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A muchas empresas que ya han implementado un software ERP les resultaría difícil volver a trabajar sin este tipo de herramienta. Tanto las organizaciones más grandes, especialmente aquellas que tienen una presencia internacional, como aquellas de menor calado, dependen de esta clase de sistemas. Con ellos dan sentido a su complejo modelo de gestión interno, conectando los procesos propios de la cadena de suministro con los flujos de trabajo contables, relaciones comerciales, recursos humanos y mucho más.
Sintetizando, un software ERP maximiza la eficiencia de las operaciones y supone la primera piedra de cualquier intervención destinada a conseguir un incremento de la productividad.
Tabla de contenidos:
La falta de integración de recursos reduce la productividad
Hay muchos ámbitos de gestión que un software empresarial puede ayudar a mejorar. A continuación se repasan varios puntos operativos que pueden verse expuestos sin un sistema integrado:
Los retrasos en la cadena de suministro se convierten en la norma
Una cadena de suministro eficiente logra hacer lo que parece imposible: coordinar sin problemas los esfuerzos entre diferentes sistemas y ámbitos de negocio repartidos por todo el mundo en algunos casos. Pero para cubrir sus necesidades, los encargados deben saber cuándo recibirán los materiales y programar la producción en consecuencia, mantener niveles de inventario ideales en todo momento y enviar los pedidos a los clientes a tiempo.
Sin un alto nivel de integración de las diferentes unidades de negocio, la empresa puede afrontar una gran variedad de problemas, incluidos extensos retrasos en la cadena de suministro. La falta de coordinación entre fabricantes y proveedores implicaría que las materias primas pueden no llegar cuando se espera, lo que provocaría un retraso en la producción. De manera similar, los gerentes de envío no podrían almacenar el inventario de manera dinámica, lo que lleva a situaciones en las que los pedidos no se podrían cumplir o se retrasarían excesivamente.
Los sobrecostes son más habituales
En general, las empresas que no tienen buena visibilidad de todos los aspectos de su gestión son proclives a gastar más en los procesos centrales, como la contabilidad o la gestión de inventario. Por otro lado, para evitar infracoberturas suelen incurrir en altos niveles de stock; un enfoque ineficiente que tiene un gran impacto en los resultados del negocio, ya que inmoviliza su capital en inventario innecesario. Además, tienen poca confianza en sus propios procesos o en los cronogramas establecidos.
Sin una buena coordinación de los esfuerzos, en un segmento u otro de la cadena de suministro, las unidades comerciales acusan su desconexión, y se limitan a hacer todo lo posible para minimizar las consecuencias de la falta de comunicación, a veces incidiendo en costes que podrían limitarse con una planificación cenital.
Reporting ineficiente
Al no trabajar con un software para empresas, se pierden muchas oportunidades para eliminar fallos en la coordinación, acelerar procesos y, en definitiva, hacer más con menos. El gran número de datos generados como resultado del proceso de registro diario es difícil de abarcar sin una estrategia de tratamiento ni un componente Business Intelligence. Los informes se retrasan y no relacionan todas las dimensiones de análisis con eficiencia, lo que reduce el control sobre ciertos puntos relevantes en términos de optimización.
Solución: un software de gestión empresarial
Un software de gestión empresarial integrado o ERP, integra todas las áreas de responsabilidad de la empresa con el objetivo de favorecer un mejor aprovechamiento de sus recursos. Contar con este tipo de soluciones permite un incremento de la productividad, al eliminar problemas como los mencionados anteriormente.
Planificación más precisa en la cadena de suministro
La información es fácilmente accesible con la ayuda de un software ERP. Cualquier agente o departamento de la cadena, incluyendo proveedores, trabajan con los mismos datos, que se actualizan en tiempo real. Esto ofrece a los gerentes una perspectiva completa de todos los procesos de suministro y expedientes abiertos con un simple vistazo.
Controlling de costes
Con la ayuda de un ERP, los responsables de la toma de decisiones y la administración de la empresa pueden realizar un seguimiento de todos los costes registrados en la organización. Pueden medir fácilmente los sobrecostes y encontrar formas de reducirlos con planes efectivos.
Mejora la capacidad analítica y de toma de decisiones
Con el respaldo de datos concretos, a los que se puede acceder sin esfuerzo y cruzar mediante informes personalizados, resulta más probable tomar buenas decisiones. Estas estarán siempre basadas en métricas relevantes para el negocio.
Automatiza la gestión de datos
El sistema administra todos los datos y crea los registros necesarios de forma consistente y no redundante, es decir, todos los empleados manejan las mismas tablas, que se actualizan cada vez que un usuario lleva a cabo una acción definida en el sistema. No es necesario mantener las hojas de Excel independientes o cualquier otro formato, ya que el software ERP mantiene los registros de acuerdo con los protocolos establecidos o las normativas vigentes. Asimismo, relaciona los registros de un área de responsabilidad con los de otra. Por ejemplo, a nivel contable, cuando se produce una salida de mercancía del almacén, se crean los asientos contables oportunos en el área financiera.
Mejora la comunicación entre empleados
La comunicación es vital en todos los campos donde se requiere trabajo en equipo para alcanzar metas comunes. Sin embargo, con varios componentes organizativos involucrados, las brechas en el intercambio de información pueden conducir a errores de diferente grado. Las herramientas de gestión empresarial favorecen que cualquier problema, cambio de prioridades, mejora en el flujo de trabajo o fallo se informe a todas las partes involucradas a la vez. Así todo el equipo está al tanto de los contratiempos y mejoras implementadas.
En suma, la implementación de un software ERP supone una actuación muy acertada por parte de empresas de todos los tamaños. Una de las principales ventajas de contar con esta clase de soluciones es el aumento de la visibilidad de todos los factores que intervienen en la gestión. A partir de esta capacidad de supervisión optimizada, resulta más fácil para los responsables introducir prácticas que contribuyan a un incremento de la productividad, así como aportar contramedidas cuando aparece un problema.
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