¿POR QUÉ AUTOMATIZAR LOS PROCESOS DE GESTIÓN?

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Automatizar los procesos representa uno de los pilares fundamentales para la mejora de la competitividad y rentabilidad de la empresa, así como para mejorar la capacidad de gestionar una mayor satisfacción del cliente.

La automatización implica el uso de diversas herramientas tecnológicas para ejecutar los distintos procesos de gestión, con el fin de que éstos garanticen el cumplimiento de los procedimientos diseñados, en menor tiempo y con el menor consumo de recursos humanos.

En consecuencia, la automatización constituye un proceso de transformación para una empresa, un cambio estratégico que busca optimizar las operaciones de negocios, ofreciendo un control máximo de la gestión.

Por lo que se hace importante comprender:

• ¿Qué significa automatizar los procesos y qué importancia tiene?
• ¿Qué tecnologías implantar para automatizar los procesos?
• ¿Qué importancia tiene el software ERP en la automatización de procesos?
  
  

Qué es la automatización, enfocada a los procesos de gestión empresarial

Podemos definir la automatización como el empleo o la aplicación de procedimientos informáticos en la ejecución de las diversas tareas y procedimientos que forman parte de los procesos de gestión de una empresa.

Automatizar los procesos conlleva, de forma intrínseca, la digitalización y centralización de información, además, la disminución de la participación de los recursos humanos. Por esto incrementa la transparencia y confiabilidad de los datos y ayuda a disminuir o, incluso, eliminar los errores.

La automatización puede verse como el uso de la tecnología para el beneficio de la empresa, para el ahorro de los recursos (tiempo, dinero y personal), la optimización del flujo de información y el control, en tiempo real, de cada uno de los procesos de negocio.

Por qué es importante automatizar los procesos

Básicamente, la automatización de los procesos le permitirá a la organización la mejora de la competitividad. ¿Cómo? Incidiendo en 4 factores principales de la siguiente forma:

• 1- Reduciendo el consumo de recursos, costes, tiempo y esfuerzo humano. Por ejemplo, mediante los sistemas ERP, BPM y RPA se obtiene un incremento de la productividad y, en consecuencia, una disminución de costes. Pero, sobre todo, permiten un enorme ahorro del recurso tiempo porque se ejecutan los procesos a mayor velocidad:
• Los retrasos por errores se disminuyen o eliminan.
• Las repeticiones innecesarias se evitan.
• Los ciclos de producción se reducen.
• Los canales de comunicación se incrementan.
• Las tomas de decisiones pueden efectuarse rápidamente, gracias a la captación, almacenamiento y análisis de la información de los procesos.
• El personal se libera de tareas repetitivas o tediosas, para dedicar tiempo y todo su potencial a las tareas realmente críticas en el proceso, elevando la eficiencia y la productividad.

• 2- Posibilitando la ejecución de algunos procesos que resultan imposibles de llevar a cabo en medio de un entorno no automatizado. Gracias a la automatización la empresa se encuentra mejor equipada para explotar al máximo sus capacidades e implementar nuevos procesos que la conduzcan a ser más competitiva.
• Por ejemplo, mediante la automatización de la gestión de inventario con un sistema MRP se obtienen capacidades para el cálculo de necesidades de compras y producción en entornos finitos. Una capacidad impensable sin la integración de esta tecnología.
• 3- Disminuyendo, o eliminando, la probabilidad de ocurrencia de errores en la ejecución de los procesos. Porque la automatización pone al servicio el potencial de los softwares y sistemas informáticos para que las tareas se ejecuten de forma confiable, evitando, sobre todo, los errores humanos y descartando las repeticiones.
  
  
• 4- Garantizando que los procesos se ejecuten según el diseño previsto, con el mayor cumplimiento de los estándares elegidos, con la regularidad y precisión planificada, sin obviar ninguna fase o tarea.

Qué tecnologías son las más adecuadas para automatizar los procesos de gestión

Entre las características principales de la automatización, se encuentra la integración de los procesos. Por lo tanto, siempre dicha automatización debe enfocarse desde la integración de los distintos departamentos, con un almacenamiento centralizado de la información, con un mayor flujo de comunicación y accesibilidad a los datos. Y a esto debe apostar la tecnología implementada, como por ejemplo:

El ERP

Por esto, el sistema de gestión por excelencia en la automatización es el software ERP (Enterprise Resource Planning). Una tecnología que integra, centraliza y controla la gestión de todos los procesos de una empresa, integrando toda la información que capta de los distintos departamentos para formar una única base de información confiable.

El CRM

Para la automatización de la gestión comercial es excelente el sistema CRM (Customer Relationship Management), que integra en una plataforma los procesos de venta y de servicio al cliente y facilita el desarrollo y aplicación del marketing. Este software ayuda a conocer los intereses del cliente, facilitando la adaptación del producto a sus necesidades.

El BPM

También se une al grupo el sistema BPM (Business Process Management), un sistema de gestión que facilita el diseño, automatización y optimización de las tareas repetitivas dentro de los procesos empresariales. Por lo tanto, ayuda a reducir el gasto de recursos, permitiendo una óptima reasignación de los mismos.

El SGA

Para la automatización de la gestión de almacenes es ideal el software SGA, siempre integrado al sistema ERP. Se trata de una tecnología que coordina y controla los procesos de entradas, ubicación y salidas de un almacén. Por lo que logran disminuir los errores (de pedidos, de etiquetado…) y a reducir el consumo de recursos.

Importancia del ERP en este proceso de automatización

Como hemos explicado, un software ERP integra, centraliza, automatiza y optimiza los procesos que forman parte de la cadena de suministro de una organización, sirviendo de base única de datos y proporcionando información veraz y oportuna.

Además, el ERP es un sistema que permite la integración de tecnologías como el RPA, CRM, BPM, SGA, etc. 

De este concepto es importante resaltar dos funcionalidades básicas del ERP, funcionalidades que resultan factores críticos potenciadores de la automatización:

• El flujo de datos entre los distintos departamentos. El ERP permite que los datos que arroja un proceso o un departamento logren sincronizarse, de forma inmediata, con las diferentes áreas de la empresa
• La integridad de los datos. Un software ERP garantiza que la información que capta y almacena es fiable, coherente, correcta y precisa. Siendo esta característica indispensable para permitir el flujo de información. Por supuesto, para garantizar tal integridad es necesario las acciones de preservación y mantenimiento de datos que debe realizar toda empresa.

Por lo tanto, el mismo diseño de los sistemas ERP crea el entorno empresarial necesario para una óptima y potente automatización de los procesos de gestión. Aportando la integración de los diversos procesos de negocios y garantizando la consistencia de sus datos.

La automatización de procesos y la tecnología

Entre las diversas tecnologías que existen para automatizar los procesos de gestión, se deben seleccionar las más adecuadas para cada empresa de acuerdo a las capacidades que se deseen alcanzar, de los objetivos de la organización y, por supuesto, de los beneficios que ofrece cada herramienta.

Siempre, lo primordial es contar con un sistema que permita compartir la información entre departamentos y que ofrezca la unicidad del dato. Siendo el software ERP el sistema de gestión que ofrece una automatización integral de los procesos con tales características.

Pero, como hemos visto en el punto anterior, es importante la integración de otras tecnologías como el CRM, BPM, SGA, la Automatización Robótica de Procesos, las herramientas Business Intelligence, etc. Solo con una perfecta combinación de tecnológicas, de acuerdo a las necesidades de la empresa, se potenciarán cada una de las funcionalidades que ofrecen.

En definitiva, la automatización disminuye los factores de riesgo por errores humanos, incrementa la productividad, ayuda al ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero e impulsa el crecimiento y expansión de los negocios.

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