Invertir en la automatización del almacén permite mejorar su rendimiento, pero es importante diseñar cómo hacerlo. Este proceso implica un cambio hacia la inclusión de la tecnología 4.0 y gracias a ello podemos obtener un control más amplio y sencillo. Un almacén ordenado y catalogado reduce las pérdidas de tiempo y evita errores.
Cuando se piensa en la gestión de almacén uno no se puede quedar anclado en el pasado, hay que avanzar hacia sistemas de gestión ERP que ayuden a su buen funcionamiento. Un ejemplo de ello es el sistema SGA (Sistema de Gestión Avanzada de Almacenes).
Gracias a este tipo de sistemas se consigue una gestión de almacenes eficiente y eficaz. Se reducen los tiempos y costes operativos, se optimiza el espacio, se estandarizan los procesos logísticos y se cuenta con información fiable y en tiempo real. Estos son los principales avances que se consiguen con la optimización del almacén y la automatización logística.
Contar con una gestión avanzada de almacenes es ventajoso
Como hemos comentado anteriormente, contar con un sistema avanzado de organización del almacén ayuda a reducir sus costes y mejorar la eficacia.
Los almacenes realizan una gran variedad de funciones que incluyen la recepción de mercancía, transporte interno, preparación de envíos, expedición, información del stock y muchas otras en función del sector en el que trabajen. Todo debe hacerse de una manera rápida y ordenada contando siempre con los conocimientos y los medios necesarios para ello.
1. Almacenamiento de la mercancía
La organización es la base de cualquier almacén, desde uno de pequeño tamaño hasta un gran espacio de distribución. Si esta no existe se pueden producir errores tan simples como la pérdida de tiempo en la búsqueda de artículos o simplemente que la cantidad real del producto no sea la que indica el sistema de información.
Un programa de gestión identifica los productos desde su llegada e indica el punto de almacenamiento en base a una serie de normas y estrategias. El operario tiene claro desde el primer instante donde almacenar cada artículo.
2. Operativa del trabajo
Optimizar el espacio del que se dispone para almacenar es imprescindible. En muchas ocasiones dos montacargas se encuentran en un pasillo y deben retroceder o esperar para realizar su labor, lo cual conlleva una pérdida de recursos, además de aumentar el riesgo de un accidente laboral.
Controlar la ruta de la maquinaria, restringir áreas y distribuir las tareas de manera eficiente aporta una mayor fluidez al trabajo de almacén. Todo ello se puede conseguir implementando un sistema SGA. Mejorar estas funcionalidades reduce los riesgos y los costes.
3. Stock disponible
Un almacén debe contar siempre con el stock necesario para hacer frente a los pedidos. La falta de un determinado producto se denomina ruptura de stock y puede ser debida a algo tan sencillo como que el operario que cogió el último artículo no informó de ello.
Esto se soluciona de manera fácil y rápida si se tiene una organización que asegure y un sistema que conozca toda la mercancía que se almacena, y cuente con los sistemas de control necesarios para facilitar una información fiable. Además debe ser un sistema proactivo, que ante la falta de un determinado producto active un aviso para evitar quedarnos sin él.
4. Rotación de Artículos
En condiciones normales, cuanta más mercancía sale del almacén mas gana la empresa, es importante que el movimiento sea continuo y eficiente evitando un exceso de stock. Pero es importante que tampoco se pierda producto por estar obsoleto o caduco.
Un programa de gestión cuenta con unas normas predefinidas para aplicar criterios de contabilidad de inventario (sistema FIFO, LIFO, ...) que permiten informar al operario del artículo concreto que debe prepara para el envío.
5. Preparación de pedidos
Es uno de los ejes del almacén, el que más gasto genera y el que cuenta con más errores. Reducirlos implica rebajar los coste y por lo tanto mejorar los beneficios. Los errores más comunes son los de cantidades, confusión de pedidos o envíos en transportes opuestos.
Este tipo de sistemas eliminan la inmensa mayoría de estos fallos. Optimiza el orden de preparación de los pedidos y ubica a los operarios para conseguir obtener el máximo rendimiento posible.
6. Información en tiempo real
La información es una de las bases para la gestión de las empresas. Cuanta más información se tenga más sencillo es tomar decisiones. Contar con un sistema que almacena todos los datos y que pueda informar en tiempo real permite conocer cualquier problema en el menor tiempo posible para reaccionar adecuadamente. Sin duda esto favorece un buen servicio de atención al cliente, incluso antes de que el cliente perciba el problema.
7. Integración del almacén
Integrar el almacén con el resto de la empresa en su programa ERP mejora la eficiencia y la comunicación de los diferentes departamentos evitando errores comunes. Si el sistema del almacén informa de falta de stock puede generar una orden de compra que el departamento correspondiente valide. No es necesario acarrear papeles de un punto a otro y que se pierdan por el medio. Lo mismo ocurre con los turnos y horas extra de los operarios y RR.HH.
8. Generación de documentación
Un almacén cuenta con una gran cantidad de papeleo susceptible de perderse; direcciones de envío, albaranes, recibos, hojas de pedido... Esto puede conllevar a errores que supongan un grave coste para la empresa.
Informatizar todo ello permite al sistema usar solo los impresos necesarios y ser más eficiente a la hora de preparar envíos al generar de manera automática las etiquetas. Esto reduce el riesgo de que los operarios puedan cometer este tipo de errores.
Conclusiones
Hoy en día, las empresas deben ajustar mucho sus recursos teniendo en cuenta los riesgos que el nuevo entorno competitivo determina en los mercados.
Las nuevas reglas de juego tienen en cuenta como principal factor diferenciador para competir el “tiempo”. Esto obliga a redefinir los distintos procesos empresariales y en especial el logístico, cuya proyección se refleja en el almacén de la empresa.
En estas condiciones, no podemos pensar en una gestión eficaz del almacen sin un sistema de gestión integrado ERP, cuyo módulo de almacén cuente con las funcionalidades de lo que viene en llamarse SGA, y que trata de adaptarse a cualquier criterio de gestión y organización que determine la empresa para su almacén.
Si la función del almacén es la de regular la disponibilidad de productos entre las empresas y sus mercados, los criterios de gestión no pueden estar al margen de las condiciones del entorno, lo que implica la necesidad de adaptarse lo más rápido posible a los cambios que estamos viviendo. Para ello, es necesario contar con las herramientas de gestión adecuadas que sean lo suficientemente flexibles para adecuarse a estas situaciones, como en el caso del almacén, son los sistemas SGA.
Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas también:
- CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA
Y si quieres conocer mejor como es un software de SGA: