:
Y parte de las tareas que puede ejecutar son:
Los mayores beneficios de este tipo de automatización robótica se centra en que:
¿Qué sistema de automatización implementar? En realidad, estos softwares se complementan. Al automatizar procesos empresariales mediante un software ERP, se están automatizando los procesos más habituales y estándares de la cadena de valor, mientras que a partir del BPM, se diseñan procesos más específicos de gestión que suelen responder a criterios de control particulares de la empresa.
Por otra parte, la automatización mediante un software robot RPA es compatible con un sistema ERP. Estos softwares robots pueden interactuar, tal como lo hace un ser humano, con un sistema ERP o un sistema específico BPM.
Por supuesto, todo esto no se hace de un día para otro, la automatización y transformación digital de una empresa es un proceso largo y evolutivo. Pero es un proceso que debe iniciarse cuanto antes, un proceso primordial para agilizar los procesos empresariales y alcanzar una mayor productividad dentro del competitivo mundo empresarial de hoy en día.
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