3 FORMAS DE AUTOMATIZAR PROCESOS EMPRESARIALES

  • Actualizado: 22 julio 2022
  • Publicado por primera vez: 16 febrero 2022

3 FORMAS DE AUTOMATIZAR PROCESOS EMPRESARIALES*

La automatización de procesos es una práctica asociada a la transformación digital de las empresas. Implica implementar herramientas tecnológicas avanzadas para la ejecución de tareas, reduciendo mucho la intervención de las personas o facilitando mucho su trabajo.

Automatizar es importante para mejorar la competitividad de una empresa, ya que permite optimizar sus procesos, reducir costes, incrementar productividad, disminuir errores y lograr mayor control de la información, entre muchos otros beneficios.

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La automatización puede llegar a ser un proceso complejo, ya que abarca todas las áreas de la empresa y puede necesitar la implementación tanto de soluciones hardware como de soluciones software.

En este post nos vamos a centrar en las automatizaciones a partir de soluciones de software, que podemos abordar de 3 formas diferentes, de acuerdo con el tipo de aplicación que se contemple:

  • Automatización transversal. Mediante softwares de gestión de tipo BPMs.
  • Automatización longitudinal. A través de softwares integrales de gestión, como son los sistemas ERP.
  • Automatización robótica. Con el uso de los llamados "robots de softwares" a partir de programas de tipo RPA.

 

 

Automatizar procesos con software de gestión tipo BPM

Un programa de BPM (Business Process Management) es una herramienta tecnológica de software que facilita el diseño de procesos de gestión transversales, ya que está pensado para integrar las actividades de los diferentes departamentos con independencia a su secuencia en el flujo de su cadena de valor.

Sabemos que los procesos de control principales de una empresa abarcan, generalmente, varias áreas de la organización. Para ello es muy útil este tipo de herramientas porque ayuda a coordinar las distintas acciones a realizar, de forma que permite la automatización del lanzamiento de los procesos, entre otras cosas.

A título de ejemplo, para automatizar la gestión de garantía del producto, este programa de gestión integrará las áreas de ventas, de operaciones, de fabricación y de finanzas. Pero la automatización de otros procesos como la gestión de pedidos conectará solo las áreas organizacionales de ventas y operaciones.

Los softwares de BPM se caracterizan por:

  • Automatizar procesos con independencia a su secuencia en la cadena de valor, es decir,  procesos de tipo transversal.
  • Contar con gran flexibilidad, para adaptarse a cada requerimiento específico del proceso.
  • Cada vez es más habitual que formen parte de un módulo de un sistema ERP, lo que permite una perfecta integración en el sistema de gestión integral.

Esta opción tecnológica de automatización trae como beneficios:

  • La facilidad para diseñar, controlar y analizar los procesos específicos de gestión.
  • La optimización del proceso, mediante su mejora continua.
  • La disminución de costes.
  • Asegurar el cumplimiento de procedimientos de acuerdo con el diseño establecido.
  • Mejora mucho la coordinación entre diferentes personas.

 

 

Automatizar procesos con software ERP

Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta informática que integra los diferentes procesos de gestión a lo largo de la cadena de valor de la empresa, y que puede expandir su funcionalidad gracias a la adición de módulos que se interconectan perfectamente configurando un sólo sistema de gestión empresarial. 

A diferencia de la automatización mediante programas BPM, el software ERP permite la automatización de los procesos de una empresa a través de los procesos a lo largo de la cadena de valor.

Un programa de gestión integral ERP se caracteriza por:

  • La modularidad. El ERP se subdivide en módulos, que le permiten crecer en funcionalidades.
  • La escalabilidad. Puede incrementarse su capacidad de cómputo y almacenaje de acuerdo a las necesidades de crecimiento del negocio.
  • La adaptabilidad. Mediante la configuración de modos de ejecución parametrizables, el ERP se puede ajustar a los requerimientos de la empresa.
  • La integración. Un software de ERP integra todos los datos de los distintos procesos de gestión en una sóla base de datos que garantizar la integridad de sus datos.

Son diversos los beneficios que proporciona una automatización mediante software ERP. Entre los principales están:

  • Permite la optimización de los procesos de gestión.
  • Facilita el seguimiento en tiempo real de cada operación.
  • Ayuda a incrementar la productividad.
  • Proporciona la información y datos de los procesos para una mejor y rápida toma de decisiones.
  • Garantiza la seguridad de la información.

 

 

Automatizar procesos a través de software RPA

Los "robots RPA" (Robotic Process Automation) son programas informáticos que interactúan con aplicaciones y documentos digitales en un entorno administrativo/de servicio, con un comportamiento parecido al de un ser humano.

En la actualidad, el personal de una empresa ocupa un tiempo importante en interactuar con los sistemas digitales de información, sea ERP u otro. Esta interacción se basa, técnicamente, en recibir e ingresar información.

Al automatizar los procesos empresariales mediante un software estamos, básicamente, cambiando la interacción de "humano/sistema digital" por una interacción de "robot/sistema digital". Es decir, que se suplanta la dirección y trabajo de la persona por la acción inteligente de un software robot, aunque el entorno digital sigue siendo el mismo.

Este software tipo RPA está provisto de inteligencia artificial que le proporciona la capacidad de:

  • Adaptarse al entorno, de acuerdo al sistema digital de gestión utilizado.
  • Interactuar con el mismo entorno digital que interactúa el ser humano: documentos digitales, pantallas, aplicaciones, APIs, etc.
  • Ser autónomo, porque no necesita ser dirigido por personas.

Y parte de las tareas que puede ejecutar son:

  • La generación de informes. Partiendo de diversas fuentes.
  • El procesamiento de datos. Un software RPA tiene la capacidad de extraer datos de documentos digitales, así como la de introducir datos en los sistemas de automatización, como el ERP.
  • El procesamiento de otros datos más complejos como pedidos, facturas, de los datos de clientes, del correo electrónico, etc.

Los mayores beneficios de  este tipo de automatización robótica se centra en que:

  • Utiliza los recursos digitales existentes en la empresa. No necesita la modificación de los sistemas digitales y de automatización de la empresa.
  • Ayuda a disminuir recursos como el tiempo, el esfuerzo y el coste de las operaciones que son repetitivas y masivas.
  • Interactúa con el sistema digital de forma similar al ser humano.

 

 

Automatización mediante software: ERP, BPM y RPA

¿Qué sistema de automatización implementar? En realidad, estos softwares se  complementan. Al automatizar procesos empresariales mediante un software ERP, se están automatizando los procesos más habituales y estándares de la cadena de valor, mientras que a partir del BPM, se diseñan procesos más específicos de gestión que suelen responder a criterios de control particulares de la empresa.

Por otra parte, la automatización mediante un software robot RPA es compatible con un sistema ERP. Estos softwares robots pueden interactuar, tal como lo hace un ser humano, con un sistema ERP o un sistema específico BPM.

Por supuesto, todo esto no se hace de un día para otro, la automatización y transformación digital de una empresa es un proceso largo y evolutivo. Pero es un proceso que debe iniciarse cuanto antes, un proceso primordial para agilizar los procesos empresariales y alcanzar una mayor productividad dentro del competitivo mundo empresarial de hoy en día.

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