TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN

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En la era de la transformación digital, las empresas están compitiendo por implementar nuevas soluciones y adaptar sus procesos con el objetivo de optimizar su capacidad de gestión. Sin embargo, manejar este cambio implica numerosos desafíos, ya que todo sucede a un ritmo extremadamente acelerado. El nuevo mantra que están asumiendo todas las organizaciones es digitalizar o morir, pero, ¿están preparadas para el reto?

A pesar de los esfuerzos de todas las iniciativas por adoptar herramientas propias del vasto ecosistema digital, la mayoría de las veces, estos esfuerzos no alcanzan sus metas, o al menos no en el corto plazo. Esto puede deberse, en parte, a una mala estrategia de gestión del cambio, cuyo propósito es favorecer la asimilación de líneas de actuación para promover y controlar el cambio.

Al margen de la cultura necesaria para afrontar la transformación digital con garantías, se hace necesaria la implementación de soluciones que faciliten esta metamorfosis tecnológica. Como un software de gestión empresarial, y otras aplicaciones integradas que automaticen la estructuración y análisis de sus datos.

¿Por qué fracasan las empresas en la transformación digital de sus procesos de gestión?

Según muchos expertos, una de las principales razones por las que los esfuerzos de gestión del cambio fracasan es la resistencia de los propios empleados y la falta de apoyo de la dirección. Sumado a esto, también está el hecho de que las estrategias convencionales de manejo del cambio pueden no ser adecuadas para esta era digital:

• Por un lado, los cambios introducidos por la transformación digital tienen una naturaleza diferente a los cambios ocurridos en otros momentos históricos recientes. La transformación actual implica evolucionar en múltiples ámbitos organizativos de forma coordinada debido a la escalabilidad, interdependencia y dinamismo de los sistemas.
  
  
• Por otro lado, la dinámica de los entornos de trabajo, hoy en día, aporta sus propias características, como la movilidad de los empleados, su mayor autonomía, nuevas metodologías de resolución de incidencias o la descentralización de sus posiciones, que las estrategias de adaptación al cambio tradicionales no lo contemplaban.
  
  
• La gestión del cambio tradicional no logra impulsar la transformación digital porque trata de forma fragmentada las unidades que conforman una organización. Los procesos y sistemas dentro de una empresa están todos interconectados. Si se realiza un cambio en una de las partes, otra u otras se verán afectadas de alguna manera.
  
  
• Un enfoque aislado no tiene en cuenta el impacto de los cambios en las diferentes áreas de responsabilidad, ni crea la dinámica necesaria para realizar cambios fundamentales en la forma de gestionar una organización. Contrariamente, genera pequeñas unidades desconectadas que no agregan valor adicional. Esta desconexión ha podido ser promovida, involuntariamente, por los gerentes que adoptan una perspectiva conservadora y aislada al implementar nuevas prácticas.

Gestión del cambio: orquestando la transformación

Al margen del alcance de la transformación en cada organización, es necesario orquestar la acción de forma interdepartamental para generar la sinergia necesaria que permita la creación de conexiones entre todos los recursos, movilizarlos y abordar el resto de los desafíos de este reto. Dos aspectos importantes a tener en cuenta son:

• Se hace imprescindible la figura del director, un líder que, a partir de su perspectiva general, sepa cómo integrar todos los recursos y procesos.
  
  
• El encargado de gestionar la transformación debe establecer una buena relación con otros líderes y usuarios clave, y ser visto como una fuente de innovación y agilidad.
  
  
• Se ha de diseñar la estrategia adecuada y contar con una planificación rigurosa. De otro modo, se puede contribuir a aumentar la frustración de los responsables de departamento y, en consecuencia, incrementar su resistencia en la fase de remodelación de procesos. La frustración lleva a una falta de voluntad de los usuarios para adoptar nuevas tecnologías. 

Esa actitud puede retrasar el proceso de adaptación al cambio. Si los jefes de equipo no entienden su potencial y no se comprometen con la idea completa, no contribuirán a la transformación y no la promoverán eficientemente entre sus subordinados. Se trata de uno de los motivos más destacados por los que, una vez realizadas las implementaciones tecnológicas, sigue siendo fácil encontrar fallos en la funcionalidad de cada proceso.

La adaptación al cambio en la era digital

Tradicionalmente, introducir cambios en una organización siempre ha resultado difícil, pero el alcance de la transformación digital presenta un nivel completamente nuevo de complejidad.

A continuación se presentan algunos aspectos fundamentales de la gestión del cambio en los procesos de gestión en la era digital:

• Agilidad: Para adoptar nuevas tecnologías y favorecer la competitividad, la gestión del cambio debe acelerar la adopción de la innovación priorizando la adaptabilidad y la capacidad de respuesta. Mantener la ventaja digital no supone solo introducir constantemente nuevas tecnologías. Se requiere seguir invirtiendo en formación, en el desarrollo de innovaciones y en el aprendizaje de nuevas habilidades.
  
  
• Integración generacional: Cerrar la brecha generacional entre los nativos digitales y las generaciones mayores. Aunque cada generación es diferente entre sí, la brecha entre quienes crecieron con Internet y los dispositivos móviles y las generaciones anteriores es más amplia que nunca. La forma en que se comunican, interactúan y piensan es diferente, lo que exige diferentes tipos de aprendizaje.
  
  
• Adecuada gestión del personal: Es imprescindible mantener al personal relevante. Uno de los principales aspectos que han llegado con la innovación en la era digital es la automatización, que podría motivar que las tareas de algunos empleados sean redundantes, lo que posiblemente los deje sin trabajo. La gestión del cambio debe abordar esto poniendo el foco en la capacitación y el reciclaje.

Asimismo, ha de centrarse en la adquisición de talento con especialización tecnológica que entienda, plenamente, las posibilidades de la digitalización en relación a sus funciones y a otros aspectos del negocio.

A modo de conclusión, si bien las prácticas de gestión del cambio pueden ayudar a manejar la transformación digital, el ritmo acelerado y el propósito de los cambios han agregado complejidad al proceso evolutivo de las organizaciones. Para tener éxito en este momento crucial, los responsables deben promover la transparencia en sus proyectos, la participación de los líderes en todos los frentes, la capacitación proactiva de los empleados afectados y de soporte, y ofrecer ayuda posterior a la implementación y evaluación periódica del usuario.

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