Automatizar los procesos representa uno de los pilares fundamentales para la mejora de la competitividad y rentabilidad de la empresa, así como para mejorar la capacidad de gestionar una mayor satisfacción del cliente.
La automatización implica el uso de diversas herramientas tecnológicas para ejecutar los distintos procesos de gestión, con el fin de que éstos garanticen el cumplimiento de los procedimientos diseñados, en menor tiempo y con el menor consumo de recursos humanos.
En consecuencia, la automatización constituye un proceso de transformación para una empresa, un cambio estratégico que busca optimizar las operaciones de negocios, ofreciendo un control máximo de la gestión.
Por lo que se hace importante comprender:
Tabla de contenidos:
Podemos definir la automatización como el empleo o la aplicación de procedimientos informáticos en la ejecución de las diversas tareas y procedimientos que forman parte de los procesos de gestión de una empresa.
Automatizar los procesos conlleva, de forma intrínseca, la digitalización y centralización de información, además, la disminución de la participación de los recursos humanos. Por esto incrementa la transparencia y confiabilidad de los datos y ayuda a disminuir o, incluso, eliminar los errores.
La automatización puede verse como el uso de la tecnología para el beneficio de la empresa, para el ahorro de los recursos (tiempo, dinero y personal), la optimización del flujo de información y el control, en tiempo real, de cada uno de los procesos de negocio.
Básicamente, la automatización de los procesos le permitirá a la organización la mejora de la competitividad. ¿Cómo? Incidiendo en 4 factores principales de la siguiente forma:
Entre las características principales de la automatización, se encuentra la integración de los procesos. Por lo tanto, siempre dicha automatización debe enfocarse desde la integración de los distintos departamentos, con un almacenamiento centralizado de la información, con un mayor flujo de comunicación y accesibilidad a los datos. Y a esto debe apostar la tecnología implementada, como por ejemplo:
Por esto, el sistema de gestión por excelencia en la automatización es el software ERP (Enterprise Resource Planning). Una tecnología que integra, centraliza y controla la gestión de todos los procesos de una empresa, integrando toda la información que capta de los distintos departamentos para formar una única base de información confiable.
Para la automatización de la gestión comercial es excelente el sistema CRM (Customer Relationship Management), que integra en una plataforma los procesos de venta y de servicio al cliente y facilita el desarrollo y aplicación del marketing. Este software ayuda a conocer los intereses del cliente, facilitando la adaptación del producto a sus necesidades.
También se une al grupo el sistema BPM (Business Process Management), un sistema de gestión que facilita el diseño, automatización y optimización de las tareas repetitivas dentro de los procesos empresariales. Por lo tanto, ayuda a reducir el gasto de recursos, permitiendo una óptima reasignación de los mismos.
Para la automatización de la gestión de almacenes es ideal el software SGA, siempre integrado al sistema ERP. Se trata de una tecnología que coordina y controla los procesos de entradas, ubicación y salidas de un almacén. Por lo que logran disminuir los errores (de pedidos, de etiquetado…) y a reducir el consumo de recursos.
Como hemos explicado, un software ERP integra, centraliza, automatiza y optimiza los procesos que forman parte de la cadena de suministro de una organización, sirviendo de base única de datos y proporcionando información veraz y oportuna.
Además, el ERP es un sistema que permite la integración de tecnologías como el RPA, CRM, BPM, SGA, etc.
De este concepto es importante resaltar dos funcionalidades básicas del ERP, funcionalidades que resultan factores críticos potenciadores de la automatización:
Por lo tanto, el mismo diseño de los sistemas ERP crea el entorno empresarial necesario para una óptima y potente automatización de los procesos de gestión. Aportando la integración de los diversos procesos de negocios y garantizando la consistencia de sus datos.
Entre las diversas tecnologías que existen para automatizar los procesos de gestión, se deben seleccionar las más adecuadas para cada empresa de acuerdo a las capacidades que se deseen alcanzar, de los objetivos de la organización y, por supuesto, de los beneficios que ofrece cada herramienta.
Siempre, lo primordial es contar con un sistema que permita compartir la información entre departamentos y que ofrezca la unicidad del dato. Siendo el software ERP el sistema de gestión que ofrece una automatización integral de los procesos con tales características.
Pero, como hemos visto en el punto anterior, es importante la integración de otras tecnologías como el CRM, BPM, SGA, la Automatización Robótica de Procesos, las herramientas Business Intelligence, etc. Solo con una perfecta combinación de tecnológicas, de acuerdo a las necesidades de la empresa, se potenciarán cada una de las funcionalidades que ofrecen.
En definitiva, la automatización disminuye los factores de riesgo por errores humanos, incrementa la productividad, ayuda al ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero e impulsa el crecimiento y expansión de los negocios.
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