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    29 Jan 2018

    11 CASOS PRÁCTICOS DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EN UNA EMPRESA

    automatizar workflow

     

    Cuando pensamos en la automatización de procesos (también conocida como workflows) se habla siempre de conceptos abstractos. Beneficios como ser más eficiente, mejorar las cuentas de la empresa o poder tomar las decisiones de una forma más dinámica se nos vienen a la mente cuando pensamos en este concepto pero, en la realidad, no sabemos realmente cómo puede ayudarnos la automatización de tareas en el día a día.

    Es por esto que hemos reunido en este artículo 11 ejemplos de cómo un workflow puede ayudarnos a ser más productivo en la empresa. ¿Quieres aprender más? Sigue leyendo.

    ¿Por qué debería implementar la automatización de procesos en la empresa?

    La automatización de procesos de trabajo no tiene una definición exacta sino que, dependiendo del enfoque en que la mires, se puede catalogar como una metodología o como un conjunto de herramientas tecnológicas que te ayuda a ser más eficiente en tu día a día. Lo que se busca es identificar, diseñar, ejecutar, documentar, monitorizar y medir los procesos de un negocio identificando y evitando los errores que hacen que pierda eficiencia.

    Una empresa puede plantearse implementar en su estructura un sistema de flujos de trabajo para ayudarle a mejorar su productividad pero debes saber que es muy importante conocer todos los procesos al detalle para poder modelarlos, medirlos y estudiarlos. Es por esto que muchas veces la implementación de un sistema de este tipo no depende únicamente de la gerencia, sino que es recomendable que toda la empresa esté involucrada de un modo u otro aportando su granito de arena.

    Con un sistema de workflows bien implementado se puede conseguir que la empresa en su conjunto sea más productiva y pueda reaccionar a tiempo con los imprevistos y toma de decisiones del día a día. Pero lo mejor es poder verlo de una forma mucho más gráfica con ejemplos en los que verás cuál es la ventaja de implementar un sistema de flujos de trabajos automatizados en tu empresa.

     

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    11 ejemplos de por qué la automatización de procesos puede ayudar a una empresa a ser más productiva

    1.- Las tareas se asignan al responsable más idoneo en cada momento.

    Un sistema de automatización de procesos simple puede distribuir las tareas entre los recursos disponibles. Utilizando un algoritmo, calcula el tiempo que se necesita para completar esta tarea y se la asigna al responsable que tenga menos tareas disponibles. Sin embargo, si se optimiza bien el sistema se puede llegar a mejorar la asignación de las tareas.

    A la hora de hacer la asignación de una tarea concreta, el sistema conoce los datos del personal que hay disponible para llevarla a cabo y tiene además un perfil de cada uno de los usuarios. Dicho perfil incluye qué tipo de trabajos está calificado para hacer, cuán bueno es realizando una tarea en concreto (si puede manejar un gran volúmen de tareas o si solo se centra en los casos más exigentes) y qué tipo de tareas quiere su supervisor que se encargue.

    De este modo, con un sistema de workflows bien optimizado se tiene en cuenta toda esta información para, una vez se crea una nueva tarea, se asigne al responsable que mejor pueda llevarla a cabo utilizando el menor tiempo posible. Un supervisor puede influir en la asignación de tareas para no cargar de trabajo a un trabajador que tiene un día malo o tiene cerca las vacaciones, evitando así dejar las tareas en el estado de “pendientes” hasta la vuelta de sus días de descanso.

    2.- Evita crear colas de tareas

    Ya sea una empresa de producción como un trabajo de oficina, un sistema de workflows puede evitar que se creen grandes colas de tareas ayudando así a crear un ecosistema productivo. Trabajos como por ejemplo los procedimientos de facturación en los que primero se crea un albarán que es revisado, en algunos casos modificado, confirmado y posteriormente se pasa a facturación, son trabajos que se pueden hacer “en cadena” evitando tiempos de espera.

    Las limitaciones que podría tener una lista de tareas se eliminan con un sistema de flujos de trabajo. La mayoría del software que hay disponible en el mercado hoy día admite tareas en paralelo para que, una vez detecte que se terminan todas las tareas en paralelo, el workflow puede seguir su curso.

    3.- Elimina las esperas en la toma de decisiones

    Una de las tareas en las que más tiempo se pierde es en la espera de que llegue documentación. Por ejemplo, a la hora de aprobar una línea de crédito a un cliente, se necesita que llegue toda la documentación requerida, que esta sea validada y entregada al responsable en la toma de decisiones. En una empresa pequeña puede repercutir en una única persona pero, en el caso de las grandes corporaciones, puede implicar que multiples departamentos influyan en la decisión final.

    La documentación necesita ser rellenada y distribuida a los diferentes departamentos de la organización, el responsable puede no acordarse de todos los detalles del caso, puede ocurrir también que la documentación se pierda o no haya llegado a tiempo. Estas tareas se pueden seguir haciendo con un sistema de listas pero que además, en el caso que una documentación no llegue a tiempo, el workflow siga su curso si esta no es influyente en la toma de decisiones final.

    Muchos de los sistemas de flujos de trabajo del mercado incluyen también la posibilidad de emparejar de forma automática la información recibida para que, siguiendo con el ejemplo anterior, en el caso que una tarea esté pendiente a la espera de recibir dicha documentación, se vuelva a reactivar para terminar con el proceso.
     

    4.- Mejorar los tiempos de reacción

    Hay varios métodos para asignar y completar tareas dentro de una herramienta de automatización de procesos. La forma más común es que el trabajo quede asignado a un trabajador en concreto y éste lo selecciona desde su bandeja de entrada para completar la tarea. Otra opción es ver qué tareas tienen más prioridad, o deben cumplir una fecha de entrega, y mostrar estas primero para cumplir con la fecha estimada.

    Si por ejemplo se recibe una llamada “le mandé un email la semana pasada pero necesito hablarlo para hacer un par de modificaciones…”, la persona que la ha atendido puede revisar si la persona a cargo está disponible, o si debe transferir la llamada a otro responsable para que se encargue de atender dichas modificaciones. En ambos casos, el sistema mostrará en pantalla toda la documentación del cliente para que pueda acceder a los datos de una forma rápida mejorando así los tiempos de reacción.

     

    5.- No pierdas tus tareas pendientes

    Cuando una tarea se ha completado, lo normal es que se cambie el estado a completado. Cada sistema de workflow tiene una forma única de poder mover el trabajo a la siguiente fase del proceso, algunos usan la fórmula del “estado” para chequear que la tarea ha quedado hecha y siga su curso, otros en cambio comprueba de forma automática si la tarea ha quedado hecha y no interviene una persona para seguir el proceso. Pero, ¿qué ocurre si el proceso no se ha completado?

    Pueden surgir ocasiones en las que las tareas quedan pendientes a la espera de recibir una documentación, realizar una llamada de seguimiento o incluso comentarlo con tu superior para poder tomar una decisión. La mayoría de herramientas de workflow para empresas tienen un sistema que permite cambiar los estados para pausar la tarea y crear un recordatorio y, una vez esté completa, continuar su camino de forma normal por el workflow.

    Los sistemas de workflow no son una estructura cerrada y cuando se implementa en la empresa, se puede seguir modificando para adaptar y mejorar los procesos para que sean todavía más eficientes y resulten cómodos para el trabajador.

    6.- Accede de una forma cómoda a la información

    La información crítica siempre es accesible desde cualquier parte. Cuando asignas una tarea a una persona, es imprescindible que la información necesaria para completarla sea accesible. No es productivo asignar una tarea a alguien que después ha de dedicar horas a buscar la información para poder hacerse una idea de la situación.

    Un sistema de flujos de trabajo te permite adjuntar documentación para que se muestre al encargado que puede estar en tu misma oficina, o en una ciudad diferente. Para que esta información viaje de forma segura, lo normal es que dicha información esté localizada en una base de datos o un servidor, para que sea accesible de una forma cómoda desde cualquier sede.

    7.- Olvídate de complejas tablas de datos

    Muchas de las empresas que deciden investigar sobre la automatización de procesos se paran a la hora de implantarla en su empresa debido a la gran cantidad de datos que se manejan con estos sistemas. Es normal pensar que al haber tanta información, el panel de control de estos sistemas sea muy complejo, pero la realidad es todo lo contrario.

    Es cierto que un sistema de workflows maneja una gran cantidad de datos en tiempo real y que todos esos datos deben ser accesibles de una forma u otra. Esto no implica tener un complejo panel de control con multitud de tablas sino todo lo contrario, una herramienta de este tipo es capaz de saber qué tipo de tarea estás realizando para mostrarte una interfaz con solo los datos relevantes para que te ayuden a completarla.

    8.- Nunca vuelvas a perder una factura

    Actualmente en las empresas se maneja tanto información física como información digital. Muchas veces para la toma de decisiones, o para poder terminar una tarea, es necesario que dicha información física pase de un departamento a otro y no siempre es tan fácil, puede que estés trabajando en diferentes sedes, o que esa documentación sea necesaria en dos departamentos diferentes al mismo tiempo.

    Con las herramientas de automatización de procesos, se suele instalar un sistema de reconocimiento OCR para poder digitalizar la documentación en papel e indexarla para acceder a ella posteriormente de una forma mucho más cómoda. De este modo, en el caso que se necesite adjuntar una documentación a una tarea, ésta puede ser enviada a los diferentes departamentos en los que sea necesario.
     

    9.- Trazabilidad e histórico de las tareas

    Los sistemas de automatización de procesos suelen guardar un histórico de los cambios de estado, pero además disponen de campos para poder añadir comentarios. Lo más común es que, una vez completada una tarea, solo quede registrada la fecha en la que se ha completado (incluyendo cada uno de los cambios de estado), el tiempo ocupado en terminarla y la persona que la ha completado.

    Si la tarea ha quedado suspendida por ejemplo porque no te has podido comunicar por teléfono, lo ideal es añadir notas para saber por qué está pendiente y de este modo tener un histórico de todas las tareas y los cambios de estado de las mismas. Así cualquiera puede saber en qué momento se encuentra cada tarea.

    10.- Evita reuniones innecesarias

    Emails del tipo “¿Cómo vas con X tarea?” o “¿Nos reunimos el martes y hablamos sobre cómo vas con el proyecto X?” pueden ser evitados si usamos bien un sistema de workflows. Un buen sistema no solo gestiona y asigna tareas, también es capaz de identificar entre una cola de más de 200 tareas la que necesitas para elegirla o para saber el estado de la misma.

    Un sistema de este tipo agiliza las gestiones interdepartamentales evitando así reuniones de situación innecesarias. Si ves que una tarea está siendo procesada, o está a espera de la documentación, puedes seguir trabajando y no necesitas reunirte con el responsable o hacer una llamada. ¿Estás capacitado para hacerte cargo de una tarea que está pendiente todavía? También puedes asignártela y así seguir con el proceso trabajando para completarla.

    11.- Conoce el estado de tu empresa en tiempo real

    La automatización no es solo agilizar procesos, también sirve de documentación de los mismos. Al manejar una gran cantidad de datos, se pueden examinar los mismos creando un panel de control y ver el volúmen de tareas, los ciclos de facturación, si se están cumpliendo los tiempos de entrega, etc. de este modo puedes preveer si hay que contratar más personal en algún área en concreto… y lo mejor de todo: en tiempo real.

    También permite crear alertas a los supervisores para que notifique cuando las alertas de aplazamiento de una tarea superen los 3 días, o si la cola de tareas de un departamento excede de 450. De este modo, se puede identificar problemas en tiempo real y revisar los tiempos de entrega previstos en caso de acumulación de tareas.

    Para poder conseguir una empresa eficiente con la automatización de procesos no solo es necesario centrarse en estudiar el primer día los procesos, diseñarlos y olvidarse. Para poder sacar el jugo realmente al sistema de workflows es crucial el monitorizar y analizar cómo están funcionando los procesos, de esta forma podremos detectar a tiempo pequeños ajustes que podemos hacer para afinar todavía más la maquinaria.

     

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